Деловая жизнь - Константин Сокольский

Очень важно точно обсудить время и место мероприятия. Если планируется экстренное совещание, которое проводится в неурочное время, некоторые из сотрудников в силу чисто человеческой невнимательности могут ошибиться, перепутать время или место его проведения. Разумеется, руководитель не может контролировать каждого, поэтому его задача – потребовать от своего секретаря, чтобы он акцентировал внимание всех необходимых специалистов на времени и месте его проведения.

Постарайтесь проводить совещания в то время, которое будет удобно не только вам, но и сотрудникам. Считается наиболее удобным, если они назначаются всегда в одно и то же время, разумеется, кроме экстренных, которые нельзя запланировать. Если у вас есть необходимость выслушать на совещании кого-то из подчиненных, он должен быть поставлен об этом в известность в самую первую очередь, так как на подготовку отчета требуется определенное время.

Итак, запланированное совещание проводится по какому-то выбранному вами сценарию. Например, сначала вы обсуждаете какие-то текущие дела, выслушиваете предложения сотрудников по тому или иному вопросу, затем переходите к отчетам за проделанную работу. Если у вас есть необходимость выслушать несколько сотрудников, для этого потребуется значительный промежуток времени. Но не забывайте, что слишком длинное совещание воспринимается коллективом не самым лучшим образом, внимание людей притупляется, поэтому многое из сказанного просто повисает в воздухе. К тому же, запланированное совещание проводится обычно в течение рабочего дня. Чересчур затянувшись, оно может помешать выполнению ежедневной работы присутствующими. Так что желательно, чтобы мероприятие не было особенно длинным, гораздо лучше за короткий срок обсудить все намеченные вопросы.

На совещании руководитель может предложить сотрудникам какие-то новации, неапробированные методы. При этом он должен внимательно выслушать их мнение, поскольку именно им придется разрабатывать эти методы, работая над ними долго и кропотливо. Если коллектив не принимает какие-то изменения, предлагаемые руководителем, имеет смысл прислушаться и изменить свои намерения. Ведь именно от коллектива зависит успешное выполнение той или иной работы, поэтому каждый сотрудник имеет право высказать свое мнение.

Если вам нужно обсудить отчеты нескольких сотрудников, гораздо лучше заранее, еще до совещания ознакомиться с ними, а непосредственно к собранию подготовить вопросы, на которые они должны ответить. В этом случае получится не только существенная экономия времени, но и плодотворная дискуссия. Сотруднику придется подробно освещать только те стороны своего отчета, которые разработаны им недостаточно подробно.

Совещания можно условно разделить на несколько видов. Во-первых, рабочие, то есть, те, что запланированы и проводятся в определенный промежуток времени, например, один раз в неделю или один раз в две недели. Другой вид – экстренное совещание, которое обычно проводится в случае непредвиденных обстоятельств, требующих немедленных и срочных мер. Третий вид – короткое совещание, называемое "планеркой". Иногда их проводят каждый день, в это время сотрудники получают возможность непосредственно посовещаться как с руководителем, так и с коллегами.

Вообще, само понятие "совещание" включает в себя необходимость работников получить тот или иной совет в затруднительной ситуации как от руководства, так и от коллег. Поэтому руководитель не должен превращать совещание в строгое собрание, смысл которого – бесконечная критика подчиненных. Если все совещания будут проходить под эгидой жесткой критики, у специалистов рано или поздно проявится желание как можно меньше бывать на них. А это будет мешать процессу плодотворного общения руководства и подчиненных.

К каждому совещанию руководитель обязательно должен соответствующим образом подготовиться. Если у него есть необходимость донести до сведения коллектива определенную информацию, она должна быть самым тщательным образом обработана. Нет ничего хуже ситуации, когда во время совещания руководитель с трудом подбирает слова, комментируя тот или иной вопрос. Причина этого может быть очень простой – недостаток теоретической информации по какому-то вопросу или явная неосведомленность в конкретной ситуации.

В этом случае вина руководителя в том, что он проигнорировал необходимость подготовки точного, краткого и лаконичного выступления. Разумеется, если сам руководитель не считает нужным тщательно готовиться к совещаниям, он и от подчиненных не сможет потребовать особой подготовки.

