Управление в социальной работе. Учебник - Коллектив авторов

Координация – как разновидность управленческой деятельности – призвана обеспечивать согласованность работы подразделений и должностных лиц в процессе выполнения планов, плановых заданий. Координационная деятельность позволяет: обеспечивать «равномерный» ход выполнения задач, взаимодействие, взаимообеспечение и помощь, отслеживать наличие и движение ресурсов и их использование, согласовывать сроки, способы действий и др. Координирующие меры могут осуществляться как в виде предварительного согласования действий (ресурсов, структур, полномочий) в планах, так и в виде реакции согласования на возникающие помехи и проблемы при достижении цели.

Технологическая последовательность координирующей деятельности, как правило, включает:

• выяснение причин отклонений от планов;

• определение состава и содержания мер и дополнительных работ (действий), заданий;

• определение резервов и ресурсов для выполнения этих мер;

• уточнение распределения обязанностей и функций, ответственности и полномочий;

• определение порядка корректирующих действий и доведение его до исполнителей.

Такая деятельность на практике реализуется в форме регулярного и оперативного воздействия линейных руководителей и функциональных служб на все элементы процесса достижения целей организации. При этом координирующая деятельность направлена на сглаживание отклонений в рамках установленных планом норм.

Таким образом, координирующая и регулирующая деятельности имеют много общего. По существу это две стороны одного явления – корректировки деятельности организации на пути движения к цели. Корректировка осуществляется путем регулярного и оперативного воздействия на коллективы людей и управляемые процессы с целью минимизации отклонений от плановых норм. При этом следует отметить, что деятельность органов управления и должностных лиц по регулированию и координации занимает значительное место в их повседневной организаторской деятельности по выполнению планов организации.

6.3. Эффективность процесса управления

Для оценки результатов функционирования социальной организации используется понятие «эффективность». При определении эффективности целесообразно соотнести результат (эффект), полученный социальной организацией в соответствии с ее целевым назначением, и затраченные на достижение этого результата временные и материальные ресурсы (запасы сырья, технические и денежные средства и т. п.).

Здесь мы возьмем за основу смысл слова «эффект»: впечатление, производимое кем-либо или чем-нибудь на кого-либо; действие как результат чего-нибудь, следствие чего-нибудь; средство, с помощью которого создается какое-нибудь впечатление. Чтобы достичь эффекта (результата) в деятельности, необходимо выбрать и реализовать конкретный способ достижения цели, то есть определить конкретные силы и средства (активные ресурсы), которые будут задействованы, объекты приложения усилий, а также условия исполнения предписанных действий, то есть порядок, последовательность, методы и приемы использования сил и средств.

Эффект от воздействия на субъекты деятельности приводит к тому, что у этих субъектов изменяются мнения относительно чего-либо, суждения о чем-либо или впечатления и оценки.

Соотношение эффекта (результата) и затрат характеризует эффективность какой-либо деятельности или, иными словами, степень достижения цели деятельности.

В соответствии с этим эффективность системы есть степень соответствия реальных результатов применения системы требуемым или степень достижения цели применения системы.

Суть критериев и показателей оценки эффективности выражается в соотношении полученных полезных результатов к объему используемых ресурсов, в том числе финансовых (как частный, но широко распространенный случай: к текущим издержкам). Общая формула эффективности:

Э = Полезные результаты / Использованные ресурсы

Социальная эффективность отличается от экономической прежде всего спецификой числителя: здесь используются показатели, с разных сторон характеризующие изменение качества жизни людей: показатели смертности, рождаемости, реальных доходов населения, количества студентов и т. д.

Повысить эффективность можно двумя способами: увеличивая полезные результаты опережающими темпами по сравнению с ростом затрат и экономя ресурсы (снижая издержки). В прошлом главный упор делался на снижение издержек. Магистральный путь на будущее – улучшение качественных параметров выпускаемых товаров и услуг (повышение их потребительской ценности и тем самым верхнего предела рыночной цены) за счет материализации успехов науки и других достижений человеческой мысли.

