Этикет делового письма - Олег Давтян

В отличие от личной, вербальная нота носит менее официальный характер и не подписывается отправителем. Текст документа начинается с заголовка «Вербальная нота». Он обычно бывает кратким, не более чем на одну-две страницы.

В вербальной ноте может излагаться самый разнообразный круг вопросов – от политических до сугубо служебных, – в том числе информация протокольного характера (организация культурно-ознакомительных мероприятий, приглашение к участию в торжествах, ритуальных акциях), запросы о предоставлении виз и тому подобное. Ею пользуются также в качестве сопроводительного письма к меморандуму либо для напоминания об ожидании ответа на предыдущие ноты или устные заявления. Вербальная нота составляется в третьем лице от имени направляющего ее дипломатического представительства или ведомства внешних сношений одной страны соответствующему представительству или ведомству другой страны. Отправитель парафирует ноту, то есть вместо подписи под текстом ставит свои инициалы, и скрепляет ее печатью. Дата проставляется на отдельной строке после последнего слова текста ноты. В нижнем левом углу пишется полное название ее получателя.

Вербальная нота начинается с обращения стереотипной формы: «Генеральное консульство (далее название государства) свидетельствует свое уважение (далее полное наименование адресата, причем принято писать полное официальное название государства как отправителя, так и получателя) и имеет честь сообщить…». В случае ответа после обращения пишется: «В связи с нотой Представительство Министерства иностранных дел Российской Федерации в Санкт-Петербурге №… от (указание даты) имеет честь сообщить…». Заканчивается вербальная нота комплиментом, который обычно формулируется следующим образом: «Генеральное консульство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству (Представительству МИД России) уверения в своем самом высоком уважении». Комплимент опускается только в случае, если в документе содержится протест по поводу неправомерных действий адресата, грубого нарушения его представителями норм поведения и тому подобное. Иногда в комплименте опускаются слова «пользуется этим случаем», когда, например, в ноте сообщается о дорожно-транспортном происшествии с участием дипломата, в результате которого имеются человеческие жертвы. Комплимент может принять следующую форму: «Министерство возобновляет Посольству уверения в своем высоком уважении». Комплимент полностью отсутствует, если нота содержит протест в связи с действиями представителей посольства или государства: попытка заниматься незаконной деятельностью, грубое нарушение норм поведения и т. п.

Если вербальная нота министерства является ответом на ноту посольства, то она должна начинаться со слов: «Министерство иностранных дел Российской Федерации свидетельствует свое уважение Посольству Соединенных Штатов Америки и, в связи с нотой Посольства №… от…… (число, месяц, год), имеет честь сообщить следующее…»

Что касается языка вербальной ноты, то в переписке недопустимы резкие выражения, оскорбляющие достоинства фразы, туманные намеки, восклицательные знаки, сокращения и употребление слов, имеющих двоякое толкование. Работая, например, над текстом ноты, содержащей протест, надо помнить, что она может быть не принята, что, в свою очередь, может привести к конфликтной ситуации. В дипломатической практике иногда бывают случаи, когда адресат отказывается принять присланный или врученный ему документ, считая его оскорбительным или некорректным, и возвращает его отправителю с письменным или устным объяснением мотивов. Однако при наличии хороших отношений между обоими государствами адресат рекомендует отправителю, во избежание нежелательной огласки, взять свою ноту обратно, после чего она считается не посланной.

Как и личные, вербальные ноты печатаются на гербовой бумаге высокого качества, под гербом страны располагается название организации-отправителя, а в левом нижнем углу печатается адрес получателя с указанием министерства, дипломатического или консульского учреждения и столицы представляемой страны.

Вербальная нота имеет исходящий номер, шифр и дату отправления, например: № 14/1 ЕО. Никаких дополнительных индексов не ставится. В случае необходимости подобные пометки делаются на копии, которая передается «в дело».

