CIO новый лидер. Постановка задач и достижение целей - Эллен Китцис

Как гибкая и небольшая ИС будет передавать часть своей традиционных обязанностей в бизнес-подразделения и внешним поставщикам услуг

Рис. 7.1. Форма облегченной ИС-организации

Большинство ИТ-групп еще очень далеки от полного внедрения облегченной ИС, но мы уже видим, как ведущие компании движутся по этому пути. Пройти его будет совсем не просто. Но даже если дорога впереди окажется неровной и извилистой, на наш взгляд лучше всего предвидеть цель маршрута, чем не задумываться о том, что ждет впереди.

Компания JDS Uniphase представляет собой пример того, как и почему ИС превращается в ИС меньшего размера, но с более стратегически ориенти-рованнми функциями. Мировой лидер в сфере оптических технологий, компания JDS Uniphase конструирует и производит продукты на основе оптического волокна для коммуникационного оборудования. Работой компании управляют штаб-квартиры в городах Сан-Хосе (Калифорния) и Оттава (Онтарио), а производство ведется в двадцати регионах США, Канады, Европы и Китая.

Недавний годовой доход составил 834 млн долл., что представляет собой четырехкратное снижение от цифры 3,2 млрд долл. во времена телекоммуникационного бума. После спада телекоммуникационной индустрии компания предприняла глобальную реструктуризацию, целью которой было не только выживание, но и попытка занять выгодное место, чтобы получить быструю прибыль к моменту начала подъема технологических рынков.

Компании JDS Uniphase удалось снизить свои издержки вместе со снижением доходов и продолжать поддерживать свой бизнес с помощью ИТ. Стоимость ИТ снизилась от 10 % до 5 % от общего дохода. Общее число сотрудников снизилось с 28 тысяч до 7 тысяч, а сотрудников ИС – с 200 до 150 человек.

ИС компании была хорошо приспособлена для быстрого ответа на это «море» перемен в бизнесе. Она уже отдала на аутсорсинг большую часть разработки приложений и своей инфраструктуры десяти внешним поставщикам услуг. Организация привыкла полагаться на аутсорсинг в удовлетворении большинство своих ИТ-нужд. Бизнес-процессы были стандартизованы по всему миру, что облегчало процесс поддержки приложений.

В момент спада бизнеса ИТ-стратегия компании изменилась от использования нескольких ESP до образования стратегического партнерства с одним поставщиком услуг. Целью было снижение издержек, создание одной точки контакта для разрешения проблем и поддержание потенциала для быстрого увеличения производительности в случае восстановления объемов бизнеса. В качестве партнера по программному обеспечению была выбрана компания, предоставляющая хостинг, и все приложения JDS Uniphase были переведены на ее платформу, чтобы все их могла поддерживать та же команда, что обслуживала приложения хостинга.

Поддержка настольных компьютеров, поддержка специфических местных систем и управление сетью были основными функциями ИС, которые не были переданы на аутсорсинг. Это решение было принято из-за большой географической разбросанности производственных мощностей JDS Uniphase, в состав которых входили три фабрики в Китае. Огромная важность бесперебойной работы сети для функционирования фабрик и отсутствие надежного внешнего провайдера, которому можно было бы доверить столь важную часть работы за приемлимые деньги привели к тому, что функции эти остались во владении самой компании.

Переход к небольшой и более сфокусированной ИС организации в JDS Uniphase был совершен в результате интенсивных полугодовых усилий. Это потребовало консолидации трех центров обработки данных, перестройки WAN (wide area network), переходу на последние версии бизнес-приложений, окончания или пересмотра существующих контрактов на аутсорсинг, разработки новых контрактов на хостинг и соглашений об уровне обслуживания, сокращения персонала.

Результаты этих действий оказались очень позитивными. Издержки снизились, ауровень обслуживания повысился. Поскольку компания, производящая бизнес-приложения, сама теперь занималась их хостингом, исчезла потребность в посреднике и устранились неприятные выяснения, кто за что отвечает. Снижение сложности, как в числе вендоров, так и в упрощенной инфраструктуре позволило ИТ снизить число сотрудников без ухудшения предоставляемых услуг. В результате всего сделанного удалось достигнуть экономии в 40 млн. долл.

