Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - Екатерина Бузукова

✓ свойства (размеры, цвета, комплектация и т. д.); чем подробнее, тем лучше;

✓ упаковка или другие параметры, важные для логистики. Это позволяет на этапе заказа или формирования ассортимента от поставщика определять минимальную партию (например, коробка), своевременно подавать информацию на склад или в отдел логистики о величине заказа.

Рассмотрим пример – табл. 2.1.

Таблица 2.1. Фрагмент рабочей базы данных поставщика мебели

На основании такой базы очень удобно формировать и отправлять регулярные заказы поставщику. База со временем может менеджером дополняться и оптимизироваться. Имея такую базу, вы всегда сможете увидеть историю развития ассортимента от конкретного поставщика, динамику изменения его цен и условий.

Каталоги – также нужный инструмент, несмотря на кажущуюся его простоту и очевидность. Что может быть проще, скажете вы, – каталог поставщика или производителя? Зачем об этом говорить? На самом деле есть некоторые рекомендации, которые хотелось бы дать по этому инструменту.

1. Менеджер обязан иметь собственную базу рабочих каталогов и прайс-листов, документы технического характера, копии сертификатов и других важных для текущей работы документов, которые требуется периодически обновлять. Важно: грамотно составленный технический каталог – такой же инструмент, как и база данных. Без него трудно понять, как продукция выглядит, какими свойствами обладает, чем комплектуется. Чем более подробный в техническом плане каталог может предоставить поставщик, тем выше его профессиональный уровень и тем проще работать с товаром. Каталог – источник информации о товаре, для менеджера по закупкам это рабочий инструмент.

2. Житейский опыт подсказывает, что каталоги обладают свойством исчезать в недрах офиса (их часто требуют товароведы или менеджеры по продажам, чтобы познакомиться с товаром, маркетологи, даже складские работники и иногда – покупатели). Поэтому всегда нужно иметь запас каталогов, чтобы обеспечивать ими все подразделения компании, и всегда нужно иметь несколько каталогов про запас на тот случай, если затеряется рабочий экземпляр. Лучше всего будет, если свой рабочий экземпляр менеджер по закупкам подпишет или как-то еще обозначит (специальной наклейкой или фломастером). Это кажется пустяковым советом, но сколько раз в своей практике мы сталкивались с ситуацией, когда срочно нужно взглянуть, как выглядит товар, а каталога под рукой не оказывалось. Менеджер по закупкам не может позволить себе роскошь принимать решения наобум.

3. Рекомендуем хранить устаревшие каталоги и техническую информацию, т. е. вести архив данных по товару. Особенно это касается технически сложных товаров, т. е. тех, для которых могут понадобиться запасные части или детали. Это позволяет быть в курсе тенденций поставщика в части изменения товарных линеек, коллекций и цен.

Пример из личной практики. В 2000-е годы, работая закупщиком, я занималась сантехникой и поставками санитарной керамики (раковин, ванн, унитазов и т. п.) от известной финской фирмы. У меня хранился архив каталогов этой фирмы с 1979 года. Однажды в компанию обратился покупатель, который искал запасную деталь для системы смыва бачка – его модель смыва была примерно 90-х годов. Я знала о том, что завод выпускал детали и запчасти к своему товару в течение 25 лет (!) с момента, как товар был снят производства. По старым каталогам и номеру мы нашли эту деталь, узнали о наличии ее на заводе, и через короткое время довольный клиент получил свой заказ.

Шаг 3. Нужное количество и качество

Оформление и отправка заказа

Итак, потребность в товаре существует. Поставщик определен. Имеются все данные по товару. Теперь необходимо определиться собственно с номенклатурой и количеством.

Инструмент: ABC–XYZ-анализ, отчет по оборачиваемости, отчет по товародвижению (продажам, остаткам), прогноз продаж, величина страхового запаса, оптимальный размер заказа.

Об этих и некоторых других инструментах подробно см. в главе 4, однако обзорно мы эти инструменты рассмотрим. Использовать только один анализ (например, только АВС-анализ) опасно, так как можно не увидеть важных тенденций (например, ухудшение оборачиваемости или растущий спрос на товар).

Это самая важная часть работы менеджера по закупкам. От правильного количества товара будет зависеть и то, насколько фирма обеспечена товаром, и то, эффективно ли расходуются оборотные средства компании.

