Психология управления. Практикум - Александр Трусь

• Внесите необходимые коррективы для улучшения рабочего пространства с учетом структуры внимания человека.

Используйте «Систему 5С»:

1. Сортируйте (избавьтесь от всего ненужного).

2. Соблюдайте порядок (определите для каждой вещи свое место).

3. Содержите рабочее место в чистоте.

4. Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка.

5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание.

2.4. Работаем с «пожирателями времени»

Под метафорическим термином «пожиратели времени» подразумевается широкий спектр организационных, управленческих, рабочих, психологических и иных факторов, оказывающих негативное («пожирающее») влияние на ценный и единственно невосполнимый ресурс руководителя – время.

Задание

• Прочитайте нижепредложенный список «пожирателей времени».

• Проранжируйте его по степени значимости, применительно к своей текущей организационно-управленческой ситуации.

• Наметьте план работы с каждым из «пожирателей времени» на своем рабочем месте.

Список «пожирателей времени».

1. Бесконечные, телефонные звонки.

2. Люди, заглядывающие к вам «нежданно-негаданно».

Человек, который не знает, что ему делать со своим собственным временем, бессовестно отнимает чужое время.

Английская писательница Джейн Остин

3. Плохо организованный обмен информацией между структурными подразделениями.

4. Проблемы с компьютером и иной оргтехникой (технические).

5. Изменения в очередности работ, навязываемые коллегами по горизонтали и вертикали.

6. Недостаточно развитый навык слушания.

7. Недостаточно развитый навык оперативного управленческого планирования.

Долог лишь тот труд, к которому не решаешься приступить: он становится кошмаром.

Французский поэт Шарль Бодлер

8. Родственники, внезапно вклинивающиеся в рабочий процесс.

9. Неудовлетворительная организационно-управленческая структура предприятия (отдельно взятого подразделения).

10. Неразбериха в почте.

11. Исправление ошибок (своих и своих коллег по вертикали и горизонтали), которые можно было избежать.

12. Нерешительность (прежде всего самого руководителя, т. е. ваша).

Скорость – это ВСЕ. Это ничем не заменимая пружина конкурентоспособности.

Джек Уэлч

13. Плохо организованные и плохо скоординированные собрания.

14. Отвлекающие факторы на рабочем месте, начиная от СМС на мобильный телефон и заканчивая… (продолжите сами).

Тяните время быстрее!

NN

15. Чрезмерная, нездоровая, гипертрофированная, неуклюжая офисная бюрократия.

Чтобы получить максимальную прибыль и выжить, бизнес в наши дни должен следовать «императиву скорости». Императив скорости – это философия и позиция, это всеподчиняющая идея управления бизнесом, которую вы должны сформировать в уме, принять всем сердцем и неустанно насаждать среди ближних.

Дэн Кеннеди

16. Бесполезные дискуссии относительно своей работы и работы других.

Добавьте в список все, что вы еще можете отметить в качестве «пожирателей времени».

Любая система хороша ровно настолько, насколько профессионален эксплуатирующий ее человек.

NN

2.5. Анализируем внутренние причины потери времени

Термин «внутренние причины потери времени» включает широкий спектр личностных, психологических факторов, присущих самому руководителю и оказывающих негативное влияние на расход времени.

Задание

• Прочитайте список внутренних причин потери времени.

• Проранжируйте факторы потери времени по степени значимости применительно к себе на текущий момент.

• Наметьте план работы с внутренними причинами потери времени.

Список внутренних причин потери времени.

1. Стремление сделать все и сразу.

2. Неумение точно оценить время, необходимое для решения конкретной задачи.

3. Откладывание важных дел со дня на день (не путать с “принципом Скарлетт”).

Если хотите простую задачу превратить в непосильную, просто продолжайте откладывать ее решение на потом.

Олин Миллер

4. Отсутствие собранности и организованности.

По моим наблюдениям, большинство людей продвигаются вперед именно за то время, которое другие тратят впустую.

Генри Форд

5. Недостаточно развитые навыки слушания, а также отсутствие умения правильно формулировать вопросы.

6. Слабо развитые личностные качества, работающие на повышение эффективности управленческой деятельности (полихроничность, переключаемость и т. п.).

