CIO новый лидер. Постановка задач и достижение целей - Эллен Китцис

К началу 80-х годов крупные компании старались разделиться на несколько бизнес-подразделений, чтобы улучшить управляемость и повысит прибыль, таким же образом на несколько частей делилась и ИС. Децентрализация ИС помогала сделать ее более отзывчивой на запросы пользователей. В качестве отрицательных последствий такого деления можно привести неизбежное дублирование функций в разных подразделениях, увеличение расходов и – самое плохое – появление несовместимых технологий в составе компании.

Компании пытались корректировать возникающие проблемы, идя на компромисс – создавая федеральную группу ИС – с некоторыми централизованными и некоторыми децентрализованными активностями по всем бизнес-подразделениям. Сегодня такие федеральные структуры ИС очень распространены. Но для большинства бизнесов федеральная модель далека от совершенства. Решение о том, какие функции сделать централизованными, а какие – децентрализованными становится очень сложной проблемой. При этом даже оптимальное решение со временем изменяется, потому что меняются и бизнес и технологии. (Процесс максим помогает установить стратегию для достижения синергетического эффекта и общих услуг для всей компании, но эти стратегии должны постоянно обновляться).

Способ внутренней организации большинства групп И С только усиливает проблему. Традиционный менеджмент заводит сервисные организации в тупик. Таким подходом ИС легко управлять и понимать (во всяком случае, для сотрудников ИС), но предоставление услуг становится ненадежным, поскольку требует большого числа смены исполнителей, обычно в группах ИС. Например, в течение долгого времени ИС организации занимались поддержкой оборудования – одна группа обеспечивала работу мейнфреймов IBM, другая занималась компьютерами среднего размера, производства DEC, а третья – следила за работой ПК– Лишь немногие сотрудники ИС понимали, каким образом в компании хранится информация, обновляется и поддерживается в работоспособном состоянии по всей компании. В результате создавался бюрократический процесс отслеживания, который добавляет еще большую сложность и внутренние проблемы без какой-то особой ценности.

Структура И С организации становится сложной и совершенно непрозрачной для бизнес-пользователей компании, поскольку они не понимают технических функций. Для них все действия и планы ИС организаций выглядят, как книга, написанная на иностранном языке. Сами ИС организации, также как и технология с которой они работают и применяют, становятся неким «черным ящиком».

Ситуация становится парадоксальной. Сотрудники ИС организации работают не покладая рук, испытывают постоянный стресс (по причине переработок), руководители бизнеса часто упрекают ИС (и другие внутренние сервисные организации) за то, что они не могут конкурировать по цене и качеству с внешними поставщиками услуг (ESP – external service provider). Эти руководители считают группы внутренней поддержки негибкими и неоперативными практически по определению. Тех, кто занимается ИТ, часто считают людьми не от мира сего, не задумывающимися о возврате инвестиций, свободными от забот и потому не очень полезными для компании. Не имея четкой системы оценок предпринимаемых действий, руководители компании требуют больше услуг, чем они вкладывают денег, создавая постоянную иллюзию того, что ИС говорит «нет» на все запросы.

ИС организация время от времени реагирует на такую ситуацию реструктуризацией, пытаясь скорректировать все неувязки и недостатки. Эти попытки делаются обычно максимально быстро в ответ на внешнее давление. Но подобная реструктуризация обычно означает подстройку и подвинчивание и на самом деле не производит ничего, кроме сложности и сомнений. Некоторые ИС организации, которые не провели реструктуризацию вовремя, могут обнаружить, что ИТ-сервисы компании отдаются на аутсорсинг по инициативе СЕО или CFO. Внешние поставщики услуг (ESP) могут сэкономить компании средства, но результат часто не оправдывает ожиданий и не улучшает качества услуг для конечных пользователей.

В результате того, о чем мы рассказали, многие ИС организации оказываются в положении, которое не может долго оставаться неизменным. Они должны куда-то и как-то двигаться. В компании Gartner мы в течение многих лет изучали, как должны вести себя ИС организации в ответ на организационные проблемы своей компании.

Нам удалось выяснить целый ряд тенденций. Мы обнаружили, что происходит четкое разделение между ИТ-услугами, которые осуществляются по указаниям из центра и теми, что координируются на уровне бизнес-подразделений. Происходит также организация специализированных подразделений (они могут быть корпоративными или расположенными в бизнес-подразделениях), которые часто называют центрами экспертизы, где специфические ИТ-знания могут быть сконцентрированы или развиты. Что еще более важно, мы видим тенденции в ИС организации, направленные на работу на основе процессов и стратегического планирования ИТ-услуг.

Облегченная ИС: конвергенция организационных тенденций в ИС

Изо всех разрабатываемых сейчас тенденций, работа на основе процессов и стратегическое распределение ИТ-услуг являются важнейшими. Работа на основе процессов заключается в способе организации деятельности группы ИС вокруг процессов, которые она поддерживает, если это процессы ИС (в отличие от функций ИС) или бизнес-процессы в более широкой компании. Работа на основе процессов означает организацию людей, операций и технологий вокруг потока действий от начала до конца – в бизнесе или И С – вместо организации их вокруг функций, платформ или набора умений. Например, традиционный подход для выполнения заказа может содержать отдельные функции для ввода заказа, управления активами, поставками, биллингом, службы поддержки клиентов и обработки претензий. С другой стороны в работе на основе процессов одна команда управляет всем процессом от начала до конца – от приема заказа до обеспечения гарантии и биллинга. В результате весь процесс остается невидимым пользователям. Эта тенденция, по мнению опрошенных нами CIO, является самым главным вкладом в общую удовлетворенность пользователей.

Вторая важная тенденция это стратегическое распределение ИТ-услуг. Многие считают – совершенно напрасно – что стратегическое распределение означает только передачу на аутсорсинг части ИТ-услуг внешним организациям. Общепринятое мнение заключается в том, что главная причина аутсорсинга – это снижение издержек, но многие компании, которые отдавали услуги на аутсорсинг только по этой причине, заканчивают разочарованием и гораздо меньшей экономией, чем рассчитывалось изначально. Самые удачливые компании, которые распределяют ресурсы в соответствии со стратегией, знают, что это распределение отнюдь не ограничивается аутсорсингом. Они также осознают, что основная выгода от аутсорсинга состоит в снижении операционной нагрузки на сотрудников ИС, чтобы они могли сфокусироваться на более важных стратегических задачах. Аутсорсинг ИТ-активностей, которые поддерживают инфраструктуру (операции центра обработки данных и управления сетью) особенно популярен, также как аутсорсинг разработки, поддержки и интеграции приложений и систем.

Эти две особенности – работа на основе процессов и стратегическое распределение ИТ-услуг – являются частью своеобразного «мужания» процесса использования бизнесом ИТ-технологий. Вспомните эволюцию процесса производства. Продукты сегодня могут создаваться через последовательность целой серии процессов, часть из которых совершается в разных частях мира. Нечто похожее происходит и с ИТ.

Вместо того чтобы приходить в смятение от всех этих перемен, надо трезво осознать, что вы можете сделать, если вы собираетесь быть эффективным руководителем. Будущая конвергенция между работой на основе процессов, стратегическим планированием ИТ, резким снижением доли услуг, управляемых из центра и созданием специальных подразделений приведет к созданию более простой ИС-структуры, которую мы называем «Облегченная ИС» – более подвижная и гибкая ИС, более выстроенная и откликающаяся на запросы компании.

По сравнению с обычной ИС, облегченная ИС меньше размером и более остро сфокусирована, но при этом более эффективна. Большая часть обычной работы ИС либо отдается на аутсорсинг, либо передается в бизнес-подразделения, а ИС служит некоторым посредником между внутренними и внешними поставщиками услуг с одной стороны и пользователями с другой. Но более всего облегченная ИТ-группа будет концентрироваться на развитии бизнес-инноваций (рис. 7.1).

Как гибкая и небольшая ИС будет передавать часть своей традиционных обязанностей в бизнес-подразделения и внешним поставщикам услуг

Рис. 7.1. Форма облегченной ИС-организации