Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - Екатерина Бузукова

✓ оптимизация ассортимента (соотношение ходовых и неходовых позиций);

✓ постановка эффективной закупочной политики предприятия;

✓ организация бесперебойной работы отдела закупок;

✓ экономия внутриотдельских расходов;

✓ отсутствие негативных оценок со стороны руководства компании и руководства коммерческой службы;

✓ отсутствие обоснованных претензий к отделу закупок со стороны других структурных подразделений предприятия.

VII. Заключительные положения

1. Настоящая должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится на предприятии, другой – у работника.

2. Задачи, обязанности, права и ответственность начальника отдела закупок могут быть уточнены в соответствии с изменением структуры, задач и функций коммерческой службы.

3. Изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Основные компетенции менеджера по закупкам

Продолжая разговор о закупщиках, мы рассмотрим, какими же качествами должен обладать этот специалист, чтобы профессионально исполнять возложенные на него обязанности.

Основная зона ответственности закупщика – это принятие решений о количестве, качестве, сроках, месте и способах поставки товара. Текущая работа зачастую требует немедленных решений (например, поставщик при загрузке машины звонит и спрашивает, какой груз положить на оставшееся свободное место в машине). Принимая решения, нужно уметь действовать: а) быстро; б) точно; в) правильно. Перефразируя известное выражение, можно сказать: «Хороший закупщик – быстрый закупщик!»

Компания, формируя требования к специалисту, выбирает те навыки (и тот стиль объявлений о найме), который максимально соответствует задачам должности. Требования могут быть обычными, подразумевающими стандартную квалификацию для получения этой работы (пример такого объявления см. ниже).

Вариант 1. Объявление о найме менеджера по закупкам

Требуется менеджер по закупкам в розничную компанию по торговле компьютерной техникой

Пол: мужской

Возраст: 25–35 лет

✓ Техническое образование;

✓ математический склад ума;

✓ знание английского языка (на хорошем уровне);

✓ коммуникабельность, ответственность.

Обязанности:

✓ закупка товаров;

✓ взаимодействие с поставщиками;

✓ переписка и общение с поставщиками;

✓ анализ и своевременное пополнение материальных запасов;

✓ выставки, командировки по Европе.

Источник: обобщенные данные по материалам Интернета.

Требования к кандидату могут быть более высокими, подразумевающими более сложные обязанности и квалификацию специалиста (соответственно, уровень заработной платы будет другой).

Вариант 2. Объявление о найме менеджера по закупкам

Вакансия: менеджер по закупкам в международную торговую компанию.

Должностные обязанности: оптимизация существующих закупочных и логистических систем. Оптимизация документооборота. Организация проведения тендеров, анализ результатов и представление информации руководству компании. Координация финансовых потоков, связанных с закупочными и логистическими процессами. Определение потребности продукта (объем заказа, подготовка и размещение, периодичность). Разработка транспортных условий контрактов. Организация закупки, доставки, отгрузки, перевозки, экспедирования товаров. Поиск и анализ потенциальных партнеров с применением современных технологий. Обеспечение эффективного взаимодействия с управлением логистики.

Требования к кандидату

Возраст: 25–35 лет.

Образование: высшее; специальное образование по логистике.

ПК – уверенный пользователь. Английский язык – свободное владение.

Требования к квалификации

Опыт работы в сетевых розничных компаниях от 2 лет (желательно в аналогичной должности).

Опыт организации закупочной и логистической работы с международными компаниями. Навыки в области анализа, планирования и управления. Знание построения закупочных и логистических систем в международной практике. Знания в области проектирования и организации информационных потоков в закупочной и логистической системе. Опыт организации и проведения тендеров.

Деловые качества: способность вести несколько проектов одновременно, стрессоустойчивость, активность, коммуникабельность.

Важный комментарий: изучив множество объявления о найме, мы пришли к выводу, что часто компании не делают различий между менеджером по закупкам и категорийным менеджером, особенно если компания только переходит на систему категорийного менеджмента. Это возвращает нас к мысли о том, что нужно определиться не только с названием должности в компании (чтобы она соответствовала структуре компании), но и с функциональными обязанностями, которые руководство возлагает на специалиста.

