Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - Екатерина Бузукова

Шаг 4. Подготовка и оформление заявки на товар поставщику

На основании всех вышеизложенных инструментов менеджер по закупкам оформляет собственно заказ или заявку на поставку.

Инструмент: заказ, база данных по поставщику, реже – электронный заказ.

Форма заявки может быть любой: устной – в случае простого заказа однотипного товара, который уже давно поставляется и не требует никаких дополнительных согласований с поставщиком («Поставьте, пожалуйста, десять упаковок товара Х, артикул такой-то»); письменной – в электронной форме (опять же форма заявки произвольная – простое перечисление позиций или бланк-заявка по согласованной с поставщиком форме). Каждая компания вырабатывает ту форму заказа, которая ей удобнее. Письменная форма предпочтительнее, так как дает возможность сверить затем подтверждение с самой заявкой и проверить, те ли позиции и в том ли количестве нам будут поставлены.

Наша рекомендация: даже простые заявки оформлять в письменном виде, используя все данные из базы данных. Это дает возможность действовать быстро (не нужно писать лишнее, так как простым копированием можно дополнять разные позиции), заранее рассчитать стоимость и величину заказа. Поставщик, получая такую заявку, знает, что менеджер, приславший ее, контролирует ситуацию и вероятность того, что в заявку попадет «лишний» товар, будет минимальна. Кроме того, заранее рассчитанную поставку проще сверять с подтверждением – до статочно лишь сверить итоговые суммы, чтобы убедиться, что расхождений нет (или, наоборот, они есть).

Рассмотрим пример (табл. 2.2).

Таблица 2.2. Пример заказа, оформленного на основе базы данных

Важно: каждому заказу требуется присвоить номер. Он может быть любой, но рекомендуем использовать в номере заказа буквенное обозначение поставщика, порядковый номер поставки, год или месяц поставки, другую информацию (например, в какой магазин поставляется).

Например:

Заказ № GU-05-14 (означает, что поставщик Gustavsberg, порядковый номер заказа 5 в 2014 г.).

Заказ № ДШ-6(1)-14 (поставщик Дашков, заказ 6 (первая партия) в 2014 году).

Это нужно, чтобы вести контроль за количеством заказов и при сверке и оплате товара не путать похожие заказы. Кроме того, разные заказы могут выходить от поставщика в разное время (например, тот, что был подан раньше, выйдет позднее). Пользоваться номерами подтверждений поставщиков не всегда удобно, так как поставщики имеют абсолют но разные системы их присвоения. А задача менеджера по закупкам – унифицировать систему заказов и сделать эту систему максимально удобной для всей компании. Именно эти номера заказов будут рабочими и для склада, и для операционистов, вносящих товар в информационную систему, и для магазинов и отделов продаж, и для бухгалтерии при оплате заказов.

Порядковые номера позволяют менеджеру сразу видеть, какой товар поставляется чаще (номер декабрьского заказа АЗ-122-14 скажет нам, что в 2014 году от поставщика «Азимут» было поставлено уже 122 заказа, т. е. поставки идут по десять в месяц, в то время как по аналогичному товару код ВС-8-14 «Восток» поставил нам в этому году всего лишь 8 заказов). По каждому заказу можно будет вести архив (заказ, подтверждение, копии отгрузочных накладных и других транспортных документов, копии платежных документов, рекламации и кредит-ноты, другие документы, сопровождающие заказ), опираясь на единый номер.

Электронный заказ – разновидность размещения заказов поставщику на базе электронного обмена данными (Electronic Data Interchange, EDI), а также использование электронных каталогов и синхронных данных о товарном запасе. Для этого как минимум требуется связать компанию и поставщика в единую информационную систему (EDI). Преимущества системы очевидны (надежность, скорость передачи и обработки данных), но пока это преимущественно действует в крупных западных сетевых компаниях.

