Оргсхема. Как разработать структуру компании. - Александр Высоцкий

этого отдела выполняли люди, хорошо осознающие, что единственная цель их деятельности - содействовать увеличению производства.

Данный отдел осуществляет надзор за деятельностью всех сотрудников компании только для того, чтобы выявлять и устранять моменты, мешающие производству, и усиливать то, что способствует росту статистик. Обычно противники надзора - это те, кто не хочет, чтобы узнали об их истинных результатах, и наоборот, те, кто хорошо производят свои продукты, заинтересованы, чтобы в компании был порядок.

Один из инструментов, которые используются для достижения этой цели - доклады-уведомления40, которые пишут сотрудники, когда что-то угрожает их работе или деятельности компании. Для того чтобы сотрудник мог нести ответственность за выполнение порученных ему функций, он должен иметь возможность влиять на работу любого другого сотрудника. Если его подчиненный не выполняет работу, его руководитель может использовать инструменты влияния: приказы, инспекции и дисциплинарные меры, чтобы добиться производства. Но так как результаты работы зависят не только от подчиненных, необходим такой инструмент как доклады-уведомления .

Доклад-уведомление - это письменное сообщение об определённом факте, который мешает работе и с указанием того, в чем заключаются негативные последствия. Обратите внимание, что доклады могут быть только письменными, так как излагая недовольства письменно, человеку гораздо легче изложить только факты, оставив эмоции в стороне. Для того чтобы это сообщение было инструментом, в нем должны быть факты, а не мнения и эмоции. Доклад-уведомление пишут тогда, когда известно, кто именно причинил разрушение. Это может быть в случае, если кто-то сломал оборудование, неправильно использует оборудование или имущество компании, если кто-то крадет или портит материалы или имущество, нарушает принятую политику, создает проблемы для работы других или другим способом вредит деятельности.

Такой доклад пишут в двух экземплярах, один из них направляется в секцию этики, второй сотруднику на которого написан доклад. Экземпляр, который направляют сотруднику, обязательно идет по маршруту: сотрудник, написавший доклад, его непосредственный руководитель, непосредственный руководитель получателя, сам получатель. Например, секция составления смет, в соответствии с установленными нормами должна предоставить подготовленную для заказчика смету продавцу в течении двух рабочих дней. Продавец уже не первый раз получает смету с опозданием, и вынужден тратить дополнительные силы, чтобы улаживать потенциального клиента, кроме того время от времени эти задержки приводят к тому, что клиенты уходят к конкурентам. Он пишет доклад на сметчика, второй экземпляр которого направляет через начальника отдела Продаж, который проверив доклад отправляет его начальнику отдела Составления смет, а тот - сметчику.

Смысл такого маршрута в том, чтобы во-первых проинформировать руководителей в том, что нечто разрушительное происходит в их области ответственности. Во-вторых, чтобы они могли обеспечить защиту своих подчиненных от ошибок и ложных докладов. Любой руководитель отвечает за уровень производства и боевой дух своих подчиненных, поэтому у него должна быть возможность увидеть доклад до того, как он будет получен его подчиненным.

Если доклад был верным, то обычно сам получатель просто приводит дела в порядок. Большинство людей, работающих в компаниях, заинтересованы в том, чтобы создавать хорошие результаты. Только когда получатель докладов не исправляет свою деятельность и продолжает совершать разрушительные действия, требуется вмешательство секции этики.

Может возникнуть ощущение, что использование докладов будет «нагнетать обстановку» и разрушать сотрудничество, но это может произойти только если система докладов используется неправильно. По-настоящему разрушает сотрудничество то, что сотрудник, несогласный или расстроенный разрушительными действиями другого, не может на это повлиять. Тогда вместо того, чтобы уладить это, используя механизм докладов, он будет просто носить это недовольство в себе, обычно также распространяя это недовольство в своем окружении, и подрывая таким образом боевой дух.

Чтобы группа была настоящей командой, члены этой группы должны иметь возможность общаться не только о победах, они должны иметь возможность сообщать и о том, с чем они не согласны, и конструктивно влиять на это. Если сотрудник действительно хочет нести ответственность за свою деятельность и результаты, то вместо того, чтобы «выпускать пар» в курилке, он постарается действительно добиться результата. Подход «это не мое дело» не имеет ничего общего с командной работой. Это хороший инструмент, но хочу вас предостеречь - не пытайтесь использовать этот инструмент до тех пор, пока в компании не появится хорошая оргсхема и проверенные на практике статистики у каждого из сотрудников компании. Если нет разумной и беспристрастной системы измерения результатов, на основе которой можно будет оценить деятельность сотрудника, доклады нельзя использовать.

К сожалению, попытки использовать доклады там, где нет хорошо организованной деятельности зачастую приводят к тому, что в первую очередь их начинают использовать те, кто хочет отвлечь внимание руководителей от собственных низких результатов или даже нанести вред самым производительным. В такой ситуации можно получить обратный эффект - производительных сотрудников будут заваливать докладами, отвлекать от работы, разрушать желание сотрудничать. Необходимо помнить, что целью деятельности отдела Инспекций и докладов является повышение производства, поддержание желания людей делать свою работу, сотрудничать с другими. Если использование докладов создает у продуктивных сотрудников ощущение угрозы деятельности, значит они используются неверно.

Но доклады - это только один из множества инструментов, которые используются этим отделом, работа с докладами описана подробно потому что является малоизвестной.

Бывает так, что произошло нечто разрушительное, но неизвестно, кто именно из сотрудников является причиной этого. Например, сотрудник приходит на работу и видит, что с рабочего стола пропали наушники, которым он пользуется, общаясь с клиентами. В этом случае он просто составляет послание, в котором сообщает о пропаже и направляет это послание в секцию инспекций, чтобы было проведено расследование, в ситуации разобрались и уладили. Или например, клиент, общаясь с сотрудником, говорит о том, что он очень недоволен тем, как его обслужили несколько месяцев назад. Правильное действие - выяснить у клиента подробности и письменно сообщить об этом в секцию инспекций, так как недовольный клиент создает угрозу для деятельности компании.

ЦКП отдела: находящиеся в безопасности и продуктивно работающие сотрудники.

Секция инспекций - проводит инспекции подразделений и сотрудников с целью проверки соблюдения установленной политики и стандартов, а также специальные инспекции сотрудников, у которых возникли проблемы в производстве, чтобы выявить и уладить эти проблемы.

Первый вид инспекции - это регулярные проверки того, в каком состоянии находится рабочее место каждого сотрудника, есть ли у него одобренный руководителем план работ, трудится ли он над выполнением этого плана, есть ли у него графики статистик, в каком состоянии находится коммуникация - есть ли у него завалы в работе, каков его внешний вид, как соблюдаются другие административные стандарты.

Для осуществления инспекции составляется проверочный список с перечислением всех