Управление в социальной работе. Учебник - Коллектив авторов

Оценка эффективности процесса управления. Оценка эффективности управления имеет первоочередное значение для многих аспектов управления, поскольку с ее помощью определяется правильность, обоснованность, действенность работы руководителя. Эффективность управления – это относительная характеристика результативности деятельности конкретной управляющей системы, отражающейся в различных показателях как объекта управления, так и собственно управленческой деятельности (субъекта управления). Причем эти показатели имеют как количественные, так и качественные характеристики. Эффективность деятельности управляющей системы должна быть выражена через показатели эффективности управляемой системы, хотя может иметь и свои частные характеристики. Любые изменения в организации, осуществляемые аппаратом управления, должны отвечать определенным ее целям, достижение которых предопределяет, будет или нет эффективной работа организации. По словам П. Друкера, результативность является следствием того, что «делаются нужные, правильные вещи», а эффективность – следствием того, что «правильно создаются эти самые вещи». На эффективность деятельности руководителя влияет ряд факторов: потенциал сотрудника; его способность выполнять определенную работу; средства производства; социальные аспекты деятельности персонала и коллектива в целом; культура организации. Все эти факторы действуют совместно, в интеграционном единстве. Таким образом, эффективность управления – один из основных показателей совершенствования управления, определяемый сопоставлением результатов управления и ресурсов, затраченных на их достижение.

Если управленческая деятельность полностью или частично решает поставленную задачу, воплощается в ожидаемом результате, причем обеспечивает его достижение на основе оптимального использования имеющихся ресурсов, то она считается эффективной.

Эффективность управления можно определить в общем виде или в относительных величинах, например как соотношение цели и полученного результата (степень реализации цели), полученного результата и ресурсов, использовавшихся для его получения, экономического эффекта и затрат, потребности и ее удовлетворения или в абсолютных величинах, скажем, в массе прибыли.

На практике эффективность управления можно измерить как общими показателями, характеризующими работу организации (производительность труда, прибыльность, рост объемов производства и проч.), так и специфическими (экономия затрат за счет упорядочения потоков информации, снижения доли управленцев в составе персонала, уменьшения числа уровней управления и т. п.).

Эффективное управление соответствует цели и стратегии организации. Эффективная управленческая деятельность должна быть своевременной, что требует выбора наиболее удачного момента для ее начала, оптимальной последовательности отдельных этапов, исключения неоправданных перерывов и потерь времени. Важность учета этих обстоятельств в условиях постоянного усложнения хозяйственных процессов трудно переоценить. Важнейшими условиями эффективности управления сегодня являются использование новейших информационных и управленческих технологий, максимальная автоматизация и компьютеризация деловых процессов. Они позволяют освободить человека не только от тяжелой работы, но и от выполнения рутинных операций, сковывающих его творческие возможности. Значительный рост эффективности управленческой деятельности достигается в том случае, когда члены организации отождествляют ее цели с собственными, активно участвуют в управлении, а это возможно лишь на высокой ступени зрелости как каждого в отдельности, так и коллектива в целом.

Эффективность работы социальной организации зависит, главным образом, от следующих факторов:

• качества целеполагания (степени соответствия целей организации состоянию внешней среды, собственным возможностям и интересам сотрудников);

• уровня мотивации, побуждающей участников к деятельности во имя достижения целей организации;

• объема и качества используемых организацией ресурсов;

• качества тактического и стратегического управления организацией.

Существуют различные аспекты эффективности управления организацией, в их числе:

• внутренняя эффективность, которая оценивается с точки зрения использования собственных возможностей организации, управления внутренними ресурсами;

• внешняя эффективность – оценивается с позиций степени использования внешних возможностей организации;

• общая эффективность – учитывает составляющие внутренней и внешней эффективности;

• целевая (функциональная, стратегическая) эффективность – отражает степень достижения целей организаций, качество выполнения ее функций;

• затратная (экономическая или тактическая) эффективность – фиксирует уровень экономичности преобразования ресурсов в ходе деятельности организации;

• рыночная эффективность – охватывает оценки степени удовлетворения запросов потребителей в сравнении с конкурентами.

Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и ее организационной структуры объекту управления. Это находит выражение в сбалансированности состава функций и целей управления, соответствии численности состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения требуемой информацией, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учетом их номенклатуры.

Подведение итогов и оценка деятельности персонала. Оценка деятельности организации и персонала – это процесс познания свойств их деятельности и его результат, выражающий отношение субъекта управления к полезности деятельности организации, подразделения, сотрудников с позиций достижения поставленных целей и выполнения миссии организации.

Оценка деятельности организации, подразделения, отдельного работника является важным фактором воспитания кадров, способствующим развитию их инициативы, творческого, ответственного подхода к делу, формирования высокого уровня корпоративной культуры.

В ходе подведения итогов деятельности персонала по выполнению принятых решений и планов особое значение имеет использование результатов контроля для последующего осуществления функций регулирования и координации.

Их предназначение и цель – обеспечить, чтобы деятельность по реализации планов организации успешно продолжалась или чтобы были получены скорректированные результаты, удовлетворяющие цели организации.

Существенные отклонения показателей либо негативные тенденции для процесса достижения целей, а также анализ причин их возникновения требуют выработки и реализации решений на корректирующие действия (регулирование). Эти действия могут принимать форму или поддержания текущего состояния путем координирующих мер, или проведения регулирования того, что делается, как делается и чем, или пересмотра стандартов (в том числе их состава). Пересмотр целей (планов) деятельности является регулированием более высокого порядка при срыве деятельности по выполнению конкретного решения (плана).

Регулирование как разновидность управленческой деятельности призвано осуществлять разработку и выполнение управленческих решений по предупреждению отклонений и сбоев в управляемом процессе, а в случае их возникновения – по их незамедлительному устранению. В результате этого достигается безусловное выполнение планов и программ.

Регулирование в деятельности управленцев – это реакция на возникновение, как правило, опасных (граничных) отклонений для процесса достижения цели организации либо их неприемлемых тенденций.

Решения, принимаемые при регулировании действий управляемого объекта, могут оформляться в оперативно-календарные планы, суточные задания и др. При этом воздействие на коллектив осуществляется посредством различных оперативных мер.

Регулирующая деятельность выполняет роль инструмента, позволяющего процесс достижения цели организации вводить в рамки, предусмотренные планом. Нетрудно заметить, что содержательно она реализует все функции управления, весь управленческий цикл. Именно поэтому зачастую в качестве синонима регулирования используется термин «оперативное управление», хорошо отражающий существо этой деятельности.

Координация – как разновидность управленческой деятельности – призвана обеспечивать согласованность работы подразделений и должностных лиц в процессе выполнения планов, плановых заданий. Координационная деятельность позволяет: обеспечивать «равномерный» ход выполнения задач, взаимодействие, взаимообеспечение и помощь, отслеживать наличие и движение ресурсов и их использование, согласовывать сроки, способы действий и др. Координирующие меры могут осуществляться как в виде предварительного согласования действий (ресурсов, структур, полномочий) в планах, так и в виде реакции согласования на возникающие помехи и проблемы при достижении цели.