Работа на основе процессов: путь к облегченной ИС

Движение к облегченной ИС означает выбор тенденций, о которых мы уже говорили. Чтобы создать меньшую, но более стратегически ориентированную ИС организации (а не просто меньшую ИС, которой может править главный механик-технолог), необходима работа на основе процессов. Традиционная ИС была организована на основе функций (программирования или структуры «help desk»). Специалисты по тем или иным функциям делали свою часть работы, а потом передавали ее другим специалистам по другим функциям. Процессы, наоборот, выполняются от начала до конца одной командой специалистов, знающих все функции, и потом окончательный «продукт» передается клиенту. Это похоже на различие конвейерного способа производства, где каждый рабочий выполняет маленькую часть общей работы и производственных бригад, где бригада сопровождает изготовление продукта от начала до конца. ИС, работающие на основе процессов, часто поддерживают весь бизнес-процесс (в отличие отчасти бизнес-процесса или ИС-процессов). Организация работы таким способом приводит к более оперативным результатам, снижает уровень возможных ошибок и повышает уровень удовлетворенности клиентов.

Обслуживание клиентов происходит, например, через контакт-центр. Хорошо организованный центр представляет собой адекватный интерфейс для пользователей, при этом уровень этих услуг не зависит от того, какое бизнес-подразделение их предоставляет или какой способ коммуникаций используют клиенты – телефон, факс, электронную почту или сайт в Интернете.

Организация деятельности вокруг процессов часто приводит к тому, что команда, занимающаяся процессом, существует поверх существующей ИС-структуры (рис. 7.2). Работа на основе процессов зависит отуспеха в правильном управлении ресурсами и способности сотрудников И С ради общей цели работать в команде с другими ИТ-специалистами и сотрудниками бизнес-подразделений. Умение работать подобным образом может не быть общепринятым в вашей компании, но ему можно научиться, а как – мы продемонстрируем в главе 8.

Рис. 7.2. Работа на оснвое процессов в Anglo Platinum

Работа на основе процессов в ИС может быть организована на основе поддержки бизнес-процессов. Бизнес дополняет существующую структуру, добавляя к своей организации дополнительные размерности, которые фокусируются на одном или нескольких ключевых процессах.

Фокус на бизнес-процессах неизбежно ведет к реинжинирингу процессов. ИТ является основным фактором в реинжиниринге: с их помощью работа может быть сделана более эффективно. Именно поэтому ИС должна быть вовлечена в поддержку бизнеса и для этой поддержки стать продолжением самого процесса.

Некоторые компании создают ИС-структуры на основе так называемых центров компетенции, в составе которых программирование, управление проектами или интеграция приложений, с помощью которых сотрудники ИС могут поддерживать такие бизнес-процессы, как размещение материалов на складе. Одна из сложностей такого подхода заключается в управлении конфликтом интересов между процессом и бизнес-подразделениями. Конфликты такого рода могут быть разрешены при помощи управляющего комитета, но часто бывает проще создать специальное ИТ-подразделение для каждого бизнес-процесса. Конечно же и у такого подхода есть свои недостатки и главный из них – дублирование функций.

Принятие решений о том, как лучше всего поддерживать бизнес-процесс – либо командой из центра компетенции или специальным ИТ-подразделением – означает сравнение стоимости координации с одной стороны и дублирования усилий – с другой.

Менеджеры взаимоотношений – ключ к работе на основе процессов

Успешное создание компании, работающей на основе процессов, требует куда больше, чем просто смены структуры компании. Взаимоотношения между ИС и бизнесом – это главное в работе на основе процессов и в распространении опыта бизнес-процессов по всей компании. Эти взаимоотношения лучше всего реализуются с помощью менеджеров взаимоотношений высокого уровня в ИТ.

Менеджеры взаимоотношений – это (внутренние) секции ИТ, обращенные к пользователям, задача которых состоит в определении потребностей клиентов и их донесения до ИС. Они должны пользоваться высокой степенью личного доверия со стороны клиентов и гарантировать определенный уровень доверия ко всей ИС. Они понимают, как технология может использоваться в интересах бизнеса, и становятся посредниками в ее распространении. CIO поддерживает своих менеджеров взаимоотношений через процесс обучения и направления их в процессе принятия решений компанией, выставлении приоритетов и выстраивании взаимоотношений ИС-бизнес.