Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения - Е. Злобина

Изменение статуса юридического лица также требует внесения соответствующих записей в трудовую книжку. Согласно ст. 57 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) реорганизация включает в себя различные формы: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование. Реорганизация юридического лица может быть осуществлена по решению его учредителей либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами.

Юридическое лицо считается реорганизованным с момента государственной регистрации вновь возникших юридических лиц. Согласно ст. 75 ТК РФ при изменении подведомственности (подчиненности) организации, а равно при ее реорганизации трудовые отношения с согласия работника продолжаются. При отказе работника от продолжения работы трудовой договор прекращается в соответствии с п. 6 ст. 77 ТК РФ. Обычно раздел «Сведения о работе» заканчивается быстрее других разделов трудовой книжки.

Это и понятно, ведь в него вносится наибольшее количество записей, отражающих не только прием, перевод, увольнение, но и другие факты трудовой биографии работника. Некоторые особо находчивые работники кадровой службы ссылаются на проблемы с приобретением вкладышей и, зачеркивают наименование разд. «Сведения о награждении» и как ни в чем не бывало, продолжают вносить в переименованный раздел сведения о работе. Кто-то вклеивает несколько чистых листков бумаги и продолжает записи, правда, с соблюдением всех граф раздела «Сведения о работе».

Некоторые работники кадровой службы, не найдя бланка вкладыша в трудовую книжку, используют бланк самой трудовой книжки, выдергивая ее из обложки, сверху делают надпись «Вкладыш» и пристраивают ее (правда, с соблюдением всех правил оформления вкладыша) в трудовую книжку работника. Сразу заметим: последствия такой самодеятельности непредсказуемы, и нет никакой гарантии, что при оформлении пенсии «несчастному» работнику Пенсионный фонд не потребует от него справки, подтверждающие все периоды работы, внесенные в самодельный вкладыш[14].

При окончании одного из разделов трудовой книжки кадровый специалист организации-работодателя обязан оформить вкладыш в трудовую книжку по установленной Правилами ведения и хранения трудовых книжек форме. Работник предъявляет паспорт и документ об образовании, на основании которых и заполняется титульный лист вкладыша. В качестве даты ставится фактическая дата заполнения вкладыша. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке, а не начинается вновь. И еще: прежде чем ставить штамп на титул трудовой книжки «Выдан вкладыш, серия ______ № ______» и заполнять его, заполните сам вкладыш.

Бывает, что вкладыш заполняется неправильно (неправильно заполненный бланк вкладыша уничтожается по акту) и не подлежит дальнейшему заполнению, а его серия и номер уже внесены на титул трудовой книжки. Приходится ставить новый штамп, а на титуле трудовой книжки не так уж много места. Заполненный вкладыш подшивается хлопчатобумажными нитками в обложку трудовой книжки в самом конце. Остается заметить, что трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки, и все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

В ст. 66 ТК РФ закреплено, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе. Пункт 24 Правил ведения трудовых книжек рассматривает награждение и поощрение за трудовые заслуги как равнозначные понятия и указывает, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

1) о награждениях государственными наградами, в т. ч. о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений; о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

2) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, уставами и положениями о дисциплине, а также коллективными договорами, правилами внутреннего распорядка организации и иными локальными нормативными актами работодателя.

Следует обратить внимание на несоответствие формулировок подзаконных актов и ТК РФ. Статья 5 ТК РФ указывает на то, что постановления Правительства РФ (в нашем случае – Правила) и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (в нашем случае – Инструкция) не должны противоречить ТК РФ. Названное несовпадение понятий «награда» и «поощрение» затрудняет применение норм трудового законодательства в практике оформления трудовых книжек. Но, учитывая, что поощрения, не являющиеся по существу наградами, характеризуют работника с позитивной стороны и отражаются в трудовой книжке в его интересах, более широкое толкование термина «поощрение» является верным, и в связи с этим целесообразно включить указанный термин в норму ч. 3 ст. 66 ТК РФ.

В трудовую книжку не вносятся записи о премиях, которые не являются поощрением работника, но являются составной частью его заработка, т. е. предусмотрены системой оплаты труда. Пункт 4 Инструкции устанавливает порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждении: в графе 3 данного раздела трудовой книжки пишутся в виде заголовка полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации; ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в графе 2 ставится дата награждения, в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой, в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа). Пункт 27 Правил предусматривает, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, о награждениях (поощрениях) должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения.

В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за № недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.

Следовательно, может быть исправлена любая имеющаяся в трудовой книжке запись независимо от ее порядкового номера и давности внесения. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. Подлинник трудовой книжки при этом оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу[15].

Порядок учета и хранения трудовых книжек также содержится в названных подзаконных актах. Приступая к работе с трудовыми книжками, лицо, ответственное за их ведение, должно прежде всего:

1) принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе;

2) проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

3) проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников;

4) проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и категорий, принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, на которых трудовая книжка оформляется впервые). При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине работодателя и т. п.). Для розыска отсутствующих документов необходимо создать комиссию, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.