Эффективность процесса управления или просто управления есть степень соответствия реального (фактического или ожидаемого) результата управления требуемому (желаемому) или, иными словами, степень достижения цели управления.

Ключевым в данном определении является слово «степень», которое в соответствии с толковым словарем русского языка означает сравнительную величину или меру, характеризующую в данном случае близость достигнутых результатов поставленной цели управления. С учетом этого для количественной оценки эффективности необходимо:

• задать цель управления;

• определить функцию соответствия цели и реальных результатов управления;

• на основании функции соответствия определить показатель эффективности;

• обосновать множество требуемых значений этого показателя;

• сформировать критерий эффективности.

В соответствии с понятиями общей теории управления цель управления определяется как желаемое (требуемое) множество состояний системы управления и активно взаимодействующих с ней элементов окружающей среды в желаемые моменты времени.

Степень соответствия результата управления цели управления оценивается с помощью функции соответствия. Функция соответствия представляет собой вектор-функцию, которая включает множество частных функций, определяющих степень соответствия между частными показателями всех исследуемых состояний системы управления и их желаемыми (целевыми) значениями. Функция соответствия определяет показатель эффективности управления.

Из анализа приведенных понятий можно сделать следующий вывод: с одной стороны, эффективность процесса управления зависит от степени соответствия (близости) достигнутого результата управления поставленной цели, от свойств системы управления, реализующей данный процесс, затраченных ресурсов, времени и условий реализации, то есть внешних факторов; с другой стороны, на эффективность управления влияют свойства самого процесса управления, и прежде всего качество принятого решения. Поскольку основу процесса управления составляет управленческое решение, рассмотрим основные понятия, касающиеся эффективности самого решения.

Эффективность управления есть степень соответствия реального (фактического) результата управления, достигнутого в соответствии с принятым решением, требуемому (желаемому) или, иными словами, степень достижения цели управления, осуществляемого в соответствии с принятым решением (рис. 1.13).

Любая деятельность протекает в рамках определенной материальной системы, включающей всю совокупность элементов, которые оказывают непосредственное влияние на ход и исход деятельности. Основными элементами подобной системы могут являться: 1) руководитель (ЛПР) – субъект управления, осуществляющий выбор эффективных стратегий или способов достижения поставленной цели; 2) органы управления, осуществляющие текущее управление ходом деятельности в соответствии с выбранным способом достижения поставленной цели; 3) активные средства деятельности или управляемые элементы, на которые воздействуют органы управления при выполнении деятельности (вещественные, энергетические, информационные, людские ресурсы и т. п.); 4) элементы, формирующие условия проведения операции (природно-климатические, географические и др.), и различного рода ограничения на используемые ресурсы; 5) элементы, активно противодействующие достижению цели (конкуренты) (рис. 1.13).

Рис. 1.13. Эффективность управления

Эффективность управления носит условный характер, так как результат управления будет зависеть не только от качества принятого решения, но и от организации его выполнения, текущего управления активными средствами, появления новых непрогнозируемых условий реализации процесса управления и других факторов, которое практически невозможно предусмотреть в принимаемом решении. Решение принимается априорно, поэтому его эффективность можно оценить путем моделирования выполняемых целенаправленных действий на основании иногда весьма нечеткой исходной информации, определяющей предполагаемые условия реализации процесса управления. В соответствии с этим может оказаться, что уже на начальном этапе процесса управления, выполняемого с учетом принятого решения, его реальная эффективность при появлении новых условий функционирования системы управления будет значительно ниже расчетной. Это обстоятельство вынуждает корректировать ранее принятое решение или выбирать другую стратегию, учитывающую новые условия. Подобные уточнения или изменения ранее принятых решений, совершаемые многократно, особенно в ходе реализации сложных продолжительных процессов управления, определяют новую область исследования, связанную с адаптивным процессом управления, который реализуется в виде итеративного алгоритма, предусматривающего периодическую корректировку не только принимаемых решений, но и общей цели управления (цели, преследуемой ЛПР), которая может изменяться уже в процессе выполнения ранее принятого решения вследствие появления новых экономических, политических и других факторов.