Деловая жизнь - Константин Сокольский

Если докладная адресуется в другую организацию, непременным условием является ее оформление на бланке. Внутренние же докладные могут быть отпечатаны или написаны от руки на чистых листах с учетом соблюдения всех норм их написания. Докладные, которые исходят от целого отдела или предприятия, подписываются его руководителем. Докладные внутреннего характера подписывает непосредственно их автор.

При написании докладной следует помнить о ее структуре. В первой части документа разместите только ту информацию, которая подтверждена фактами. Не стройте собственных версий и теорий. Лишь во второй ее части вы можете проявить инициативу и высказать собственное мнение по поводу обсуждаемого вопроса. Все выдвигаемые предположения и версии должны располагаться строго во второй половине документа. В противном случае текст получится смазанным. Документ потеряет стройность оформления, что значительно снизит его весомость в глазах начальства. При написании докладной постарайтесь максимально раскрыть ее тему, чтобы вопрос или проблема, рассматриваемые в ней, были показаны со всех возможных сторон. Постарайтесь, чтобы у начальства не возникло лишних вопросов по излагаемому материалу.

Научившись правильно оформлять эти два вида документации, вы всегда сможете достойно выйти из любой ситуации, сумеете правильно разъяснить свое поведение. Очень важно уметь четко расставить все необходимые акценты в документе. В объяснительной, конечно, не стоит полностью отрицать свою вину, это представит вас не в лучшем свете. Важно суметь оправдать свое поведение так, чтобы это не выглядело как отрицание собственной вины. Помните, что признание вины уже наполовину снимает с вас ответственность за содеянное.

Глава 3. Служебные записки

Служебные записки – одно из средств коммуникации, которое позволяет передавать и получать полезную информацию. Как часто хочется дать какие-то рекомендации коллеге или подчиненному, а в силу различных обстоятельств личное общение с ним невозможно. Вам, наверное, приходилось испытывать некоторые трудности в общении с сотрудниками, когда они по той или иной причине временно отсутствуют на рабочем месте. Такие проблемы зачастую тормозят ход всего дела в целом. В подобных случаях вам помогут служебные записки, без которых нельзя обойтись ни одному деловому человеку. Если у вас нет возможности передать нужную информацию лично, служебная записка выручит вас.

Пользоваться записками очень удобно, ведь не всегда удается встретиться с сотрудником лично. Но чтобы адресат понял, о чем сообщается в ней, нужно учитывать некоторые моменты. Если вы научитесь правильно писать служебные записки подчиненным, коллегам или начальнику, это значительно облегчит вашу работу. Вам не придется долго дожидаться личной встречи с нужным вам человеком. Записки могут в некоторой степени заменить вам телефон.

Служебные записки отличаются краткостью и компактностью сообщаемой информации, вежливостью, в них недопустимы оскорбления или негативные моменты. Только тактичные обращения помогут адресату воспринять вашу записку не как приказ, а как просьбу.

Служебные записки обычно пишут на небольших листках. Сейчас в продаже можно увидеть различные блоки, блокноты для записи. Вы можете использовать их для написания записок. Главное, чтобы бумага была чистой, то есть, не содержала никаких других посторонних записей, ненужных сообщений. Не советуем писать служебные записки в адрес начальников или подчиненных на обратной стороне каких-либо бланков. Это является признаком плохого тона. Ваша записка будет выглядеть не лучшим образом, если она написана на рваной или помятой бумаге. Стоит обратить внимание и на почерк. Если вы записали сообщение неразборчивым почерком, адресат может его и не понять. Постарайтесь, чтобы информация была записана ровным, красивым, понятным не только вам, но и остальным почерком.

Обдумайте, где вы оставите записку. Чаще всего сообщения такого рода кладут на стол или рабочее место адресата. В этом случае подойдут листки, покрытые с одной стороны тонким липким слоем. Такую записку вы можете просто повесить на рабочем месте коллеги, где он сразу же ее обнаружит. Но записки на липкой бумаге нельзя передавать начальнику или подчиненным.

В некоторых офисах есть специальные доски, приспособленные для того, чтобы сотрудники записывали нужную информацию для коллег. Важно, чтобы на этой доске не было сообщений негативного характера, так как сведения такого рода ставят адресата в неудобное положение. Записку подчиненным вы можете передать через секретаря или третье лицо. Считается некорректным, если в передаче записки участвует более одного посредника. Не следует передавать записки свернутыми или сложенными в несколько раз. Если информация, которую вы хотите передать, носит конфиденциальный характер, запечатайте записку в конверт.

Содержание служебных записок делится на три части: обращение, основная часть и подпись. Наличие в любой из них этих компонентов обязательно. Адресат служебной записки должен быть указан в самом начале. Соотнесите то, к кому вы обращаетесь, с какой целью вы пишите записку, и в зависимости от этого напишите инициалы или фамилию и имя. После обращения можно поставить как восклицательный знак, так и точку. Основная часть несет весь информационный объем. К ее написанию нужно отнестись с особым вниманием. В основной части вы должны как можно короче сообщить всю нужную информацию. Основная часть, как правило, включает не более 5 предложений, но в особых случаях допускается и больший объем. Подпись также обязательна в записке, как и обращение. Адресат должен точно знать, кто автор послания. Подписать записку вы можете просто фамилией.

Существует несколько разновидностей служебных записок, различающихся по тому, кто является адресатом и отправителем сообщения. Служебные записки, отправляемые начальником подчиненному, отличаются тем, что они, как правило, написаны в повелительном наклонении, но с соблюдением тактичного обращения к подчиненному. Такая записка содержит большой объем информации, касающейся организации рабочего времени, или включает запоздалые указания сотруднику по тому или иному делу. Такие обращения вы, будучи начальником, можете передавать не сами лично, а через других сотрудников. Но учтите, что для передачи записок нужно использовать только одного человека, то есть, между вами и подчиненным должно быть только одно промежуточное звено.

Адресатов у такой записки может быть несколько, например, группа сотрудников, которым необходима информация, содержащаяся в ней. Тогда на записке в качестве обращения нужно написать поименно всех подчиненных или общее для них обращение. Вы вправе адресовать служебную записку непосредственно лицу, которое должно исполнить ваши указания, а также нижестоящему подчиненному, который, в свою очередь, в устной форме передаст сообщение.

В отношении записок, передаваемых подчиненным начальнику, существуют строгие ограничения. Во-первых, такие записки передаются непосредственно лицу, стоящему выше вас. Во-вторых, ни в коем случае не следует передавать их через посредников. В-третьих, подобным средством коммуникации с начальником следует пользоваться очень редко, только в крайних случаях. Служебные записки, адресованные вами в адрес начальника, больше похожи на совет, пожелание, чем приказ. Использование повелительного тона недопустимо, даже если начальник способен на вольности в общении. Ваши профессиональная вежливость и такт должны всегда находиться на должном уровне. Обязательно напишите полностью имя и отчество адресата, хотя фамилию в таком сообщении можно и опустить. Подпись должна включать в себя ваши фамилию и инициалы.

Своеобразны записки, которые пишут друг другу коллеги по работе. Они отличаются от вышеназванных служебных записок тем, что допускают некоторые вольности в разумных пределах. Например, если вы обращаетесь к хорошо знакомому вам сотруднику, в сообщении можете указать только имя адресата или принятое между вами обращение. Это относится и к подписи, которая обязательно должна присутствовать в конце записки. Иначе коллега, получив сообщение без подписи, может засомневаться, вы ли его написали.

Тем не менее, несмотря на некоторую свободу, в таких записках нетактично делать сообщения личного плана. Записки между коллегами должны нести в себе информацию, касающуюся рабочего процесса. Как правило, таким средством коммуникации пользуются сотрудники, работающие на одном месте в разные смены. Ваша служебная записка коллеге может быть передана посторонним лицом или вы можете положить ее на рабочее место. Не пишите очень длинные записки своему коллеге, так как в любой из них ценны краткость и лаконичность. В записке к своему коллеге вы можете пожелать ему счастливого рабочего дня наряду с основной информацией.