Самые необходимые профессиональные навыки:

✓ образование среднее или высшее; часто требуется дополнительное образование в области логистики;

✓ знание основ логистики, товародвижения, принципов складирования;

✓ желателен опыт работы в должности менеджера по закупкам на требуемом рынке;

✓ знание процессов закупки, основ внешнеэкономической деятельности (ВЭД), если таковая есть на предприятии;

✓ умение обращаться с базами данных и свободное владение информационными системами на уровне грамотного пользователя;

✓ умение планировать, пользуясь системами и методами анализа;

✓ владение иностранным языком (если осуществляется ВЭД);

✓ умение договариваться, вести переговоры, знание переговорных технологий;

✓ умение противостоять давлению на переговорах и в сложных ситуациях; стрессоустойчивость; умение принимать решения;

✓ стремление получать новую информацию и обрабатывать ее;

✓ знание основ этикета и делового протокола.

Мотивация менеджера по закупкам

Мотивация закупщика будет в первую очередь зависеть от его функциональных обязанностей и полномочий. Может ли менеджер по закупкам влиять на продажи товара? Отвечает ли он за товарооборот? Обычно менеджер по закупкам имеет возможность влиять на такие важные факторы, как:

✓ себестоимость товара (путем снижения закупочных цен или оптимизации логистических схем);

✓ оборачиваемость (оптимизация товарного остатка и закупка высоко-оборачиваемых товаров);

✓ количество неликвидов, брака, возвратов (поставка высоколиквидного товара и предотвращение появления неликвидов, возвраты поставщику);

✓ выполнение плана закупок;

✓ получение кредитных условий от поставщика, процент товара на реализацию (для высвобождения оборотных средств);

✓ получение бонусов от поставщика (за продвижение товара, размещение его на полке, ввод новых позиций и т. д.).

Вследствие изложенного все показатели его системы мотивации должны быть связаны:

а) с параметрами, на которые он реально может влиять;

б) с параметрами, актуальными для конкретной компании (нет смысла вводить в систему мотивации параметр «процент сторонних закупок», если это для компании не столь важно и есть другие, более насущные проблемы, например оборачиваемость или борьба с неликвидами);

в) с нашим исходным положением, что менеджер по закупке и отдел закупок не тратят, а зарабатывают деньги для компании.

Рассмотрим основные подходы.

1. Оклад

Закупщик, будучи простым исполнителем (например, помощником категорийного менеджера), получает фиксированную сумму, которая не привязана ни к какому результату. Как правило, эта система распространена в небольших компаниях или в компаниях, где оценить эффективность работы по каким-либо причинам нельзя (например, очень молодая компания пока не имеет четких планов по продажам, нет сформированного пула поставщиков, нет современной информационной системы, и нельзя вычислить никакие данные, кроме собственно товарооборота). Может использоваться как начальный этап оплаты (например, для специалиста на испытательном сроке).

Плюсы: простота, предсказуемость расходов для руководителя, гарантии получения своих денег для менеджера.

Минусы: все остальное. Во-первых, главный минус в том, что закупщик будет закупать товар на авось, не думая о прибыли и обороте компании. Во-вторых, невозможно оценить качество работы менеджера (по сути, контролировать его работу тоже нельзя); в-третьих, создается почва для злоупотреблений (получение «откатов» от поставщика), так как фиксированный оклад рано или поздно начинает казаться недостаточным. В-четвертых, никак не стимулирует менеджера делать свою работу лучше (а за снижение качества тоже никто наказать не может, потому что критериев оценки нет). В-пятых, система зависит от субъективной оценки руководства по принципу «нравится/не нравится» или «у меня закупщик должен получать $500, и все!». Последствия – низкая квалификация кадров, воровство и «откаты», потеря руководством компании значительных средств (которые можно было бы «спасти», получая от поставщика официальную дополнительную скидку, а не бонус в карман закупщику).