Управление в социальной работе. Учебник - Коллектив авторов

Цели при планировании выполняют центральную, организующую функцию, делая процесс реальным и значимым. Они создают основу для плана, с одной стороны, и являются руководством к действию для управления – с другой.

Рис 2.4. Определяющая роль целей в процессе планирования

• Программирование заключается в первоначальном определении с помощью эвристических, математических или других методов правил и порядка достижения целей в тех или иных вариантах и моделях развития событий, то есть составляется программа их реализации, определяются, например, состав и количество мероприятий подготовки войск и т. д. для реализации каждой из возможных моделей. Это дает представление о ее реальности, простоте, доступности и т. п. и в конечном итоге позволяет оптимизировать принятие решения, то есть выбирать лучший из вариантов (путей) достижения цели для реализации на практике.

• Принятие решения является непреложной частью всего процесса управленческой деятельности и входит именно в планирование как его неотъемлемая часть. Выбор проблемы – решение, определение целей – решение, выбор из альтернативных вариантов прогнозируемого развития событий – также решение. Даже уход от принятия решения есть решение. Принятие решений – процесс выбора курса действий из альтернатив. Решение – это сознательный выбор того, как себя вести или мыслить определенным образом в данных обстоятельствах. Если выбор сделан – решение принято.

В нашем случае при принятии решения производится оценка результатов возможной реализации его вариантов путем их прогнозирования и выбор рационального (наиболее приемлемого) варианта действий (плана) с учетом реальных условий и ограничений. Определение рационального (наиболее приемлемого) варианта решения (плана) осуществляется с помощью методов оптимизации.

Представленные выше технологические функции и порядок их осуществления позволяют придать планирующей деятельности характер объективных, реальных, осознанных действий, поэтому осуществление функции планирования логически предполагает завершение процесса конкретным распределением сил и средств по целям и задачам, увязыванием и координацией действий, возможностей, методов и способов. На этом этапе проверяется реальность целей и задач, решение детализируется и оформляется в организационно-распорядительный документ. В случае обнаружения каких-либо нестыковок, рассогласования (например, целей и возможностей) возвращаются к предыдущим этапам, вплоть до пересмотра проблем и целей.

Спроектированная технология планирующей деятельности подлежит регламентации, то есть закреплению в нормативной форме, требующей обязательного выполнения. В качестве формы регламентации могут выступать блок-схемы состава работ по функции планирования (подфункциям планирования), процедуры выполнения управленческих действий по планированию, операционно-технологические карты, оперограммы, методические разработки и указания, различного рода инструкции и т. п.

В большинстве случаев планирование в той или иной мере осуществляется и при реализации уже разработанных и принятых к исполнению планов, то есть в ходе выполнения следующей функции управления, а именно: организации выполнения планов (решений) и заключается, при необходимости, в корректировке планов, их уточнении (регулировании) вплоть до отмены. В последнем случае процесс может возвращаться к этапам проблемополагания и целеполагания.

8.3. Планирование работы социальных служб и его технология

Внутренняя работа органов управления социальных служб – это часть управленческой деятельности, осуществляемая внутри органов управления социальных служб и имеющая целью упорядочение и рационализацию деятельности самого органа управления, а также входящих в него структурных подразделений и должностных лиц на всех этапах и стадиях процесса управления.

Схематично структура и содержание внутренней работы органов управления социальных служб могут быть представлены так, как это показано на рис. 2.5.

Рис. 2.5. Структура и содержание внутренней работы

Организация внутренней работы органов управления социальных служб должна включать:

• разграничение функций управления между структурными подразделениями и функциональных обязанностей между должностными лицами;

• укомплектование органов управления специалистами требуемой квалификации с необходимыми деловыми и личными качествами;

• организацию процессов деятельности, рационализацию содержания, методов и способов выполнения различных видов внутренней работы;

• организацию всестороннего обеспечения (информационного, ресурсного, эргономического и т. п.) управленческого персонала, сохранение его здоровья и поддержание высокой производительности труда;

• распределение (уточнение) задач структурных подразделений и обязанностей должностных лиц при выполнении конкретных задач управления;

• выявление и использование резервов экономии труда управленческого персонала.

Технологизация внутренней работы органов управления социальных служб заключается в разработке и применении различных технологий при выполнении тех или иных видов работ с целью обеспечения необходимого качества результатов этой работы. Технологии внутренней работы органов управления определяют целесообразный порядок выполнения конкретных ее видов и даже отдельных операций.

Технологизация внутренней работы в социальных службах предполагает использование технологий:

• планирования работы органов управления;

• планирования личной работы;

• проведения совещаний;

• подготовки выступления

и других.

Планирование работы органов управления социальных служб и его технология. В целях упорядочения деятельности органов управления по формированию и реализации управленческих воздействий для достижения целей организации, а также для обеспечения собственной жизнедеятельности проводится планирование деятельности самих органов управления социальных служб.

Основанием для проведения планирования работы органов управления социальных служб служит «План работы организации в текущем году». Соответственно в каждом органе управления разрабатывается «План работы на год (период)», производится детальное планирование подготовительных и обеспечивающих мероприятий, выполняемых органом управления и направленных на безусловное выполнение соответствующих планов организации и достижение ее целей в указанном году (периоде).

Распределение в «Плане работы органа управления» мероприятий по срокам, масштабам и их содержанию должно быть увязано с целями организации и должно обеспечивать наращивание уровня подготовки органов управления путем перехода от решения простых задач к сложным. При этом, по возможности, «План работы органа управления» должен быть гибким по отношению к возможным корректировкам при изменении обстановки и уточнении задач.

При планировании работы в органе управления должны исходить из принципа приоритетности, поскольку установление приоритетов является фундаментом эффективной управленческой деятельности. В связи с этим заслуживает внимания следующий опыт установления приоритетов. Все задачи рекомендуется разделять на три класса в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленной цели. При этом процентная доля более важных дел от всего их количества остается в целом неизменной. Статистика свидетельствует, что важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % от количества всех задач и дел, которыми занят орган управления (руководитель). Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %. На важные задачи (категории Б) приходится в среднем 20 % общего числа и 20 % значимости всех дел или мероприятий. Менее важные или «несущественные» задачи (категория В) составляют, напротив, 65 % общего числа задач (мероприятий), но имеют незначительную долю – примерно 15 % в общей «стоимости» всех дел. Из всего этого вытекает важный вывод для планирования управленческой деятельности: планировать время следует в соответствии со значением и важностью задач, а не с их удельным весом в общем количестве дел. Указанный анализ (подход) получил наименование – «АБВ».

Технологическая последовательность планирования деятельности органа управления социальной службы поэтапно представляется в следующем виде:

1. Определение исходных данных, к которым относятся: