Деловая жизнь - Константин Сокольский

Если даже вы на 100 % уверены в своей памяти и никогда не пользовались записными книжками, советуем не отказываться от нашего совета и пользоваться на переговорах ежедневником. По прошествии нескольких недель вам не нужно будет напрягать память и вспоминать, о чем же вы беседовали. Достаточно будет заглянуть в свои записи.

Но многие деловые люди ведут записи, однако часто не по теме разговора, а ради развлечения. Советуем им упорядочить свои заметки в блокноте, чтобы при необходимости не было мучительно трудно их "расшифровывать" и тратить свое драгоценное время.

7. РАВНОВЕСИЕ И СБАЛАНСИРОВАННОСТЬ.

Собираясь на ответственную и важную деловую встречу, проведите маленький аутотренинг. Поверьте многочисленному опыту, он помогает собраться с мыслями, настроиться "духом и телом" на проведение переговоров. Отбросьте все тревожащие вас проблемы на некоторой время. Вам хватит 5 минут для того, чтобы привести мысли в порядок и сконцентрироваться на предстоящей встрече. Будьте уверены, ваш собеседник почувствует спокойствие, с которым вы будете вести переговоры. Психологический тренинг заключается в повторении четырех ключевых фраз всего делового мира.

– Я очень удачливый человек, мне всегда и во всем везет.

– Я очень умный человек, меня невозможно провести.

– Я никогда не расстраиваюсь, я всегда весел и жизнерадостен.

– Я очень гордый, я всегда выхожу из любой ситуации с высоко поднятой головой.

И самое главное – всегда будьте уверены в собственных силах, и успех не обойдет вас стороной.

Часть 3. Деловая документация

Глава 1. Пишем деловое письмо

С развитием различных средств связи значение деловой переписки нисколько не уменьшилась. Несмотря на то, что современная техника позволяет нам немедленно связаться с кем угодно и обсудить все интересующие вас вопросы в любой момент, традиция деловых писем, как особого средства взаимоотношений, продолжает существовать.

Фиксация мыслей и сведений на бумаге имеет свои плюсы, так как позволяет тщательно спланировать структуру сообщения, обдумать каждое слово, найти самое лучшее выражение для своих мыслей. Деловые письма становятся незаменимы, если вы ведете достаточно сложные дела. Более того, информация, изложенная в деловом письме, строго конфиденциальна, то есть, без разрешения (вашего или вашего адресата) постороннее лицо не сможет ее получить.

То, что какие-то сведения, обязательства или требования изложены в деловом письме, делает возможным хранение этой информации так долго, как вы посчитаете нужным, и в случае необходимости использование ее в качестве письменного свидетельства в судопроизводстве.

И самое главное – тщательно составленное, грамотное деловое письмо – это визитная карточка компании. Именно оно произведет необходимое впечатление о вашей организации на тех, кому вы отправляете такую корреспонденцию.

Приняв решение написать деловое письмо, подойдите к этому процессу с особой тщательностью. Дело в том, что составление деловых писем несколько отличается от обычной, неофициальной корреспонденции.

Чтобы ваше письмо достигло своей цели, необходимо тщательно его спланировать. С самого начала решите, о чем вы будете писать, а самое главное – зачем, вам необходимо четко сформулировать цель своего письма. После этого подберите весь необходимый материал и обдумайте способ его изложения. Вам придется тщательно продумать всю структуру письма, а также подтвердить содержание документами, архивами или запросить самую свежую и полную информацию по тому или иному вопросу. Каждый факт, излагаемый вами в деловом письме необходимо тщательно проверить, так как в этой области корреспонденции не допускается ни малейшей неточности или недостоверности. Имейте в иду, что письмо – это ваше официальное заявление, поэтому составляйте его таким образом, чтобы впоследствии у вас не возникало необходимости опровергать или исправлять информацию, изложенную в нем. Если сведения для делового письма уже отобраны и тщательно выверены, сделайте первый вариант чернового наброска, то есть, запишите все факты, которые вы собираетесь изложить в письме, и расположите их в нужной последовательности. Это поможет вам составить хорошо продуманный, логически связный план. От последовательности изложения информации во многом зависит, насколько эффективным будет воздействие вашего послания.

