Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения - Е. Злобина

С принятием Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» юристы и специалисты кадровых служб связывали перспективу отказа от практики ведения трудовых книжек, поскольку ее значение в качестве доказательства трудового стажа в системе индивидуального пенсионного страхования менялось. Однако ими совершенно напрасно упускалось из виду, что трудовая книжка – это не только совокупность сведений о продолжительности трудовой деятельности, но и документ, призванный фиксировать качественную сторону труда работника, документ, обладающий правовыми гарантиями подлинности и сохранности, которые столь необходимы, в т. ч. и в интересах социальной защиты трудящихся. Трудовые книжки нового образца введены в действие с 1 января 2004 г., имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Для начала обратим внимание на п. 3 и 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек. В соответствии с этим документом трудовые книжки положено оформлять на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней, а для поступающего на работу впервые – не позднее недельного срока со дня приема на работу. Причем в последнем случае необходимо личное присутствие работника. Рассмотрим положения Инструкции по заполнению трудовых книжек. Этот нормативный акт, несомненно, должен стать для работника кадровой службы своеобразной азбукой по оформлению трудовой книжки. Так, в Инструкции сказано, что запись в книжке производится очень аккуратно. При этом используются гелевые, перьевые, шариковые ручки, ручки-роллеры со световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Однако стоит заметить, что некоторые отделения пенсионного фонда делают замечания относительно заполнения трудовых книжек пастой или чернилами черного цвета. Поэтому рекомендуется при заполнении трудовой книжки ограничиться стандартными цветами: синим и фиолетовым. Совершенно недопустимо заполнение трудовой книжки красными, зелеными, оранжевыми, коричневыми и другими цветными чернилами или пастой.

Запись дат во всех разделах трудовой книжки производится арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными).

Какие-либо сокращения указанная Инструкция делать не позволяет. Нельзя сокращать, например, имя и отчество, дату рождения и дату заполнения трудовой книжки. Пункт 2.1 Инструкции запрещает замену имени и отчества инициалами. Следует быть внимательным при написании таких имен, как Наталия и Наталья, Марианна и Марьяна, а также при указании сложных фамилий и отчеств. Дата рождения (число, месяц, год), как и сведения о фамилии, имени, отчестве работника, указывается строго в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность.

Статья 66 ТК РФ, сохраняя исключительно федеральный уровень регулирования основных вопросов, касающихся ведения трудовой книжки работника, предусматривает, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Трудовая книжка – один из документов, предъявляемых при приеме на работу. Это общее правило закреплено в ст. 65 ТК РФ. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем.

Не заводятся и не ведутся трудовые книжки в отношении граждан, осуществляющих трудовую деятельность самостоятельно либо не на основании трудового договора:

1) индивидуальных предпринимателей;

2) частных нотариусов, детективов, адвокатов;

3) руководителей коммерческих организаций, которые являются единственными учредителями данной организации;

4) лиц, выполняющих работы или оказывающих услуги на основании договоров гражданско-правового характера;

5) аттестованных сотрудников органов внутренних дел, таможни, военизированной охраны, МЧС, органов, исполняющих наказание, и т. п. Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, производятся без каких-либо сокращений.

Необходимо писать полностью:

1) пункт;

2) статью Трудового кодекса Российской Федерации;

3) приказ (его дату, номер).

В трудовую книжку вносятся 3 группы сведений:

1) сведения о работнике;

2) сведения о работе;

3) сведения о награждениях (поощрениях). Все записи в трудовой книжке (о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях) вносятся работодателем после издания соответствующего приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения)[10].

Трудовая функция определяется путем установления сторонами трудового договора профессии, специальности, квалификации для рабочего или должности для служащего, по которой будет работать работник.

Профессия – это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций (например, строитель, врач, преподаватель и т. д.).

Специальность – это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей. Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования (например, строитель: плотник, каменщик, маляр; врач: терапевт, хирург, педиатр).

Квалификация – это уровень подготовки, опыта, знаний по данной специальности, определяемый для рабочих разрядами работ, которые они могут выполнять (например, слесарь 3-го разряда), а для служащих – специальным образованием, опытом, занимаемой должностью, званием. О присвоении квалификации по определенной специальности свидетельствует диплом специалиста.

Необходимо обратить внимание на то, что постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст «О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора специальностей по образованию» утвержден Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст) (с изм. и доп. 1/2005).

Данные об образовании, профессии, специальности вносятся на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или иных надлежащим образом оформленных документов. Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена лишь на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

Инструкция по заполнению трудовых книжек предлагает следующие варианты записи об образовании:

1) основное общее;

2) среднее общее;

3) начальное профессиональное;

4) высшее профессиональное;

5) послевузовское профессиональное образование.

Для студентов, обучающихся на дневных отделениях, образование указывается на основании справки учебного заведения, зачетной книжки, студенческого билета, заверенных соответствующим образом. Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Например, профессиональная подготовка лиц, допущенных к обращению с опасными отходами, подтверждается свидетельством (сертификатом) на право работы с опасными отходами; специальным сертификатом, который выдается на основании послевузовского профессионального образования (ординатуры), или свидетельством о дополнительном образовании (повышении квалификации определенными видами, например медицинской и фармацевтической деятельности).

Согласно Типовому положению об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденному постановлением Правительства РФ от 26 июня 1995 г. № 610 «Об утверждении Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов», слушателям, которые успешно завершили курс обучения, выдают следующие документы государственного образца:

1) удостоверение о повышении квалификации – для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 ч;

2) свидетельство о повышении квалификации – для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 ч;

3) диплом о профессиональной переподготовке – для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 ч;