С помощью электронного обмена данными (EDI) работают:

розничные сети: «Ашан», «Лента», «Метро», «Перекресток», «Седьмой континент», «Аптека 36,6», X5 Retail Group и другие сети;

производители: «Бритиш Американ Тобакко», «Быстрофф», «Колгейт-Пал-молив», «Кока-Кола», «Жилетт», «Клорокс», «Джонсон & Джонсон», «Марс», «Нестле», «Проктер & Гембл», «Юнилевер», «Вела», «Вимм-Билль-Данн».

Шаг 5. Получение подтверждения от поставщика на поставку товара

Сверка заказа с подтверждением, выставление счета-фактуры

Поставщик подтверждает заказ к поставке, высылая подтверждение. Задача менеджера на этом этапе – сверить подтвержденное и заказанное количество и номенклатуру товара. Если заказ был заранее рассчитан, то сверка не займет много времени. В противном случае придется перепроверять каждую товарную позицию и пересчитывать (что обидно, так как часто – только на калькуляторе) сумму и количество товара. Если этого не сделать, то существует вероятность ошибки у поставщика (характерно, что ошибка, как правило, бывает не в пользу того, кто делал заказ) – расхождение в номенклатуре, цене и/или количестве товара.

Если на этом этапе требуется корректировка заказа, она происходит по инициативе закупщика.

Если корректировки не требуется, то заказ считается принятым и готовится к поставке.

На основании подтверждения выставляется счет[6] (счет-фактура, инвойс или проформа-инвойс – зависит от типа поставки), который и будет являться официальным документом и на основании которого будет производиться оплата заказа. По нему затем будут формироваться все документы по приему товара, вноситься предварительные данные в информационную систему.

Инструмент: подтверждение или счет поставщика, сертификаты.

Обязательное требование – только письменная форма. Устные подтверждения («Да, мы вышлем вам партию, как вы заказывали, – ровно 50 упаковок шампуня марки “X”) приниматься не должны. Как известно, слова – не документ, на них нельзя ссылаться в случае разногласий или проблемных ситуаций.

На этом же этапе менеджер по закупкам обязан проконтролировать или обеспечить наличие всех необходимых для поставки сертификатов.

Инвойс (англ. invoice) – в международной коммерческой практике документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров, их количество и цену, по которой они будут поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Выписка инвойса свидетельствует о том, что у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями.

В российской практике документ, аналогичный инвойсу, отсутствует (счет-фактура является документом, применяемым исключительно для целей налогового контроля, и потому не может считаться полным аналогом инвойса). В связи с этим в России обычно инвойс применяется лишь при международных поставках товаров.

Счет-фактура – документ строго установленного формата, который выписывается продавцом на имя покупателя после того, как покупатель принял товар.

Счет-фактура состоит из перечня поставленных товаров или услуг, их цен, номера отгрузочного документа, суммы счета, иных реквизитов. В счет-фактуру разрешается добавлять иные показатели при условии сохранения последовательности расположения, содержания и числа показателей, утвержденных в типовой форме.

Согласно ст. 169 Налогового кодекса РФ, счет-фактура является документом, который служит основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению.

Необходимо внимательно следить за оформлением счетов-фактур. Неправильно оформленный счет-фактура является любимым поводом для придирок налоговиков.

Рассмотрим пример – табл. 2.3 (на с. 74–75).

Шаг 6. Выполнение обязательств по оплате заказа

В зависимости от достигнутых договоренностей поставка может идти в кредит или по предоплате. Данные о сумме счета заносятся менеджером в баланс, и на основании баланса затем формируется план оплат для бухгалтерии. Подробнее о балансе сказано ниже (в шаге 11).

Предоплата заказа или оплата предыдущих инвойсов и счетов. Информирование поставщика об оплате. Согласно выставленному счету производится оплата товара. Как правило, данные подаются в бухгалтерию или финансовую службу заранее, на основе баланса и плана поставок. Задача менеджера на этом этапе – предоставить для оплаты в бухгалтерию правильные реквизиты поставщика, проконтролировать сумму платежа и уведомить поставщика об оплате. Уведомление об оплате (информационное письмо или копия платежного поручения) должно подаваться в произвольной письменной форме (по факсу или по электронной почте – с уведомлением о получении и прочтении) с указанием суммы, даты, номера счета и желательно банка плательщика.