АВС-анализ – это ранжирование ассортимента по разным параметрам (обороту и прибыли).

Товары А – самые важные товары, приносящие первые 50 % оборота и прибыли.

Товары В – «средние» по важности, приносящие еще 30 % оборота и прибыли.

Товары С – «другие» товары, приносящие остальные 20 % оборота и прибыли.

XYZ-анализ – математически-статистический метод, позволяющий анализировать и прогнозировать стабильность продаж отдельных видов товаров и колебания уровня потребления тех или иных товаров. Чем стабильнее спрос на товар, тем легче мы им управляем, тем ниже потребность в товарных запасах, тем легче планировать движение продукта.

Совмещенный АВС-XYZ-анализ позволит регулировать складской запас и вырабатывать правильную закупочную политику в отношении разных товаров (какие товары возить с увеличенным страховым запасом, какие можно возить фиксированным заказом и т. д.). Также с помощью этих данных можно распределить свои усилия по наблюдению над разными товарами: что требует постоянного и тщательного наблюдения, а что можно проверять время от времени.

Оборачиваемость – это число оборотов в разах или днях среднего товарного остатка за некий отчетный период (месяц, неделю). Основная цель анализа оборачиваемости запасов – определить те товары, у которых скорость цикла «товар – деньги – товар» минимальна, чтобы принимать решение об их дальнейшей судьбе. Важно отслеживать динамику изменения оборачиваемости – сравнить с прошлым периодом, с аналогичным периодом прошлого года. Ухудшение оборачиваемости может свидетельствовать либо о падении спроса, либо об избыточном запасе.

Отчет по продажам и остаткам – данные по количеству проданного и оставшегося на складе на данный момент товара. Необходимо не просто опираться на цифры из отчета, но помнить при заказе о сезонности и о том, на какой стадии жизненного цикла товар находится (растет его потребление или падает).

Прогнозы продаж могут быть экспертными (прогноз строится профессионалами сбытовых и маркетинговых служб на основе личного опыта и знания рыночной ситуации), статистическими (метод «наивного прогноза», метод долгосрочной средней, метод скользящей средней, метод взвешенной экспоненциальной средней; анализируют динамику продаж, выявив основные тенденции изменения спроса в зависимости от сезонности, специальных акций и т. п.), совместными (комбинации экспертных и статистических методов). Необходимо учесть и горизонт прогноза (примерный остаток времени, на который следует строить прогноз спроса. Если для пополнения запаса товара не требуется много времени (например, поставка приходит за две недели), то горизонт прогноза можно ограничить ближайшим будущим. Если товар надо ждать три месяца, то горизонт составит 90 дней с даты построения прогноза).

Определение страхового запаса по каждой позиции (т. е. постоянной, неприкосновенной части запасов, предназначенной для непрерывного снабжения компании в случае сбоев в поставке или непредвиденного возрастания спроса). Рассчитывается по формуле «предполагаемое время задержки поставки × средний дневной спрос».

Определение точки заказа (иногда ее называют точкой перезаказа) – нижней границы товарного запаса, при достижении которой необходимо организовать очередной заказ. Рассчитывается по формуле «средний дневной спрос × подготовительный период на поставку товара + страховой запас».

Формула оптимального заказа (формула Уилсона (или Вильсона)) помогает найти оптимальное для заказа количество товара, при котором издержки на его поставку и хранение минимальны. Это называется «экономически обоснованный заказ» (ЭОЗ).

Чтобы рассчитать ЭОЗ, нужно знать издержки пополнения заказа, издержки хранения, ежедневный спрос, стоимость единицы товара в закупочных ценах и общее количество дней, когда товар находится в продаже, за год.

Следует сказать еще вот о чем, применяя те или иные формулы на практике. Все математические методы прогнозов и расчетов справедливы в первую очередь для товаров со стабильным спросом, так как одна из основных переменных во многих уравнениях – это «спрос». А на спрос влияет поведение покупателей, поставщиков, наличие или отсутствие товаров-заменителей, конкуренты и их активность, квалификация продавцов и отношение их к продаваемому товару, выкладка, цена, этапы жизненного цикла и еще многое другое (наличие парковки, погода, реклама и т. д.). Поэтому никакая формула не заменит опыт и квалификацию закупщика и его способность принимать решения на основе многих данных.