Если вы требуете, чтобы сотрудники являлись вовремя, значит, и сами не должны позволять себе опаздывать. Если вы регулярно будете опаздывать на совещания, ваши подчиненные, дожидаясь вас, уже потеряют нужный рабочий настрой.

Совещание важно не только для руководителя, но и для всего коллектива. Именно на нем можно выслушать одновременно мнения нескольких коллег, касающиеся того или иного производственного вопроса. Но чтобы вовремя высказать сослуживцам то, что необходимо, нужно следить за тематикой совещаний, вовремя готовиться к ним.

Говорить на подобных мероприятиях надо по существу. Если руководитель задает конкретный вопрос, касающийся той или иной проблемы, отвечайте именно на этот вопрос, а не уходите от темы, желая при этом оправдать свои ошибки и недочеты. Если таковые имеются, проинформируйте коллег и руководство, по каким причинам они возникли.

Если руководитель приглашает к себе на совещание не весь отдел, а несколько сослуживцев, вероятно, он желает обсудить некоторые вопросы, не ставя об этом в известность всех вокруг. И задача приглашенных на совещание – сохранить в тайне от любопытных планы и намерения руководителя.

Каждый сотрудник должен приходить на совещания хорошо подготовленным. Если ему поручено осветить какие-то производственные вопросы, будет в высшей степени неправильно проигнорировать эти требования, переложив вину на внешние обстоятельства или на неудовлетворительную работу коллег. Каждый должен отвечать за свой фронт работы, а решать, насколько хорошо человек справляется со своими обязанностями, – это задача руководителя.

Поэтому на совещании рядовой сотрудник не должен указывать на работу окружающих, ему следует четко и лаконично ставить в известность присутствующих именно о той работе, которая была выполнена. Если руководитель указывает на какие-то существенные или не особенно значимые недочеты и погрешности в выполненной работе, задача сотрудника – внимательно выслушать требования начальника, чтобы потом в короткий срок все исправить.

Если кому-то приходится пропустить совещание, необходимо на следующий день узнать у коллег распоряжения руководителя. В некоторых случаях возможно лично побеседовать с начальником, чтобы непосредственно от него услышать все рекомендации и пожелания.

Если кто-то из сотрудников будет регулярно пропускать совещания, это отразится не только на отношениях с начальством, но и на рабочем процессе. Руководство вполне может посчитать такого специалиста недостаточно серьезным и ответственным, ведь совещание – это часть непрерывного трудового процесса, а значит, к нему нужно относиться очень внимательно и серьезно.

Если в коллективе сложилась нормальная рабочая атмосфера, проблема проведения совещаний не станет чем-то трудновыполнимым ни для руководителя, ни для подчиненных. Каждый сотрудник, независимо от его должности, обязанностей и высоты положения, должен учитывать все требования, которые предъявляются к нему вышестоящим начальством. И, соответственно, основной задачей коллектива является точное выполнение всех указаний вышестоящих руководителей. Совещание – это своего рода связующее звено, которое соединяет рабочий коллектив и руководство. Именно через совещания можно за короткий промежуток времени донести до коллектива все требования и необходимый минимум работ, разработанный и спланированный в руководстве.

Нельзя не сказать и о такой особенности совещаний, как необходимость деловой лексики. Не секрет, что при неофициальном общении между собой многие сотрудники обращаются друг к другу, а также к руководителю среднего звена с некоторой фамильярностью. В процессе каждодневного общения этот фактор не является особенно важным, и он не может помешать нормальным взаимоотношениям в коллективе. Но на совещании уместна только строгая, официальная, деловая лексика, все должны называть друг друга и тем более руководителей исключительно по имени-отчеству. Иначе создастся ощущение фамильярности и отсутствия должной дисциплины.

По ходу совещания кто-то из присутствующих должен вести протокол, в котором нужно указать в краткой форме все, что было сказано как руководителем, так и подчиненными. Иногда ведение протокола поручается секретарю, а иногда эта обязанность падает на кого-то из сотрудников. В любом случае протокол – это необходимая часть совещания, впоследствии они все должны быть отредактированы нужным образом, набраны на компьютере или отпечатаны на пишущей машинке и храниться в архиве. В некоторых случаях возникают ситуации, когда нужно обратиться к тому или иному протоколу за прошедшее время. Поэтому архив документов, касающихся совещаний, должен сохраняться самым тщательным образом.