7. Стремление делать все самому.

8. Неспособность (неумение) говорить «нет» (твердое и решительное).

9. Нежелание позволять другим делать свою работу, делегировать полномочия.

10. Необходимость давать поручения при отсутствии реальной власти (полномочий).

11. Стремление подключать к своей работе всех и каждого.

12. Неподчинение приказам.

13. Внезапные решения.

14. Стремление обвинять других (как по горизонтали, так и по вертикали) в своих неудачах.

15. Личные и не связанные с работой виды активности (вспомните секретаря Верочку из фильма «Служебный роман»).

Какие дополнения вы можете еще отметить в качестве внутренних причин потери времени?

Дж. Милн (2014) отмечает, что современные технологии могут стать не только эффективным инструментом (средством), значительно облегчающим нашу жизнь, они могут оказаться и ловушкой нашего времени. Когда вы покупаете новый смартфон или регистрируетесь на Facebook, к сожалению, там нет надписей, которые предупреждали бы о негативных последствиях злоупотребления средствами коммуникации, например интернетом, формированием зависимости от них и потерей времени.

Ничто так не опасно в этом смысле, как электронная почта. С. Роббинс, бизнес-тренер и эксперт по эффективности труда, подробно пишет об опасностях злоупотребления электронной почтой. Он отмечает связанные с ней проблемы:

– e-mail отвлекает ваше внимание от текущих дел, вызывая ложное чувство срочности;

– e-mail заставляет вас действовать не проактивно, а реактивно, отвечая на вопросы и просьбы других людей. Электронная почта – это своего рода нескончаемый список дел, составленный для вас кем-то другим.

2.6. Метод многокритериальной оценки

Перед руководителем постоянно встает вопрос, в какой последовательности, т. е. с какой приоритетностью решать многочисленные организационные, управленческие, деловые, рабочие и другие задачи. Предлагаем инструмент, который называется «метод многокритериальной оценки» задач, который поможет решить данную проблему. Его реализация последовательно включает прохождение четырех этапов (табл. 2.1).

Этап 1. Определите критерии, по которым вы будете оценивать задачи (события варианты), которые находятся в конкретный момент у вас «на рабочем столе». Помните: нет «правильного списка критериев для приоритезации задач.

Этап 2. Внесите критерии в графы (1–5). Определите их сравнительную важность (весовое значение).

Этап 3. Оцените задачи (события, варианты) по каждому критерию. Для оценки рекомендуется использовать 3-5-балльную шкалу. Для наглядности рекомендуется выбирать веса так, чтобы их сумма была равна единице.

Этап 4. Подсчитав взвешенные оценки сравниваемых задач (событий, вариантов), выберите наиболее оптимальную задачу (событие, вариант).

Попрактиковавшись, ответьте на вопрос: совпадают ли расходы моего времени на решение различных задач с их приоритетностью?

Таблица 2.1

Метод многокритериальной оценки задач (событий, вариантов)

2.7. Секреты управления временем

Специалист в области тайм-менеджмента Г. Архангельский (2007) делится своими секретами управления временем.

1. Постановка четких целей.

Создавайте свою «стратегическую картонку» – список ключевых целей (как личных, так и рабочих) на текущий год (или примерно на равный году период). Цели – это от трех до семи важнейших достижений, которые вы по-настоящему хотите реализовать в ближайшие обозначенные вами несколько месяцев. Ставя цели, используйте четкие, конкретные измеримые формулировки. Начинайте планирование дня с первого взгляда на свою «стратегическую картонку». Подумайте: какой шаг я могу сделать сегодня, чтобы достичь этих целей?

Немного сделает тот, кто возьмется за дело раньше, чем будет совершенно готов.

Из книги Э. Маккензи «14 000 фраз…»

2. Борьба с неприятными делами, встающими на пути к достижению поставленных целей.

Вспомните, есть ли у вас «лягушки» – маленькие, не требующие много времени, но неприятные и откладываемые дела. Каждое утро съедайте натощак одну лягушку, не приступая к другим делам. Вы удивитесь, насколько сильно вскоре приблизится достижение ваших целей.