Оргсхема. Как разработать структуру компании. - Александр Высоцкий

необходимых пунктов, и сотрудник секции регулярно проводит проверки по этому списку. Обычно такая проверка одного сотрудника занимает пару минут, и это - прекрасный способ своевременно выявить отклонения и добиться соблюдения стандартов. Конечно, такой контроль поначалу не вызывает энтузиазма у персонала, но правда в том, что нет другого способа добиться соблюдения принятых стандартов, кроме инспекции. Никому не нравится, если выявляют его ошибки. Например, у сотрудника отсутствует план работы на неделю, он будет нервничать, понимая, что нарушает принятые правила, возможно даже возмущаться, что его «отвлекают от работы». Но фактом является то, что без плана его собственная эффективность будет низкой, и от этого пострадает и он сам и вся команда.

Человек, который проводит инспекции должен понимать, что его работа заключается в том, чтобы помогать сотрудникам повышать производительность труда. Если это выполняется разумно и сотрудники видят, что в результате их работа, благодаря соблюдению стандартов, становится эффективнее, они относятся к инспекциям с пониманием.

Если у сотрудника резко падает статистика, либо она не растет долгое время, проводится инспекция, в процессе которой выясняют, какова причина этого падения. Часто обнаруживаются очень простые причины: сотрудник отсутствует, а руководитель не позаботился перераспределить его обязанности, нарушается политика, которая относится к этой должности, нет разумного планирования, сотрудники перестали выполнять действия, дающие хорошие результаты.

Еще одним поводом для проведения инспекции является «Доклад о том, чего не должно быть», по которому необходимо провести расследование.

В результате инспекции выявляется причина и издаются распоряжения о том, что необходимо изменить, чтобы привести дела в порядок. Это позволяет руководителям и сотрудникам не тратить время на расследования, а заниматься производством своего продукта.

ЦКП секции: обнаруженные и улаженные проблемы в производстве продукта.

Секция статистик - собирает отчеты о статистиках, хранит и предоставляет их для анализа руководителям, оформляет информационный центр.

Информационный центр организации (ИЦО) - место, где вывешены графики главных статистик каждого отдела. Это - доска, на которой графики статистик расположены в три ряда, в соответствии с последовательностью отделов на организующей схеме. Руководители и сотрудники компании, видя графики, понимают положение дел в каждом отделе и в компании в целом. Рост или падение графиков соответствует изменениям в количестве произведенного ЦКП каждого отдела, что позволяет безошибочно определить, в каком из подразделений требуются улучшения, а также предсказывать будущие результаты.

Каждый сотрудник в конце отчетной недели отправляет в секцию статистик отчет, в котором указаны значения статистик его должности. Секция статистик добивается, чтобы эти отчеты были верными и поступали вовремя, вносит данные в таблицы или автоматизированную систему и на основании этих данных дополняет графики на ИЦО.

ЦКП секции: актуальные и полные статистики, своевременно оформленный ИЦО.

Секция этики - получает доклады, оказывает помощь сотрудникам компании в том, чтобы они разобрались с этическими ситуациями, повысили свой уровень производства и результаты в жизни.

Под «этикой» подразумевается рациональность в действиях, которая приводит к успешным результатам41. «Этическая ситуация» - результат действий, которые приводят к ухудшению продуктов в работе и в жизни. Например, сотрудник регулярно опаздывает на работу, нарушая установленные правила, в результате он становится мишенью для критики руководителя. Его статус в компании снижается, он в какой-то степени теряет уважение своих товарищей по работе: из-за опозданий у него возникла этическая ситуация.

Работа секции этики состоит в том, чтобы помочь разобраться данному человеку с тем, какое положение дел он сам считает правильным, почему у него возникла такая ситуация и помочь справиться с этим. По сути это коучинг42, направленный на то, чтобы человек сам определил позитивные цели в деятельности, разобрался в том, каким образом ему необходимо действовать для их достижения и начал действовать.

Для того чтобы эта секция работала, конечно, необходим коуч, хорошо подготовленный в технологии улаживания этических ситуаций. А основным показателем для того, чтобы рекомендовать сотруднику услуги секции, являются низкие результаты в деятельности или доклады, которые свидетельствуют о нерациональности в действиях.

В компаниях, где секции этики нет, каждый руководитель в той или иной степени вынужден выполнять эти функции. Один из распространенных примеров - у одного из продавцов вдвое упали результаты продаж, а причиной этого была личная проблема - от нее ушел парень и она была этим сильно расстроена. Достаточно было поговорить с ней, помочь ей самой разобрать в произошедшем и принять решение о том, что она будет делать. Когда все внимание человека зафиксировано на какой-то проблеме и он не может решить, как действовать, его производительность снижается. Как только эта девушка сама решила, как действовать, она смогла получать нормальные результаты в работе.

Лучше, когда такими улаживаниями занимается специалист, руководителям редко удается получить хороший результат, так как роли руководителя и коуча совершенно разные. Для сотрудника руководитель является человеком, который требует, а не человеком, с которым он будет откровенно говорить о своих проблемах. И кроме того, коуч должен владеть технологией этики43.

ЦКП секции: сотрудники, успешно справившиеся с этическими

ситуациями.

Секция поощрений - отслеживает все достижения и успехи сотрудников компании, организовывает их поощрение за достижения, создает и поддерживает соревнования и игры среди персонала.

Наиболее успешные руководители знают, что поощрение является самым лучшим мотивирующим фактором при управлении людьми. Если руководитель направляет свое внимание только на ошибки и проблемы, у сотрудников возникает ощущение, что инициатива и победы никому не нужны. Если же руководитель направляет внимание на успехи сотрудников, дает хорошие подтверждения этим успехам, отмечает, ставит в пример другим, он получает больше достижений.

Спектр таких поощрений может быть очень широким: устная благодарность на собрании персонала, почетная грамота от лица высшего руководителя компании, вымпел или кубок, приглашение на какое-то особое мероприятие, ценный подарок, особый статус или привилегия. Обратите внимание, что я не указал деньги. Дело в том, что обычно денежные премии заложены в системе оплаты, они фактически являются составляющей равноценного обмена, который обещан сотруднику при достижении определенного результата. А вот если ваш начальник отдела Продаж за достижение небывалого результата получит кубок «супермена продаж», он будет показывать его родственникам, друзьям, выделит ему почетное место на полке над рабочим столом.

В крупной российской компании, которая уже больше пятнадцати лет применяет оргсхему и которая за это время выросла из двух десятков сотрудников до тысяч, я видел рабочие места, где на стене висели десятки грамот. В этой же компании каждый год ведется игра, в которой принимают участие все сотрудники и начисляются призовые очки за растущие главные статистики должности. Проводятся квартальные награждения и