Оргсхема. Как разработать структуру компании. - Александр Высоцкий

6А отдел подписки - работа с подписными агентствами, которые ведут подписку на журналы.

6Б отдел прямой подписки - работа напрямую с подписчиками. 6В отдел продажи рекламы - продажи рекламодателям.

4-е отделение:

10-й отдел - обеспечение редакций и 12-го отдела всем необходимым.

11-й отдел - редакции журналов создают журналы и готовят их к печати.

12-й отдел - осуществляет печать изданий в типографиях, хранение, отправку через почту и курьерскую доставку.

6-е отделение:

16-й отдел - связи с общественностью.

17-й отдел - предоставляет вводные услуги потенциальным подписчикам, такие как доступ к архивам старых выпусков через сайт, продажу архивных выпусков периодических изданий.

18-й отдел - организует направление подписчиками знакомых, поддерживает сеть агентов-распространителей, привлекает к сотрудничеству сторонние организации.

Торгово-производственная корпорация

Фактически это совокупность оргсхем, каждая из которых имеет схожую структуру, но при этом они производят разные продукты. Начиная со второго (снизу) уровня, они представляют собой управляющие компании, которые выполняют в первую очередь функции 21-го и 20-го отдела для управляемых. Оргсхема управляющей компании описана в отдельной главе.

У каждой из управляемых оргсхем есть руководитель, который отвечает за успешную деятельность и производство продукта оргсхемы. Для этого в его распоряжении должны быть все необходимые функции, иначе он будет неспособен произвести свой продукт.

Глава 19

ОРГСХЕМЫ УПРАВЛЯЮЩИХ КОМПАНИЙ (УК)

Потребность в управляющей компании возникает, когда необходимо управлять несколькими отдельными оргсхемами. Если функции 21-го и 20-го отделов выполняет команда сотрудников, то нужно организовывать их взаимодействие, руководить потоком их производства. Например, если в группу компаний входит производственное предприятие и розничная сеть, то за функции построения этих бизнесов и стратегический маркетинг в УК могут отвечать разные специалисты или даже подразделения. В таком случае должна быть оргсхема, которая определяет их взаимодействие внутри самой УК. Внутри УК должны быть также функции по построению непосредственно УК, по работе с финансами и активами УК и т.д.

По сути оргсхема УК - это развернутые в оргсхему из семи отделений функции по производству продуктов 21-го и 20-го отделов. Общий ЦКП этих отделов можно сформулировать как: находящиеся в безопасности, использующие эффективные технологии и развивающиеся компании с растущей средней заработной платой и резервами. Этот ЦКП и является результатом деятельности УК. Поэтому все основные функции, описанные в главе «Административное отделение» и относящиеся к деятельности управляемых компаний, находятся в Техническом отделении управляющей компании. Чтобы разобраться с оргсхемами УК, вам необходимо очень хорошо понимать материал главы «Административное отделение».

Распространенная ошибка, которую часто допускают при росте компании и разделении ее на несколько оргсхем, - попытка напрямую управлять отдельными подразделениями. Например, отделение Построения УК напрямую управляет действиями руководителя отделений Построения управляемых компаний. На первый взгляд такой подход выглядит привлекательным: кажется, что можно назначить руководителем отделения в УК наиболее компетентного специалиста в области построения, и он будет руководить напрямую действиями соответствующих подразделений управляемых компаний. Есть соблазн так же поступить в отношении продвижения и финансов. Но это - ошибка, ведь в результате директор управляемой компании потеряет способность устанавливать приоритеты и направлять деятельность. Его подчиненными напрямую будет руководить вышестоящая организация, таким образом у них будет двойное подчинение. Это ограничит его возможность контроля и ответственность и приведет к тому, что фактически он не будет отвечать за деятельность своей компании. Такое «прямое» управление может давать хорошие результаты лишь на этапе создания управляемой компании, когда руководителей только ставят на посты, и не может продолжаться больше нескольких недель: действия УК не должны обходить директора управляемой компании.

Для того чтобы можно было легко определить, о каком из подразделений идет речь, обычно в оргсхемах УК и управляемых компаний, отделения носят разные названия. Например на оргсхеме управляемой компании «отделение Построения», а в УК подобные функции выполняет «служба Построения», в управляемой «отдел Коммуникаций», а в УК «департамент Коммуникаций». Разница в названиях также подчеркивает то, что УК находится по командной линии выше директора управляемой компании. Это удобно, так как если кто-то говорит: «Отправить начальнику департамента коммуникаций», - сразу понятно, что это относится к УК.

Обратите внимание, что когда в структуре компании есть несколько уровней оргсхем, например УК и несколько управляемых, принцип системы быстрого потока остается неизменным: если частица должна двигаться по коммуникационной линии, она направляется напрямую, так же как и на отдельной оргсхеме. Например, когда сотруднику отделения Построения управляемой компании для выполнения своих обязанностей необходимо получить оригинал политики, выпущенной УК, он обращается непосредственно к соответствующему сотруднику УК. А когда сотруднику 20-го отдела УК нужен для работы какой-то документ или данные, он обращается прямо к сотруднику управляемой компании.

Чтобы система быстрого потока работала, на оргсхеме 21-го и 20-го отделов управляемой компании должны быть отражены все функции, которые выполняет УК для нее, плюс те функции, которые выполняют сотрудники управляемой. Например, если за маркетинговую стратегию отвечает УК, то на оргсхеме 21-го отдела управляемой компании указывают «Служба стратегического маркетинга У К» и имя человека, который в У К отвечает за эту функцию. Если эти функции УК не отражены правильно на оргсхеме управляемой компании и У К для сотрудников управляемых компаний выглядят просто как квадрат, от которого идет командная линия вниз к директору управляемой, система быстрого потока работать не будет: директор компании будет перегружен коммуникационными частицами, что снизит скорость работы.

В зависимости от специфики деятельности, существуют разные виды управляющих компаний, два наиболее распространенных вида это:

УК, которая управляет совершенно разными предприятиями;

УК группы однородных компаний, работающих по единой технологии и обычно под одним брендом; можно назвать ее «УК сети».

Чтобы было легче ориентироваться, изучите эту таблицу, в ней наглядно представлено распределение функций по управлению деятельностью: в различных видах компаний.

В предыдущей главе показана структура крупного предприятия с пятью уровнями оргсхем, четыре верхних - это управляющие компании. Обратите внимание, что в ветке, отвечающей за супермаркеты, два верхних уровня «Главная УК» и «УК розничными сетями» - это чистые УК, а два следующих - «Управление сетью» и «Региональное управление», относятся ко второму виду «УК сети». Такое положение вещей связано с тем, что, начиная с уровня «Управление сетью Звезда» и ниже, это - сеть супермаркетов, работающих под единым брендом с единой стратегией.

УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ

Обычно управляет несколькими предприятиями в