Психология управления. Практикум - Александр Трусь

3. Деление больших «слонов» на маленькие «бифштексы».

Представьте себе, что «слоны» – это огромные, долгосрочные задачи, для выполнения которых нужно делать небольшой шаг, каждый день планируйте съедение небольшого бифштекса – кусочка слона. Нарисуйте обзорную «схему разделки туши», заштриховывайте выполненные, дела т. е. «съеденные» части. Формулируйте бифштексы результативно-ориентированно.

Еще ничего не сделано, пока что-то осталось сделать.

Юлий Цезарь (100–44 до н. э.)

4. Планируйте день по жестко-гибкому алгоритму.

Разделите день в ежедневнике на две колонки: слева напишите «жесткие встречи», справа – «гибкие задачи». В колонку «жесткие встречи» поставьте события, привязанные к определенному, заранее известному вам и вашим партнерам, времени. Жесткие встречи не должны занимать более 50–60 % рабочего дня. Остальное время – для гибких задач и неожиданных обстоятельств. В колонку «гибкие задачи» выписывайте все, что нужно сделать сегодня, но непринципиально в какое время и в какой последовательности. Гибкие задачи выполняйте в порядке приоритетности: самым важным уделяйте лучшее время.

Мы должны использовать время как орудие, а не как удобную кушетку.

Президент США Джон Кеннеди

5. Выявление личных ценностей с помощью «мемуарника».

В конце дня оглянитесь назад и вспомните главное событие дня. Опишите его в ежедневнике или в отдельном блокноте. Подумайте, какая ваша жизненная ценность определила именно это событие главным событием дня? В конце недели перечитывайте написанное и формулируйте главное событие недели. Сверяйте ваши повседневные дела и цели, которые ставите, с ценностями, отраженными в «мемуарнике».

Экономия времени требует времени.

«Правило Тейлора»

6. Привязывание дел не только ко времени, но и к контексту.

Многие дела привязаны не к жесткому времени, а к «контексту».

Например: «люди» – задачи, которые удобно решить в момент общения с каким-либо человеком. «Место» – в момент нахождения в определенном месте.

«Проекты» – в момент работы по определенному проекту. Заведите в ежедневнике отдельные разделы для таких задач. Заглядывайте в них в момент общения с человеком, находясь в соответствующем месте, и т. д. Продумайте и используйте собственные контексты. Например:

– «регионы»;

– «филиалы»;

– «поставщики»;

– «друзья»;

– «учеба» и т. п.

Опасайся тех, кто сетует на нехватку времени, – они крадут твое.

Польский математик Хуго Штейнхаус

7. Награждение себя «промежуточными радостями».

Выпишите в отдельный раздел ежедневника те награды, которыми побалуете себя за достижения, например за выполнение задач, изложенных в § 2 и § 3. Не назначайте себе в качестве подарка то, что вы и так делаете. Выделите какие-то приятные занятия, которые используются именно и только как награда за выполненные важные дела.

Люди, которым всегда некогда, обыкновенно ничего не делают.

Немецкий ученый и писатель Георг Лихтенберг

8. Ведение творческой картотеки.

Если вы много работаете над творческим продуктом (статьи, документы, презентации, бизнес-идеи…), заведите творческую картотеку – единое хранилище ваших мыслей. Это могут быть блокнот, коробка с бумажными карточками, заметки в Outlook и т. п. Первый принцип картотеки – любая мысль должна быть материализована. Второй принцип – каждой мысли предоставить свой материальный носитель. Третий принцип – карточки нужно регулярно просматривать (особенно когда вы впадаете в «творческий ступор», либо находитесь в творческом поиске).

Мое любимое животное – мул. Мул гораздо умнее лошади. Он знает, когда нужно перестать есть, и знает, когда нужно прекратить работать.

Президент США Гарри Трумэн

9. Планирование и организация отдыха в течение рабочего дня.

Обязательно делайте мини-перерыв на отдых (один раз в полтора часа). Чтобы не забывать об этом запрограммируйте Outlook или мобильный телефон. Во время перерыва переключайтесь на другие дела. Выйдите из помещения, сделайте небольшую разминку, подышите воздухом. Старайтесь полностью отключить мозг от рабочих проблем. Например, прочитайте вслух какое-нибудь стихотворение, найдите неожиданную новую деталь в привычном пейзаже.

