Полный контроль! Тайм-менеджмент нового поколения за 30 дней - Ицхак Пинтосевич

Ирина начала болеть. Энергии для деятельности, которой она занималась, не стало. Очень жаль. Если хотя бы 1 цель из 10 была связана со здоровьем, ее достижения были бы намного больше и стабильнее.

Итак, первые и самые важные списки мы выделили. Это – твои цели.

Задумал Рабинович разводить кур. Кормит их, ухаживает, и вдруг стали куры дохнуть.

Важные дела

Дальше у меня идет список «Важные дела». Как узнать, какие дела в него заносить? Сюда я заношу те большие и важные дела, которые надо делать в первую очередь. Об этом очень много писал Брайан Трейси. Он называет такие важные и большие дела «Лягушки». Эффективность человека во многом зависит от того, сколько таких «лягушек» он успевает «съесть» до обеда.

«Важные дела» – это тот список, от которого многое зависит в твоей жизни. Поэтому он находится сразу после списков с целями.

В программе Wunderlist он называется «Отмеченные» и находится на самом верху. Стоит любому делу поставить «звездочку», и оно автоматически перемещается в этот список. Когда я прихожу с утра в офис, сразу открываю этот список и делаю какое-то важное дело. А потом, как говорит народная мудрость, «сделал дело – гуляй смело!».

И я иду «гулять» в Facebook и на почту:) Минут 15–20 «гуляю смело» – и снова за дело!

Какое дело? Конечно, из списка «Важные дела» (отмеченные в Wunderlist).

Срочные дела

Следующий список называется «Срочные дела». В программе Wunderlist это список называется «Сегодня» (дела, срок которых истекает сегодня (или истек несколько дней назад:)). Они могут быть и неважными, но если их не сделать, то срок пройдет и… (даже у самого незначительного дела, если срок прошел, могут быть неприятные последствия). Такая мелочь, как выкинуть мусор из кухни, если ее не сделать, через неделю приведет к тому, что в кухню нельзя будет зайти из-за запаха.

Очень приятно вычеркивать дела из списка. Это просто кайф! Праздник жизни! Особенно, если у тебя запланированы призы за выполнение определенных объемов работ.

Сделал дело – гуляй смело! Одна из моих любимых поговорок. У тебя будет две радости: от сделанного дела и от приятной прогулки…

Ближайшая неделя

Следующий список у меня называется «Ближайшая неделя». Чем более глобально и объемно ты видишь свою жизнь, тем больше эффективность. Поэтому дела надо планировать каждую неделю. И каждый месяц. И стараться делегировать людям или компьютерам все повторяющиеся дела.

В Wunderlist все дела, число которых приходится на ближайшую неделю, автоматически попадают в этот список. Чтобы можно было подготовиться заранее. Это очень удобно.

Настоящим мудрецом называется в Торе «тот, кто видит будущее». Высшая степень мудрости – видеть вперед и предсказывать стратегию развития процессов. Чем более глобальное у тебя мышление, тем лучше.

Большинство людей «видят деревья и не видят лес».

Планировать на неделю вперед – это еще не «видеть лес», но уже хотя бы смотреть в будущее.

Ближайшие действия

В этот список я отправляю все дела, которые должен сделать в ближайший месяц. Если есть точное число – прекрасно. Если числа нет, я делаю дела из списка «Ближайшие действия», когда есть свободное время.

Очень важно подобрать себе дело (занятие) под настроение и состояние. Также место, в котором находишься, многое определяет. Например, в поезде или в самолете я не люблю делать что-то серьезное. Поэтому выбираю те дела, которые делать нужно, но они не требуют внимательности и сосредоточенности. Например, чтение книг или журналов для сбора материала.

Делегировать

Об этом списке мы поговорим отдельно в главе «Делегируй». Как делегировать? Кому? Что? Делегировать – это высший пилотаж эффективности (если ты умеешь это делать:)). Эндрю Карнеги, один из самых богатых людей в мире, наказал написать на своей могиле: «Здесь лежит человек, который умел собрать вокруг себя людей, которые были намного умнее, чем он сам».

К этому хочу добавить: он умел правильно делегировать! Они не только собирались вокруг него. Они выполняли его задания. О том, как правильно это делать, я расскажу в 5-м шаге. Он так и называется «Делегируй!» Там же расскажу об уникальном мастере делегирования Владе (Хаиме) Школьнике.

