Этикет делового письма - Олег Давтян

При употреблении терминов-синонимов следует также иметь в виду, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт» или «соглашение» являются синонимами, но они различаются практикой своего применения. В трудовом законодательстве употребляется термин «трудовой договор» или «контракт», в гражданском – договорами называют многосторонние сделки, во внешнеэкономической деятельности наиболее употребимым термином является «контракт», договоренности фиксируются в «соглашении».

Стилистические помехи

К ним относится, например, необоснованное удлинение текста. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения текста, в том числе и за счет использования слишком длинных речевых конструкций.

Глава VI

Международное деловое письмо

Стиль написания и оформления делового письма, адресованного зарубежному партнеру, в последнее время мало чем отличается от стиля корреспонденции по России. Тем не менее, сохранились некоторые особенности.

Так, например, на бланке писем, предназначенных для отправки в Европу, дата их написания выглядит следующим образом:

День Месяц Год

6-th January 2016

Для отправки в США – по-другому:

Месяц День Год

January 6 2016

Правильное написание адреса

Все слова в адресе получателя на конверте письма пишутся прописными буквами, кроме аббревиатуры штата и наименования страны получателя, которые полностью пишутся заглавными буквами.

Естественно, что имена, названия улиц, домов и городов пишутся с большой буквы.

Знаки препинания в адресе получателя не ставятся, за исключением слов-сокращений, после которых ставится иногда точка.

В адресе делового письма указываются:

Существуют и другие форматы оформления адреса получателя в письме в Америку. Так, некоторые из них предполагают написание адреса заглавными буквами, за исключением города, который чаще всего пишется маленькими буквами.

Примеры форматов адреса получателя на конверте письма в Америку (США)

Форма обращения

После написания адреса необходимо тщательно продумать форму обращения. Она будет зависеть от того, насколько вам знакомо лицо, к которому вы обращаетесь, а также от его пола.

К незнакомым людям применяются выражения:

Dear Sir, – Уважаемый господин,

Dear Madam, – Уважаемая госпожа,

Gentelmen, – Уважаемые господа.

Например, Dear Mr Brown, Dear John и т. д. Обратите внимание, что слова Mr и Mrs употребляются только с фамилией адресата.

К малознакомым людям применяются выражения:

Dear Mr Winter,

Dear Miss Smith (при обращении к незамужней женщине),

Dear Mrs Brown (при обращении к замужней женщине).

В полуофициальной переписке встречаются и такие формы, как:

Dear Colleague (Уважаемый коллега),

Dear Editor (Уважаемый редактор).

При безымянном обращении к руководителям фирм, как правило, употребляется форма Dear Sirs.

Обращение пишется с левой стороны под адресом. После обращения употребляется запятая (в Европе, а теперь и у нас) или двоеточие (США).

Вступительные фразы (образцы)

Мы ценим Вашу заинтересованность в…

We appreciate your interest in…

Спасибо за Ваш заказ

Thank you for your order

Пишем вам по поводу…

We are writing to you regarding…

Мы получили ваше письмо от…

We have received your letter dated…

Настоящим уведомляем вас…

We hereby inform you…

Просим сообщить о…

We are writing to enquire about…

Мы заинтересованы в…

We are interesting in… and we would

и хотели бы узнать… like to know…

Основной текст

Составляется в логической последовательности. Желательно разбить основной текст на несколько абзацев. В первом указываются причины написания письма, например:

We would like to point out that…

Мы хотели бы обратить ваше внимание

I am writing to let you know that…

Я пишу, чтобы сообщить вам о…

We are able to confirm to you…

Мы можем подтвердить…

We regret to inform you that…

К сожалению, вынуждены сообщить…

Во втором абзаце можно указать детали и факты, соответствующие обсуждаемой теме, а также задать вопросы, высказать свое мнение, например:

I do not fully understand what…

Я не совсем понял…

I am afraid that…

Боюсь, что…

In answer to your question about…

В ответ на ваш вопрос…

В третьем абзаце можно написать пожелания, предложения, выразить надежду на продолжение сотрудничества.

Could you possibly…

He могли бы вы…

I would be grateful if you could…

Был бы признателен, если бы вы…

I would like to receive..

Я бы хотел получить…

Заключительные формулы

Письмо должно содержать благодарность, а также следует выразить намерение на продолжение сотрудничества, желание продолжить переписку по обсуждаемым вопросам.

Например:

I look forward to… Я с нетерпением жду…

hearing from you soon когда я вновь услышу Вас

meeting you next Thursday

до встречи в следующий четверг

В конце делового письма перед именем ставится завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (искренне). Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, предпочтительная завершающая фраза – Yours faithfully (с уважением).

Для писем в США подходит вежливая и нейтральная фраза – Very truly yours или Sincerely yours (Искренне Ваш).

Подпись отправителя и практические советы

Она ставится ниже заключительной вежливой фразы. Ниже подписи указывается имя и фамилия отправителя, возможно и указание его должности.

При написании делового письма на английском языке не следует:

✓ использовать восклицательные знаки и скобки, эти знаки чаще всего используют в неформальных, дружеских письмах,

✓ употреблять сокращенные формы, такие как its, don’t, you 11 и подобные,

✓ употреблять вводные слова, типа well, you know, поскольку они обычно применяются при написании неформальных писем,

✓ начинать предложения со слов, характерных для дружеского стиля письма: also, and, but.

В деловом письме на английском языке принято писать с большой буквы:

✓ слова в названиях отделов, компаний и организаций (Cambridge School of Languages, Apple Inc.),

✓ слова, обозначающие занимаемую должность (Director, Captain),

✓ слова, обозначающие государственную и национальную принадлежность (Russian, English),

✓ слова, входящие в адрес делового письма на английском языке (London, Street, Room),

✓ названия товаров, брендов, документов (Iron, Letter of Garantee),

✓ названия месяцев и дней недели (Monday, March).

В деловом письме на английском языке с большой буквы пишутся все сокращения слов, перечисленных выше.

Все союзы, предлоги и артикли, связанные со словами, которые в письме пишутся с большой буквы, наоборот, пишутся с маленькой буквы.

Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед вашим именем.

При составлении письма необходимо также иметь в виду, что в международной переписке с заглавной буквы пишутся имена, адреса, обращения, каждое из слов названия фирмы или организации, каждое слово официального названия должности, название объектов переписки, например, Project, Agreement, Letter, и т. п.

Нельзя использовать сокращенные формы модальных и вспомогательных глаголов типа: shan’t, cant, следует употреблять их полные формы: shall not, can not и т. д.

В качестве примера приведем одно из деловых писем, в котором, в основном, учтены вышеназванные рекомендации (стр. 106).

В деловой переписке на английском языке приняты следующие сокращения:

Общепринятые сокращения

р. (рр.) – page, pages

tel. – telephone

No./no. – number

Hr – hour

St – street

HQ – headquarters

Sr. – senior

Jr. – junior

Dr – доктор (Doctor), употребляется в обращениях,

точка не ставится!

Mr – мистер (Mister), употребляется в обращениях, точка не ставится!

Miss – незамужняя женщина

Mrs – замужняя женщина, употребляется