Вам также необходима максимальная информация об адресате. Вы должны реально представлять не только род его занятий, но и его образование. Это поможет вам правильно представить в письме всю необходимую информацию. Поэтому если тот, кому адресовано ваше письмо, не имеет технической подготовки и по роду своей деятельности не занимается техникой, не насыщайте свое послание обилием технических терминов, понятных только специалисту. Этим вы не вызовете его симпатий и сильно затрудните взаимопонимание между вами. И наоборот, человеку, привыкшему иметь дело с точными науками, гораздо проще разобраться в информации, изложенной с обильным использованием цифр и специальных терминов.

Разобравшись с фактическим материалом, обратитесь к системе его изложения. Сначала выберите стиль для письма. Это будет зависеть от того, кому вы его адресуете, какая информация в нем изложена, какую цель вы преследуете, отправляя письмо.

Главное требование к деловому письму – максимум информации в минимальном объеме. То есть, деловое письмо должно содержать всю необходимую информацию, быть понятным и доступным и не включать в себя ничего лишнего. Помните, ваши предложения должны быть правильно построены и содержать только необходимую информацию. В деловом общении недопустимо использования жаргона, сленга, сниженной лексики.

Обратите внимание на тон письма. Ни в коем случае не используйте интонаций поучения. Они недопустимы, даже если вы занимаете лидирующее положение по отношению к адресату, так как немедленно вызовут негативную реакцию. К кому бы вы не обращались и в каких бы отношениях не находились с этим человеком, тон любого делового письма должен быть ровным.

Не старайтесь написать деловое письмо "красиво", витиевато, изысканно. Этим вы усложните понимание его содержания и оставите впечатление о себе как о человеке легкомысленном, витающем в облаках, которому чужды точность и четкость делового мира. Оставьте красивый слог для личной переписки.

Но это вовсе не означает, что каждое ваше деловое письмо должно быть предельно сухим и скучным. В ряде случаев допустимо использование шутливой интонации, от него должно исходить дружелюбие. В лично адресованных письмах вы также можете использовать комплименты. Но пользуйтесь этим приемом только в том случае, если обе стороны уверены, что похвала заслужена.

Излишняя официальность также далеко не всегда уместна, поэтому не превращайте письмо в сухое изложение фактов. Но не в меньшей мере вам необходимо остерегаться и опасности впасть в слишком фамильярный тон. Это совершенно недопустимо в деловой переписке.

Никогда не используйте в деловом послании слова, значение которых вам неизвестно или вы не уверены, что точно его понимаете. Иначе вы рискуете исказить факты, изложенные в письме, что сильно затруднит установление взаимопонимания между вами и адресатом.

Недопустим в деловом письме требовательный тон. Это сразу же настроит против вас вашего адресата и заставит его воспринимать всю информацию, изложенную в письме, как что-то навязываемое вами, поэтому подсознательно окажется готов к ее неприятию. Гораздо лучше излагать информацию ненавязчиво, убеждая или что-то предлагая конкретно. Изложенная таким образом информация обычно воспринимается людьми позитивно, и скорее всего, адресат склонится к вашей точке зрения.

Каждое деловое письмо, как и любой официальный документ, имеет свою четкую структуру. Даже если вы собираетесь сделать его очень коротким, не забудьте о трех основных частях. Это вступление, основная часть и заключение.

Вступлением будет первый абзац письма. Он должен содержать изложенную предельно ясно основную тему письма. Составляйте его так, чтобы адресат мог сразу понять, о чем пойдет речь в письме, прочитав этот абзац.

В основной части изложите само содержание. При этом не забудьте эту часть письма разделить на абзацы, в каждом из которых подробно рассматривайте отдельную тему или разные аспекты излагаемого вами вопроса.

Заключение должно представлять собой некоторый вывод из изложенных фактов. Оно же может содержать вашу просьбу или обещание каких-то действий, что напрямую связано с темой письма и его целью.

Главным требованием к составлению делового письма должна стать предельная точность изложения и краткость. Не употребляйте лишних слов, не приводите фактов, не имеющих отношения к делу, так как это отвлечет адресата от основного вопроса, рассматриваемого в письме. Старайтесь не делать основную часть слишком длиной. Обычно бывает достаточно нескольких небольших абзацев, чтобы полностью раскрыть содержание вопроса.