Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения - Е. Злобина

2) свидетельство о повышении квалификации – для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 ч;

3) диплом о профессиональной переподготовке – для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 ч;

4) диплом о присвоении квалификации – для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 ч.

Сведения о результатах повышения квалификации и профессиональной переподготовки специалистов направляются в кадровые службы по месту их основной работы. Возникает вопрос: что указывать в качестве профессии, специальности, если работник имеет среднее образование и предъявляет аттестат об окончании средней школы? На практике многие работники кадровой службы указывают в этом разделе должность, на которую принимается работник, но эта практика может показаться несколько спорной. Так что в приведенном выше случае можно оставить этот раздел незаполненным, т. к. в аттестате об окончании средней школы профессия, специальность по вполне понятным причинам отсутствуют. После заполнения трудовой книжки в соответствии с п. 2.2 Инструкции работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных записей.

Обращаем ваше внимание на то, что он ставит только свою подпись, никакой дополнительной информации типа «С записями ознакомлен» вносить не следует. Ниже расписываются сотрудник кадровой службы или другое уполномоченное для ведения трудовых книжек должностное лицо. В левом нижнем углу титульного листа трудовой книжки ставится печать организации. Собственно, документ, не скрепленный личной подписью работника, таковым не является. На практике сотрудники Пенсионного фонда РФ обращают внимание на подпись должностного лица, закрывающего в трудовой книжке при увольнении работника блок записей о работе в конкретной организации. Ими неоднократно делались замечания о том, что трудовые книжки должны подписываться ответственным лицом в должности начальника отдела кадров, а при отсутствии в организации отдела кадров – первым руководителем, директором организации или его заместителем. Обсуждать законность подобных требований не будем, но считаем, что выполнить их значительно проще, чем создавать проблемы владельцу трудовой книжки. Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.

В состав реквизита «Подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с обязательным указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке соответствующей организации);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней строки. Печатью скрепляется подпись ответственного должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Место нанесения печати может обозначаться символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. При отсутствии отметки о месте нанесения печати следует проставлять ее оттиск т. о., чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Не рекомендуется ставить печать поверх личной подписи, а также ниже реквизита «Подпись» на свободном месте листа. В первом случае и подпись, и печать практически не прочитываются, во втором случае возникают подозрения, что печать была поставлена до подписания документа ответственным должностным лицом[11].

Даты заполнения трудовой книжки и начала работы могут не совпадать. Дата заполнения трудовой книжки требует буквенно-цифрового обозначения, как этого требует строка («_______»_______________20____г.). После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой трудовая книжка заполнялась впервые. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть проставлена разборчиво.

В этой связи специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, целесообразнее не ставить свою личную подпись, а писать разборчиво свою фамилию. Общие сведения о работнике, которые вносятся на первую страницу трудовой книжки, могут измениться, что требует уточнения соответствующих записей. Отметим, что в п. 2.3, 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек говорится именно об изменении личных данных работника по определенным причинам, а не об их исправлении из-за допущенных при заполнении титульного листа ошибок. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки исправления не допускаются, бланк считается испорченным (аннулированным) и подлежит уничтожению.

Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании соответствующих документов.

При необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. Пункт 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусматривает, что изменение (дополнение) на первой странице трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. В названном пункте не сказано о необходимости сделать ссылку на соответствующий документ, дополняя ранее внесенные в титульный лист сведения об образовании или профессии и специальности.

Некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а пояснение к дополнительной записи в строке «Профессия, специальность» должно располагаться на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Однако, во-первых, это не всегда возможно, т. к. размеры бланков трудовой книжки не позволяют фиксировать все изменения в профессии, специальности, а во-вторых, действующие правила такой фиксации не предусматривают. В практике встречаются многочисленные случаи, когда работники кадровых служб используют для фиксации информации о стаже работника, фактах ознакомления с записями в книжке, выдачи книжки в период работы и для других целей различные дополнительные вклейки на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Подобный опыт должен быть исключен, поскольку он не соответствует Правилам: никакие дополнительные страницы или сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в т. ч. и для внутреннего использования в рамках данной организации. Инструкция устанавливает порядок внесения записей об установлении работнику второй и последующей профессии, специальности[12].

Такие записи производятся в разделе «Сведения о работе» в графе 3, а в графе 4 указываются соответствующее удостоверение, его номер и дата. Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу. Номера и даты приказов вносятся в 4-ю графу трудовой книжки.

Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года. В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «лс», «л/с», «N К», «N К/2», «N-П» или другие в зависимости от установленного в организации порядка. Единые правила нумерации приказов должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя.

В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т. п. Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве со сроком хранения 5 лет.

При приеме на работу в 3-й графе сначала в виде заголовка (без номера и даты) пишется полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации в соответствии с ее учредительными документами (уставом, учредительным договором). Наименование организации может быть проставлено специальным штампом. Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения: «Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда».