Деловая жизнь - Константин Сокольский

3. Мне необходимо ответить на всю корреспонденцию.

4. Мне следует подсчитать результаты: прибыль и убытки от заключенных сделок.

Важно, чтобы ваш бизнес-план отражал все, что вы в состоянии реально проделать и добиться за тот или иной промежуток времени. Старайтесь не откладывать на потом ни один из пунктов плана, ведь от этого зависит исход всего предприятия.

Помимо всего прочего, ваш бизнес-план должен быть правильно составлен. Необходимо, чтобы пункты были четкими и ясными, поэтому откажитесь от сложных, туманных формулировок. Не зря народная мудрость гласит: "Краткость сестра таланта". Стоит отказаться и от многословия и демагогии. В плане должны обязательно стоять четкие цели и задачи, а также пути их достижения и решения.

Составляя план, четко осознавайте, что он является лишь общей концепцией вашей будущей деятельности. Конечно же, по возможности вы должны придерживаться его пунктов, однако если в процессе работы вы выясните, что существует другой, более легкий и экономичный путь для достижения той или иной цели, безусловно, отказываться от него не стоит. Не забывайте, что бизнес-план – это только рабочий инструмент. И если меняются какие-либо обстоятельства, обязательно необходимо менять и сам план. Главным для вас должно оставаться достижение поставленной цели. Поэтому, как ни удивительно, лучший план – это "план изменения планов".

Бизнес-план может быть развернутым и подробным, а может быть схематичным, лишь в общих чертах намечающим ваши дальнейшие действия. И в том, и в другом варианте есть свои достоинства и недостатки. Если на составление развернутого плана, как правило, уходит слишком много времени, причем здесь довольно легко впасть в излишнюю детализацию, то короткий план не всегда в полной мере может охватить все направления вашей деятельности. Поэтому придерживайтесь золотой середины.

Задача вашего бизнес-плана – обрисовать все основные виды деятельности, которую вы будете осуществлять в ближайшее время. Все пункты плана требуют логической связи между собой, тем более, что все ваши желания устремлены на достижение одной единственной цели – процветание дела. Каждый из пунктов должен быть легким для понимания, чтобы впоследствии, взглянув на план, вы не мучились вопросами, что именно вы подразумевали под той или иной формулировкой.

Специалисты и опытные бизнесмены давно пришли к мнению, что длительность периода планирования играет огромную роль как для качества выполненной работы, так и для сокращения общего времени исполнения. Консультанты известной фирмы "Тайм-Менеджер Интернэшнл" разработали модель для более быстрого достижения успешных результатов, которая состоит из четырех ступеней:

1. Определение главной цели.

2. Определение степени важности целей.

3. Создание прочной базы для решения поставленной задачи, учет личных ресурсов.

4. Координация возможностей.

Для большей наглядности этот план можно проиллюстрировать. Представьте себе обычную елку (в эвристике, а точнее, терминологии "дерево целей"). Ствол символизирует ваши цели и задачи, ветви – ключевые области и направления вашей деятельности, веточки – промежуточные и вспомогательные задачи, которые решаются по ходу выполнения главных проблем, иголки – конкретные действия и мероприятия. Последних, как правило, больше всего, они-то и доставляют больше всего неприятностей, однако без них елка будет выглядеть сухим обрубком.

Если у вас уже определены конкретные цели, вам, безусловно, необходимо все это зафиксировать. Как же это сделать? Для бизнес-плана вам понадобится толстая тетрадь. Оставьте несколько листов для списка целей. Оставшиеся незаполненные листы разделите примерно следующим образом:

10 % от объема тетради – для направлений деятельности;

20 % – для задач;

30 % – для конкретных мероприятий;

40 % – под дополнительные записи.

Чтобы удобнее было находить нужный отдел, выполните краевую перфорацию. В каждом разделе пронумеруйте листы. Теперь только осталось заполнить свой план. Например, вы решили поставить следующую цель: "Создать службу для сбора информации о потенциальных потребителях" (см. стр. 7). В конце в скобках обязательно сделайте ссылку на номер страницы, где будут перечислены направления деятельности.

На нужной странице в нашем случае – седьмой. Вы должны указать номер цели, далее порядковый номер направления, наименование направления и дату исполнения. Если вы одновременно занесете дату в календарь, он будет служить напоминанием о том, что вы сделали или что не успели сделать. Затем укажите номер страницы, где будут представлены задачи к этому направлению. Там же оставьте немного места для дополнительных записей. Например:

– номер цели 7.

