Деловая жизнь - Константин Сокольский

Чтобы сделать текст простым для чтения, проверьте, все ли определения, которые обычно бывают выражены прилагательными, действительно необходимы. И если вы убедитесь, что без некоторых вполне можно обойтись, точность передаваемой вами информации от этого не пострадает, вычеркните их.

Когда вы расположите все пункты отчета в логической последовательности и тщательно отредактируете стиль текста, проверьте пунктуацию и орфографию. Конечно, никто не сомневается в том, что вы знаете, как правильно писать то или иное слово или где в предложении ставятся запятые, но даже учителя русского языка признаются, что нередко в нужный момент не могут вспомнить правописание какого-нибудь самого простого слова. Поэтому нет ничего плохого в том, чтобы держать на своем рабочем столе хотя бы орфографический словарь.

Постарайтесь приобретать самые последние издания, так как нормы русского языка подвержены изменениям, и словарь, вышедший десять лет назад, может не иметь необходимой вам информации. Пользуйтесь словарем, как только у вас возникает хотя бы малейшее сомнение в правильности написания какого-либо слова. Если же вы не можете в данный момент проверить, соответствует ли правилу ваш вариант, откажитесь от него совсем, заменив слово или выражение аналогичным ему, в правописании которого вы полностью уверены.

Изложив всю необходимую информацию (помните, что каждый вопрос должен быть освещен в отдельном абзаце), переходите к заключению. В нем может содержаться вывод, который вы предлагаете сделать адресату из вашего отчета, а также благодарность. Вы можете поблагодарить адресата за время, которое он затратил на его чтение, и внимание, уделенное отдельным вопросам. В заключение необходимо также сообщить, требует ли отчет ответа или в нем нет необходимости.

Завершить отчет необходимо указанием вашего имени и должности, которую вы занимаете. Если ваш адресат не осведомлен о способах связи с вами, а такая необходимость может возникнуть, укажите свой телефон, факс или адрес электронной почты. Обычный почтовый адрес указывается только в случаях крайней необходимости.

Полностью закончив отчет, перечитайте его еще раз и проверьте, все ли правила соблюдены. И если вы не обнаружили ни одной погрешности, можете смело отправлять его адресату.

Глава 5. Составляем бизнес-план

Безусловно, для того, чтобы добиться чего-либо, любой руководитель в первую очередь должен уметь правильно планировать как свою работу, так и деятельность всего коллектива. Именно для этого и составляются бизнес-планы. Питер Друкер, известный как за рубежом, так и у нас в стране предприниматель, считает, что организация только в том случае может добиться успеха, если представляет собой тихое, достаточно скучное место, где служащие даже не подозревают, что такое кризис. Обычно так происходит только благодаря тому, что каждый из сослуживцев может смотреть вперед, все распланировано и вся деятельность сведена к довольно рутинной работе.

Если все дела в вашей фирме из рук вон плохо организованы, не продуманы и бумаги свалены в огромную кучу, даже необычайно одаренный человек едва ли сможет быстро во всем разобраться и добиться каких-либо видимых успехов в бизнесе. Если вы хотите стать идеальным руководителем, то, по мнению Питера Друкера, должны содержать свои дела в таком порядке и таким образом, чтобы все было упрощено. Тогда человек даже со средним образованием сможет решить те или иные проблемы, ранее считавшиеся очень сложными.

Другими словами, вы так должны распланировать работу, чтобы весь коллектив добивался удивительно хороших результатов. Все проблемы, с которыми сталкивается та или иная фирма, условно можно разделить на внутренние и внешние. Если первые связаны прежде всего с конфликтами, происходящими внутри рабочего коллектива, проблемами с оплатой труда и количеством рабочих часов, то последние – с клиентами, их безукоризненным обслуживанием и качеством продукции.

Беда многих руководителей заключается в том, что они совершенно забывают о внешних проблемах, слишком близко к сердцу принимая какие-либо внутренние разногласия. Чтобы этого не происходило, и существует бизнес-план, который напоминает руководителю, что уже сделано и что нужно сделать, чтобы добиться превосходных результатов.

Бизнес-планы могут разделяться по времени, необходимом на их реализацию. План может быть рассчитан на день, неделю, декаду, квартал, полугодие или на год. Существуют, конечно же, и еще большие бизнес-планы, рассчитанные на 2, 3, 5 лет. В этом случае все зависит от того, насколько основательна фирма, в которой вы работаете.