Жду результатов / перезвонить

Ты активен и совершаешь множество действий. Но люди вокруг чаще всего «тормозят». Не отвечают сразу. Им надо посоветоваться. В этот список я переношу те дела, которые передал кому-то и жду выполнения. «Мяч сейчас на чужой стороне». Я не контролирую процесс. Но и забыть о нем не хочу. Иногда надо напомнить. Порой – многократно. Я помню, как просил написать отзыв на книгу-тренинг «Влияй! 7 заповедей лидера» у Виталия Кличко. Написал ему длинное подробное письмо, к письму приложил книгу. Ответа нет. А в списке «Жду результатов» написано «отзыв на книгу от Виталия». Прошла неделя. Я пишу новое письмо и шлю SMS. Он пишет, что очень занят, но книгу прочтет и пришлет отзыв через неделю. Пять раз я ждал результатов. И добился, потому что этот вопрос был в списке «Жду результатов»! Иногда приходится долго ждать. В эти моменты я вспоминаю слова одного из своих учителей Тони Роббинса: « Б-г не отказывает. Он просто задерживает ответ». И  вспоминаю слова царя Соломона в Экклезиасте: «Всему свое время».

Список очень помогает. Раз в неделю сделать ревизию и напомнить «другой стороне», что я жду результатов.

Кстати, отзыв от Радислава Гандапаса я получил быстрее. Потому что использовал метод из системы «ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬ». Это 4-й шаг, который называется «Устанавливай сроки». Радиславу я написал за несколько дней до сдачи книги и очень просил откликнуться срочно, поскольку книга уходит в типографию. Радислав, как собранный человек, ответил вовремя. А потом попросил меня написать отзыв на его книгу. «Срочности никакой нет», – сказали в издательстве. К огромному стыду, я пишу до сих пор. Когда сроки не установлены, дело оттягивается без конца. Это закон Паркинсона. Работа занимает все то время, которое на нее отведено. Так что насчет отзыва – все претензии к Паркинсону…

А я прямо сейчас поставлю в список «Входящие» написать отзыв на книгу Радислава. И когда буду планировать неделю, установлю конкретный срок – и уверен, что отзыв будет написан. Потому что это – «ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬ». 4 -й шаг, который называется «Устанавливай сроки».

Список «Позже/Важное и не срочное»

В этот прекрасный список записываю те идеи и цели, которые, несомненно, важны, но сейчас я не могу ими заниматься. «Позже» позволяет мне возвращаться к этому списку в еженедельных остановках и вычеркивать неактуальные идеи. А «Важное и не срочное» может спокойно дожидаться в этом списке своего «звездного часа»! Каждую неделю и каждый месяц я просматриваю все списки, включая этот. И у каждого дела есть шанс получить свою «звездочку» и перейти в список «Отмеченные». Это тот список, с которого я начинаю день и которым занимаюсь бóльшую часть времени. Поэтому и результаты высокие!

Списки по каждому проекту

Дальше у меня идут списки дел по названиям проектов.

У меня около 40 проектов на сегодня.

Каждый тренинг – это проект.

Каждая книга, которую я пишу, – это проект.

Моя семья – это пять проектов (родители, жена, каждый ребенок).

Есть проекты, которые время от времени появляются – и, при достижении результатов, закрываются. Например, «поездка на 9 мая в Москву».

В каждом проекте есть список действий, которые к нему относятся.

Справочная информация

В этот список я заношу важную справочную информацию. Телефоны и интересные сайты. Цитаты и анекдоты, которые нахожу в Интернете. Любая информация, которая может когда-нибудь понадобиться, переходит в этот список.

Общий порядок работы с информацией

Схема очень проста. Все, что было у тебя до сегодняшнего дня, распиши по спискам. В дальнейшем все идеи, мысли, обязательства пиши во «Входящие». Затем расставляй приоритеты. Об этом я расскажу в главе «Шаг 3 – Расставь приоритеты».

После этого – устанавливай сроки. Об этом в главе «Шаг 4 – Устанавливай сроки». После этого максимум дел Делегируй. Об этом – в главе «Шаг 5 – Делегируй». Затем, раз в неделю, Контролируй и Планируй. Просматривай все списки и оценивай результативность и продуктивность. После этого планируй следующую неделю. И пусть она будет лучше, чем предыдущая. О том, как это делать, в главе «Шаг 6 – Контролируй и Планируй». Выдохни: все не так сложно. В 7-й главе я расскажу, как все это Автоматизировать. Мы живем в век компьютеров и смартфонов; думаю, через 20–30 лет будем в космос в отпуск летать! Когда познакомишься с программой Wunderlist, которой я пользуюсь, – поймешь, что есть в жизни счастье.

Цели – списки – приоритеты – сроки – делегирование – контроль/планирование – автоматиция = ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