2.1 Разработать структуру службы. Определить необходимое количество сотрудников. 23.06.2001 – начать с 25 числа.

2.2 Подобрать сотрудников.

20.07.2001 – начать с 26 числа.

Примерно так вам нужно заполнить и раздел "Задачи".

Задача 25.

2.1 Направление деятельности: Разработать структуру, определить количество сотрудников (см. стр. 7 направлений).

2.1.1. Ознакомиться с аналогичными подразделениями в других ведомствах (см. стр. 20).

23.06.2001

ТОО "Кандит" т. 245–57–38. "Крам", Петров Станислав Иванович, т. 743–64–84.

2.1.2. Ознакомиться с литературой по этому вопросу (см. стр. 22).

25.06.2001

По такой же схеме запишите и другие мероприятия.

Обычно первоначальная цель всегда сохраняется, а планы ее достижения могут меняться. Поэтому в процессе своей деятельности вам постоянно придется пополнять список направлений, действий и задач. Если в своем плане вы слишком мало места отвели под какой-либо раздел, к примеру, у вас не умещается весь список мероприятий к какому-то направлению, а на следующей странице начинается уже перечень действий, относящихся к другому направлению, сделайте отсылочную запись (см. стр. 30).

В графу "Дополнительные записи" вы записываете какие-либо идеи, необходимую информацию. Однако не забывайте отмечать номер страницы, где указано направление деятельности или мероприятие, или задачи, к которым относятся ваши записи. Наверное, невозможно планировать без календаря, поэтому обязательно обзаведитесь им и отмечайте даты исполнения той или иной работы.

Часть 4. Деловое общение

Глава 1. Правила ведения собеседований

Собеседование – это первичный контакт с лицом, которое претендует на какую-то определенную должность. Собеседование – необходимый этап, который пришлось пройти каждому деловому человеку, и, возможно, еще не так много времени прошло с тех пор, когда он сам пришел впервые в какую-то компанию или организацию с этой же целью. Времена изменились, и вчерашний никому неизвестный специалист или выпускник какого-то университета стал вполне уважаемым человеком в деловых кругах. И настало время, когда ему самому нужно проводить собеседование с теми, кто впервые устраивается на работу.

Собеседование – это очень важная встреча. В результате собеседования заинтересованы в первую очередь два лица – человек, претендующий на ту или иную должность, и сам работодатель, ведь именно от него зависит, будет ли в компании работать хороший, квалифицированный специалист или в ней окажется безответственный, ленивый работник.

И если новый работник не будет справляться во своими обязанностями, значительная доля вины падает на того, кто проводил с ним собеседование. Ведь именно первая беседа с потенциальным новым сотрудником должна показать, насколько он соответствует должности, на которую претендует, и какими деловыми качествами он обладает.

В связи с этим собеседование представляется очень важной деловой встречей, к которой нужно подготовиться самым ответственным образом. Существуют определенные правила проведения собеседований, и каждый деловой человек должен это учитывать. Разумеется, это сосем не означает, что необходимо твердо придерживаться каких-то определенных рамок. Каждый человек волен выбирать тот способ ведения собеседований, который наиболее удачным образом соответствует ситуации и отвечает его взгляду на работу.

К любому собеседованию нужно подготовиться. Для чего нужно это сделать? На собеседовании человек, выступающий в роли работодателя, должен представить свою компанию или организацию новому сотруднику. Разумеется, речь должна быть предельно краткой и вместе с тем информативной. Нужно в нескольких словах рассказать, чем занимается организация, какие цели и задачи у нее существуют. Далеко не каждый может без предварительной подготовки, коротко и ясно обрисовать несведущему человеку все аспекты деятельности, которыми занимается данная организация. При этом нужно учитывать, что постороннему человеку нельзя передавать сведения, не предназначенные для широкой аудитории.

Речь сотрудника, выступающего в роли работодателя, не должна быть излишне эмоциональной. Он не вправе критиковать организацию и в то же время чрезмерно расхваливать ее, выражая свое к ней отношение. В данном случае личное отношение и эмоции нужно держать при себе, работодатель или лицо, говорящее от его имени, должен быть сдержанным и корректным.