Если вы только пробуете себя в роли бизнесмена, вам придется для начала составить четкий, а главное реально выполнимый план, с помощью которого вы бы осуществили все свои идеи.

Для начала пригласите к себе в союзники ровно столько людей, сколько вам потребуется для создания и осуществления своего бизнес-плана. В одиночку очень сложно добиться чего-либо, не зря гласит народная мудрость: "Одна голова хорошо, а две лучше".

Следующий момент, на котором следует заострить внимание, – перед тем как соберете нужных вам людей, четко определите, что может получить каждый их участников вашего мероприятия, какие выгоды вы в состоянии предложить этим людям. Не забывайте, что никто не будет работать с вами бесплатно. Если вы разумный человек, значит, подвигая кого-то на какую-нибудь работу или получив подобное предложение от другого, вы, конечно, будете рассчитывать на определенное вознаграждение, пусть и не всегда в денежном эквиваленте.

Третье – ясно оговорите время, когда вы будете встречаться с людьми. Это должно быть не реже 2 раз в неделю. Если по тем или иным причинам это невозможно, как можно быстрее совместными усилиями составьте бизнес-план, устраивающий все стороны без исключения.

Четвертое – старайтесь, чтобы в вашей тесной группе не возникало конфликтов и острых ситуаций. У вас должна быть полная совместимость со всеми. Ведь нередко от прочности психологических связей основного звена зависит и исход дела.

Не бойтесь совершать ошибки. Если ваш бизнес-план по тем или иным причинам оказался не совсем действенным, не расстраивайтесь. Проанализировав ситуацию и приняв во внимание все свои промахи, составьте новый план действий. Если и он по тем или иным причинам потерпит неудачу, садитесь и составляйте следующий. На начальном этапе очень важны настойчивость и терпение. Ведь именно первые неудачи или промахи у многих людей полностью отбивают охоту заниматься бизнесом. Важно, чтобы план был жизнеспособным, поэтому не страшитесь все начать сначала. Если у вас сначала ничего не получается, это совсем не означает, что вы совершенный ноль в бизнесе, просто в вашем плане что-то не так, и это необходимо исправить.

Для эффективного планирования работы своего коллектива вы в первую очередь должны научиться составлять бизнес-план для себя самого. Наиболее эффективно проследить собственную производительность труда вам поможет следующая табличка, которую успешно применял в своей практике известный предприниматель Фрэнк Беттджер.

ЦЕЛИ (на неделю):

(). Визиты.

(). Беседы о продаже (попытки завершить сделку).

(). Новые и рекомендованные имена (перспективные клиенты).

(). Процент собеседований с новыми клиентами.

РЕЗУЛЬТАТЫ:

() завершающие беседы за неделю х 48 недель;

() завершающие беседы, которые дадут в год от () до () сделок;

В скобках вам необходимо проставить число визитов, бесед и т. д.

Составляя бизнес-план, вы обязательно должны обратить внимание на то, насколько активны предполагаемые и запланированные действия. Если вы заметили, что план выдает вашу сверхосторожность, подумайте, почему так происходит. Возможно, вы не совсем уверены в собственных силах, поэтому в своем плане наметили намного меньше дел, чем могли бы проделать за тот же промежуток времени. Это может объясняться и тем, что вы всегда склонны видеть оборотную сторону медали. Вы с самого начала настраиваете себя на всевозможные неудачи, все ваши мысли только о предстоящем поражении. В этом случае вам не поможет даже "облегченный" бизнес-план. Ведь все дело в том, что успех в бизнесе в большинстве случаев зависит от того, как вы воспринимаете этот мир и насколько настроены на победу.

Бизнес-план должен быть реально выполнимым, однако нельзя перегибать палку и в другую сторону. Он должен быть составлен таким образом, чтобы максимально задействовать все ваши способности и силы. Например, начните с однодневного бизнес-плана для себя.

1. Я должен заполнить все записи до сегодняшнего дня включительно. При этом мне необходимо проанализировать итоги, проверить себя, сделал ли я то, что наметил ранее.

2. Сегодня я должен подготовить четыре сделки, обзвонить клиентов и договориться с ними о встрече.

3. Мне необходимо ответить на всю корреспонденцию.