Оргсхема. Как разработать структуру компании. - Александр Высоцкий

другу информацию, вынуждены физически встречаться или разговаривать по телефону, они отвлекаются от выполнения работы и теряют рабочее время.

Представьте себе, что несколько раз в течение часа кто-то будет подходить к вам, чтобы что-то сообщить или запросить какие-то данные. Каждый раз вы будете отвлекаться от своих дел, и на выполнение работы понадобится как минимум в два раза больше времени. Качество устного общения таково, что люди теряют большую часть информации: забывают, не понимают и пропускают это непонимание. Результатом является неисполнение, необходимость переделок, авралы. Система быстрого потока не может работать без использования письменного общения.

Несмотря на то, что большая часть коммуникации в современной компании осуществляется в электронном виде, существует потребность и в обмене обычными бумажными документами. Во-первых, не у всех сотрудников компании рабочие места оборудованы компьютерами: есть рабочие Технического отделения, курьеры и т.п. Во-вторых, по сей день в работе используется довольно много бумажных документов: первичные бухгалтерские документы, всевозможные письма и буклеты, чертежи и графики, приказы и политика. Для того, чтобы работала система быстрого потока, у каждого без исключения сотрудника компании должна быть возможность направлять частицы по коммуникационным линиям.

Для передачи бумажных посланий в компании устанавливают Коммуникационный центр - шкаф, в котором есть ячейка для каждого из сотрудников компании, куда попадают все послания, направленные определенному человеку. Если компания большая, таких Коммуникационных центров обычно несколько, и эта секция осуществляет перемещение документов из одного в другой. Каждый сотрудник минимум пару раз в день достает из своей ячейки все документы и относит их на свой рабочий стол.

На рабочем столе у каждого стоят три корзины:

верхняя - «входящие» для всех новых документов;

средняя - «отложенные» для тех, работа с которыми уже начата, но не завершена;

нижняя - «исходящие» для исходящих посланий, которые еще не отнесли в Коммуникационный центр.

Все необработанные документы должны находиться в корзине «входящие» в порядке поступления, старые лежат вверху стопки, новые - внизу. Как только сотрудник взял в руки первый документ из корзины «входящие», он должен его обработать и в зависимости от того, что это за документ либо поместить в какую-то архивную папку, либо выбросить, либо прямо на нем написать ответ и поместить в корзину «исходящие». Если по какой-то причине обработать документ сразу невозможно, например необходимо собрать данные или провести еще какую-то работу, его помещают в корзину «отложенные». В «отложенных» в результате собираются начатые, но не законченные дела, сотрудник видит их и не забудет их завершить.

Точно такой же подход стоит использовать и при работе с электронной почтой, в этом случае в папке «входящие» будут находиться только новые послания, которые не были прочитаны. Придется создать папку «отложенные» с тем же назначением, что у соответствующей корзины на рабочем столе, а в «исходящих» нет нужды так как в электронной почте письма автоматический уходят получателю.

Интересно, что настолько простой инструмент как система из трех корзин на рабочих столах и Коммуникационного центра, описанный в статьях38 Рона Хаббарда, позволяют сотруднику этой секции прекрасно контролировать движение бумажных документов. Если какая- то из ячеек Коммуникационного центра, либо корзина «входящие» или «отложенные» на рабочем столе сотрудника завалены документами, значит в этом месте оргсхемы останавливается поток частиц, и необходимо сделать инспекцию, чтобы выявить, почему это происходит и исправить ситуацию.

Электронную почту можно также контролировать даже не используя специального программного обеспечения. Достаточно при проведении инспекции коммуникационных корзин попросить сотрудника отрыть его электронную почту, чтобы получить представление о том, насколько он хороню справляется с потоком частиц.

Конечно, существуют специальные программы электронного документооборота, которые позволяют автоматизировать движение документов, повысить скорость движения посланий и осуществлять контроль. К преимуществам таких систем относятся возможность устанавливать определенные маршруты движения документов, создавать автоматические напоминания и формировать отчеты. Но как было указано раньше, от движения бумажных документов в большинстве компаний мы избавимся еще не скоро. Кроме того, обычно внедрение таких программ и вообще любая автоматизация процессов очень быстро и гладко осуществляется, когда уже есть отлаженные и проверенные в работе процессы, а только потом подбирают и адаптируют под нужды компании программное обеспечение. В небольшой компании, где имеется организующая схема, которую понимают сотрудники, бумажную коммуникацию можно внедрить за несколько дней и получить результат от ее использования. А уже после того, как сформированы основные типы используемых документов и маршруты их движения, имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.

ЦКП секции: работающая без сбоев система письменной коммуникации.

Секция электронных коммуникаций - внедряет, обслуживает все электронные системы коммуникаций, добивается их бесперебойной работы.

Даже в небольшой компании сейчас используют множество средств электронной коммуникации - электронная почта, CRM, электронные системы учета, Skype или Google Hangouts39, локальная сеть и сервера для хранения файлов, внутренние электронные АТС.

Необходимо следить за тем, чтобы все компьютеры и принтеры работали, программное обеспечение было правильно настроено, почтовые программы функционировали, сотрудники периодически меняли пароли для доступа, а любые сбои быстро устранялись, своевременно производились оплаты за все необходимые сервисы.

В небольших компаниях эти функции часто выполняются на аутсорсинге, тогда сотрудник, отвечающий за эту секцию принимает заявки на обслуживание внутри компании и добивается от подрядчиков, чтобы они качественно выполняли свою работу. В некоторых крупных компаниях масштабы такой деятельности настолько велики, что для выполнения этих функций имеет смысл создать еще один отдел, который будет находиться на оргсхеме сразу после отдела Коммуникаций.

ЦКП секции: бесперебойно работающие системы электронных коммуникаций, компьютерная техника и программное обеспечение.

ОТДЕЛ ИНСПЕКЦИЙ И ДОКЛАДОВ (3)

Цель отдела - выявлять проблемы в деятельности компании, улаживать их быстро, обеспечивать безопасность продуктивным сотрудникам.

Как мы уже рассматривали выше, успех в деятельности любого сотрудника зависит также и от того, насколько продуктивно работают другие сотрудники и подразделения. Специалисты Технического отделения не смогут производить свой продукт и ощущать уверенность в будущих результатах, если в отделении Распространения допускают ошибки или просто не предоставляют свой продукт. Можно сказать, что невозможно получать хорошие результаты в окружении непроизводительных людей. Когда функции точно распределены, общий успех компании может оказаться под угрозой только из-за действий лишь одного человека.

От того как быстро будут распознавать такие угрозы и насколько эффективно они будут улажены, зависит общий результат. К сожалению, инспекции и другие действия по надзору имеют плохую репутацию в нашем обществе, так как люди привыкли к тому, что результатом инспекций становятся дисциплинарные меры, которые можно было бы охарактеризовать расхожей фразой «наказать невиновных и наградить непричастных». Поэтому очень важно, чтобы работу