Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы - Дэвид Сиббет

Strategic Visioning™ – модель для выстраивания последовательности графических заготовок для планирования. Подробнее см.: www.grove.com.

Графические заготовки для визуального планирования

Ниже я приведу описание Graphic Guides®, которое широко использовалось для визуального планирования в компании The Grove, причем рассмотрю каждую разработку так, чтобы вы сразу могли понять принципы использования или нашли нечто полезное для своих работ и получения столь же эффективных результатов.

Пожалуйста, имейте в виду, что все эти разработки защищены авторскими правами и могут воспроизводиться только с разрешения правообладателей. Их все можно приобрести в магазине компании The Grove по адресу www.grove.com.

Итак, планы, для которых можно использовать Graphic Guides®:

• план формирования новой команды;

• ежегодный бизнес-план;

• стратегическое планирование;

• планирование работы с персоналом и управление компетенциями сотрудников;

• маркетинг и стратегии продаж;

• изменение структуры организации.

• Всем видно, что вы подготовились.

• Графическая заготовка помогает прояснять выдвигаемые предположения визуально.

• Фиксация информации показывает, что говорящий был услышан.

• Категории графической заготовки помогают организовать ход обсуждений.

• Диаграммы могут висеть на стене в течение всей встречи, предлагая тем самым панорамный взгляд на ситуацию, в особенности если они выстроены в определенном порядке.

• Если вы используете стикеры, заготовка выполняет функцию игрового поля, на котором можно проигрывать сценарии типа «что если».

• Вы можете сфотографировать диаграммы и помочь людям вернуться к тому, что обсуждалось на встрече.

Заготовки для ориентирования и планирования процессов

Многие из описанных выше инструментов могут быть использованы дизайнерскими командами, которые готовят процесс планирования. За основу можно взять простую заготовку, которую мы называем «Руководство по началу встречи». Она была создана во время работы на международных проектах – тренингах для крупной компании, выпускающей товары широкого спроса, персонал которой нуждался в простом, но действенном руководстве для проведения рабочих встреч. Руководствуясь опытом, мы выделили четыре аспекта, необходимых для продуктивной работы группы: планируемые результаты, повестка дня, распределение ролей и правила. Эти четыре категории были названы OARR (по первым буквам английского варианта этих категорий). В переводе это означает «весла» – они необходимы, чтобы путешествовать по реке – рабочей встрече. Поэтому мы и говорим: все, что нужно сделать, – это «взяться за весла». На основе этой метафоры мы построили графическую заготовку. Опыт показал, что наш метод стал распространяться подобно вирусному заболеванию: люди не только использовали его, но и стали рассказывать о нем другим, в результате он стал стандартом для начала рабочих встреч.

Четко осмыслить все четыре аспекта (планируемые результаты, повестка дня, распределение ролей и правила) можно и при помощи средств визуализации, и без них. Это следует делать в начале любой встречи. Но все же лучше сначала согласовать эти аспекты с теми, кто будет играть ключевую роль во время встречи. Таким образом, свое место в дискуссии найдут все.

Изучите список преимуществ графических заготовок. Они особо подходят для заготовки «Сплав по реке на плоту», разработанной для начала встречи. Если такая заготовка висит на стене на протяжении встречи, это помогает людям сконцентрироваться на предмете обсуждения.

«Сплав по реке на плоту» – инструмент для проведения рабочих встреч по схеме:

• планируемые результаты;

• повестка дня;

• распределение ролей;

• правила.

Если вы хорошо продумали все эти четыре категории, встреча будет более продуктивной.

Графические заготовки для построения обратных перспектив

Обратная перспектива имеет отношение к вашему прошлому и урокам, которые можно из него извлечь. Процесс построения любых планов лучше начать с истории о том, как вы оказались в данной ситуации, и визуализировать эту историю на графическом панно, используя временную шкалу. Как вы помните, встречу можно представить как реку, а временная шкала будет ее течением, так что ваш взгляд назад – обратная перспектива вашего путешествия.

Создавать графическую историю вы можете схематично или, напротив, фиксируя каждую деталь; все зависит от того, насколько глубоко вы хотите вовлечь присутствующих в этот процесс. Визуализация истории помогает людям почувствовать, что их участие имеет ценность, а кроме того, позволяет свободно скользить по шкале времени в обоих направлениях. Графические истории помогают людям увидеть целиком весь сюжет, представленный как путешествие или процесс, о чем я писал выше.

На выездных тренингах Leadership Experience компании Apple, о которых я рассказывал, мы обращались к истории исследования, проведенного Омаром Эль Салвеем в Калифорнийском университете, посвященном восприятию времени менеджерами. Рассказывают, что он инструктировал контрольную группу из 15 человек, которые должны были описать историю своего профессионального роста, а другую группу из 15 человек – описать свое профессиональное развитие в будущем. В среднем те, кто писал о прошлом, описывали последние 15 лет, а те, кто прогнозировал будущее, заглядывали в него только на 5 лет. При этом, когда группы поменялись местами, группа будущего также заглянула в прошлое примерно на 15 лет, а вот группа прошлого заглянула в будущее на 15 лет! Так что опыт осмысления продолжительных отрезков времени помогает расширить область воображения. Такой метод весьма полезен при построении стратегии и видения. Мне это напоминает софтбол: подающий закручивает мяч так, что он летит через всю площадку.

Все графические заготовки компании The Grove, а также их руководства для лидеров можно приобрести на сайте www.grove.com. Эти материалы защищены авторскими правами, поэтому ими нельзя пользоваться без разрешения. Но вы можете подчерпнуть полезные идеи для своих разработок.

Методы графического представления историй

Ниже приведены способы графической фиксации историй при минимальном использовании рисунков.

• Панно с граффити. Нарисуйте на панно временную шкалу и раздайте маркеры. Попросите присутствующих припомнить важные события в истории организации и отметить их на шкале при помощи текста или рисунков. Следующие 30 минут люди будут толпиться около панно, что-то обсуждать и обдумывать. Затем они должны вернуться на места и объяснить, что они создали, прямо от начала шкалы.