О том, насколько плодотворно я потрудился, я сужу не по своей усталости, а по тому, насколько я не устал.

Американский менеджер Дэниэл Джосселин

10. Практическое использование тайм-менеджерских техник ежедневно.

От теории и рекомендаций переходите к практике, ежедневно используя изложенные идеи в своей работе.

Раскладывая слишком малое количество работы на слишком долгое время, ты засоряешь жизненное пространство.

Польский писатель Доминик Опольский

В дополнение к десяти пунктам, предложенным Г. Архангельским, добавим интересную идею, которую обнаружили у автора многих книг по бизнесу и управлению, предпринимателя, консультанта по директ-маркетингу и копирайтера Д. Кеннеди (2015). «Один из моих главных секретов довольно прост. Я всегда решаю, что мне нужно СДЕЛАТЬ. Не начать, не поделать часок, не попробовать – а именно СДЕЛАТЬ. Затем выделяю на выполнение каждой такой задачи время (от пяти-десяти минут до пары часов). Упорядочиваю эти блоки, расписываю свой день до минуты, затем устраняю помехи (раздражители) и делаю все, что наметил, в отведенное время. Если у вас хватит силы воли организовать свою работу так как я, безжалостно себя контролировать и отбрасывать любые помехи, вы сможете делать столько же. Соответственно, если вы хотите продвинуть и других на новый уровень результативности, обучите их этой методике и заставьте ею воспользоваться – сверяя их ежедневные планы на старте и на финише рабочего дня.

Технология Д. Кеннеди проста.

• Решите, что вы намерены сделать.

• Выделите время на каждую задачу.

• Заранее распишите свой день с точностью до минуты, включив в расписание все задачи и все отпущенное на них время.

• Устраняйте все помехи, ни на что не отвлекайтесь, пока не сделаете все намеченное.

Работать надо не 12 часов, а головой.

Американский бизнесмен Стив Джобс

Д. Кеннеди упоминает еще об одном примечательном инструменте управления временем и задачами, придуманном в кино и перекочевавшем в менеджмент в основном благодаря идеям и усилиям М. Вэнса, многолетнего компаньона У. Диснея, – раскадровка. М. Вэнс использует раскадровку для визуального, как он называет, мышления. Технически этап инструмент может быть реализован на конкретном пространстве (стена или иная поверхность типа даны для объявлений, разделенном по три или четыре колонки.

Дэн Кеннеди справедливо отмечает, что большинство из нас в своем бизнесе, в быту и в управлении людьми отводит слишком много места и времени и слишком долго терпит «ДЕЛАЕТСЯ», а это только отсрочивает «СДЕЛАНО». Но платить по счетам ты можешь только из «СДЕЛАНО». Если тебе приходит много счетов, нужно, чтобы много было СДЕЛАНО. А если куча счетов у тебя не оплачена, выходит, ты, наверно, в «СДЕЛАНО»-то не докладываешь.

2.8. Тринадцать добродетелей Бенджамина Франклина

Бенджамин Франклин (1706–1790) – известный ученый, автор афоризма «Время – деньги» (его портрет – на стодолларовой банкноте США), примерно 300 лет назад изобрел систему рациональной организации временного ресурса. Позже она была названа «пирамидой Франклина». Биография Б. Франклина – это путь человека, «сделавшего самого себя». Будучи пятнадцатым ребенком в бедной семье ремесленника, он зарабатывал на жизнь тем, что варил мыло. Имея всего два класса образования, Франклин неустанно работал и одновременно учился. В конечном итоге он стал одним из самых образованных и известных людей не только своего времени. Увлекшись физикой, он прошел путь от нулевых знаний до важнейших открытий в области электричества. К его изобретениям относятся громоотвод, электрический запал, бифокальные очки. Б. Франклин создал теорию кораблестроения.

В двадцатилетнем возрасте завел дневник, который стал важным инструментом в достижении цели. На первой странице дневника он составил список из 13 добродетелей, которые он ставил целью развить в себе в первую очередь.

Список добродетелей Б. Франклина:

1. Воздержание – не есть до отвала, не пить до упаду.

2. Молчание – говорить только то, что принесет пользу окружающим или себе, избегать несерьезных разговоров.

3. Порядок – держать все вещи на своих местах; для каждого занятия иметь свое время.

4. Решительность – делать то, что до́лжно, неукоснительно выполнять то, что решено.