Управление в социальной работе. Учебник - Коллектив авторов

• организационное оформление новых самостоятельных функциональных участков (подразделений организации), которые специализируются на выполнении функций, предусмотренных принятым решением;

• изменение уровня подчиненности отдельных подразделений и работников, осуществляемое в следующих основных формах: выведение их из-под подчинения непосредственного руководителя, переподчинение другому руководителю, введение двойной – административной и функциональной подчиненности, подчинение непосредственно первому руководителю организации и др.;

• организацию контроля процесса исполнения решения (введение особого порядка контроля, доклада об изменении обстановки, о ходе работ и результатах проводимых мероприятий ежедневно, по каждому вновь возникающему обстоятельству, непосредственно первому руководителю и т. д.);

• временное изменение состава и направленности информационных потоков в организации в интересах повышения эффективности информационно-аналитического обеспечения исполнения решения;

• приоритетное материально-техническое обеспечение отдельных линий и направлений работы; специальный отбор работников, отвечающих повышенным требованиям, вытекающим из характера работы и результатов, предусмотренных принятым решением.

Особое значение имеет организация регулирования процесса реализации решения, которое заключается в осуществлении управляющего воздействия в целях компенсации возможных отклонений от заданного хода исполнения решения. В ходе регулирования процесса исполнения решения могут осуществляться управляющие воздействия, предполагающие: маневрирование имеющимися силами и средствами; использование резервов сил и средств, дополнительных видов ресурсного обеспечения; активизацию деятельности, связанной с реализацией решения; изменение темпа работ по исполнению решения (его ускорение или замедление); изменение организации исполнения решения; внесение корректив в содержание самого исполняемого решения (плана) либо полный отказ от его реализации.

Достижение цели принятого решения предполагает необходимость совместных согласованных действий участников его реализации. Добиться этого только за счет субординации практически невозможно, особенно если решаемые при этом задачи требуют согласованных действий нескольких работников, а также различных подразделений организации либо независимых организаций. В таком случае обеспечение единства и согласованности в процессе реализации принятых решений достигается использованием таких важных инструментов управления, как координация и взаимодействие.

Координация – это упорядочение субъектом управления деятельности различных организаций, их подразделений между собой в целях реализации принятого управленческого решения при выполнении каждым из них своих специфических задач. Основными формами координации являются: разграничение функций, сфер и региональной деятельности в достижении общей цели; согласование задач различных участников этой деятельности; согласование их планов и конкретных мероприятий.

Под взаимодействием понимается объединение действий работников, подразделений, нескольких организаций, направленных на решение общей (единой для всех) задачи.

Организация выполнения решений (планов) должна обеспечить своевременную постановку задач, согласование деятельности, рациональное использование персонала, своевременное реагирование на обстановку, выполнение задач в установленные сроки, качественное планирование и т. д.

Контроль результатов выполнения принятого решения подчиненными исполнителями, выработка при необходимости корректирующего управляющего воздействия. Организация непосредственного руководства персоналом обязательно сопровождается организацией действенного контроля за правильным уяснением, своевременным и точным выполнением отданных распоряжений и оказания непосредственной помощи менеджерам и специалистам на местах. Как правило, контроль должен носить упреждающий характер.

Контроль – представляет собой систему управленческих мер по наблюдению за ходом деятельности организации и проверке ее результатов, осуществляемую уполномоченными на то субъектами управления в целях выявления и устранения отклонений в этой деятельности от установленных требований или заданных параметров. Контроль позволяет решать следующие основные задачи:

• определения фактического состояния и соответствия деятельности организации (подразделения, работника) требованиям соответствующих законов, подзаконных актов РФ, ведомственных нормативно-правовых актов, нормативно-правовых документов организации основополагающим принципам ее деятельности;

• предупреждения, своевременного выявления и исправления ошибок, устранения недостатков в работе по реализации действующих программ, планов работы, принятых решений;

• оказания объектам контроля помощи в решении стоящих перед ними задач и совершенствовании управления их деятельностью;

• повышения на контролируемых объектах исполнительской дисциплины и ответственности, изучения и оценки деятельности конкретных должностных лиц для улучшения расстановки и более эффективного использования кадров;

• выявления, обобщения, распространения и внедрения положительного опыта в целях совершенствования деятельности организации.

Контроль управленческих решений, как на стадии разработки, так и на стадии реализации, – важнейшая функция управления. Контроль может осуществляться в двух вариантах – по результатам и по упреждению:

• контроль по результатам осуществляется на базе организационной, технической, экономической, финансовой и другой документации. Оценивается отклонение фактического результата от планового, зафиксированного в соответствующих документах. Данный вариант контроля эффективен для циклических процессов с малым временем цикла при небольшой стоимости и реализации управленческих решений. Путем корректировки управленческих решений можно постепенно, «цикл за циклом», совершенствовать их, анализируя предыдущий результат разработки или реализации;

• контроль по упреждению осуществляется на базе норм, стандартов и правил до начала или в процессе разработки и реализации управленческих решений. Он применим к любой организации и характеризует высокий профессионализм управленческой деятельности.

В зависимости от места в управленческом цикле различают следующие виды контроля: предварительный (или опережающий, предупредительный, превентивный); текущий (оперативный); заключительный (итоговый, проверка исполнения). В зависимости от того, входит ли субъект контроля в состав контролируемой системы или нет, различают, соответственно, внутренний (внутриведомственный) контроль и внешний (вневедомственный) контроль.

Развитие теории и практики контроля привело к созданию нового направления в управлении – контроллингу который включает административный и технологический контроль, ревизию, аудит.

Объектами контроллинга являются конечная продукция, технологические и управленческие решения.

Для управления составляющие контроллинга имеют следующие толкования:

• административный контроль – проверка и постоянное наблюдение за процессами разработки управленческих решений, сроками и качеством их выполнения;

• технологический контроль – проверка и постоянное наблюдение за используемыми технологиями при разработке и реализации управленческих решений;

• ревизия – документальная фискальная проверка результатов разработки и реализации управленческих решений;

• аудит – документальная проверка результатов разработки и реализации управленческих решений, устанавливающая уровень их соответствия определенным критериям, нормам и стандартам.

Контролирующая деятельность – это одна из основных функций управленческой деятельности: именно посредством контроля реализуется обратная связь при управлении организационными системами различного масштаба; именно контроль создает условия для своевременной конкретной реакции на выявленные отклонения в выполнении утвержденных планов и принятых решений.

Контроль как функция управленческой деятельности объединяет те ее виды, которые связаны с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (сбор и учет); изучением информации о процессах и результатах деятельности (анализ); диагностикой и оценкой процессов развития и достижения целей, эффективности принятых решений, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления. Он завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого (требуемого) состояния объекта, выполнения поставленной задачи со всеми другими управленческими функциями. Иными словами, в рамках контролирующей деятельности в зависимости от решаемой задачи и условий ее выполнения процесс контроля может включать («охватывать») все стадии или же несколько стадий (функций) управленческой деятельности органов управления, которые выполняются в данной последовательности или определенной комбинации.