В далеком прошлом выбор формы ноты – личной (подписанной) или вербальной (без подписи) – увязывался с состоянием отношений между государствами-субъектами переписки. Историками дипломатии в этой связи упоминается, в частности, факт перехода России в преддверии первой мировой войны в своих сношениях с правительством Австро-Венгрии лишь на вербальные ноты по всем поводам, что сведущими людьми расценивалось как явный признак натянутости, ухудшения отношений между двумя странами. В наши дни выбору формы ноты (личная или вербальная) уже не придается такой драматизации, и они рассматриваются как полностью равноценные.

Широко распространена также форма письменного обращения одновременно к нескольким государствам, государственным органам или сразу к нескольким дипломатическим миссиям. Такой документ называется циркулярная нота.

Составляется он по образцу вербальной ноты, а в левом нижнем углу пишется коллективный адрес, например: дипломатическим и консульским представительствам в Санкт-Петербурге. В отличие от вербальной ноты печать на таком документе никогда не ставится и он не подписывается и не парафируется.

Иногда у руководителей сразу нескольких дипломатических учреждений возникает необходимость изложить руководству государственного органа общую точку зрения или же согласованные предложения. С этой целью используется форма коллективной ноты, являющейся наиболее авторитетным видом корреспонденции. Она составляется в единственном экземпляре, на котором проставляются подписи всех глав соответствующих дипломатических представительств, и передается в ходе встречи, на которой должны присутствовать все лица, подписавшие такую ноту.

Не требуют комплиментарного оформления и такие документы дипломатической переписки, как памятные записки и меморандумы.

Памятная записка вручается лично после устного заявления или просьбы с их изложением с целью усилить значение сделанного заявления; подчеркнуть важность обозначенной просьбы; способствовать успешному, а иногда – и ускоренному продвижению дела; предупредить возможность неправильного толкования или понимания сообщенного в дипломатической беседе. Разумеется, далеко не каждая из бесед должна завершаться вручением записки.

Обычно памятная записка составляется в безличной форме: «Доводится до сведения», «Сообщается», «Возбуждается просьба» и т. д. Вполне допустимо ее сразу начинать с существа дела. Текст записки не содержит ни обращения, ни комплимента, печатается на простом листе бумаги; под текстом проставляется название столицы и дата вручения; печать не ставится. Если памятная записка содержит изложение устного заявления или само заявление без вышеуказанных вводных фраз, в конце ее название столицы и дата также не пишутся. Над текстом печатается надпись: «Памятная записка».

Возможны случаи, когда посольство не предполагало вручать памятную записку, но собеседник по своей инициативе попросил ее передать. При отсутствии серьезных причин, препятствующих этому, записка посылается с личной или вербальной нотой (вариант: с визитной карточкой) со ссылкой на просьбу.

Еще одна из форм дипломатической переписки, носящая обычно менее важный характер, чем личная или вербальная нота, – меморандум.

Меморандум представляет собой документ, подробно излагающий фактическую сторону того или иного вопроса, содержащий анализ соответствующих положений, аргументацию в защиту своей позиции и (или) полемику с доводами другой стороны. Этот вид документа может содержать несколько страниц текста.

Меморандум составляется не в форме письма, адресованного какому-либо лицу или учреждению, а в виде изложения фактической, документальной или юридической стороны вопроса, не подписывается и не парафируется. В случае необходимости упоминания отправителя или адресата (например, министерство, дипломатическое представительство) это делается в третьем лице. Печать на таком документе, как правило, не ставится. Меморандум пишется обычно на отдельных, скрепленных между собой листах бумаги канцелярского формата (иногда на первом из них стоит логотип учреждения или государственный герб). Дата проставляется на первом или последнем листе. Меморандум не содержит обычных для дипломатических документов трафаретных формул вежливости. Он либо прилагается к ноте, развивая и обосновывая ее положения, либо препровождается в качестве самостоятельного документа, либо вручается лично в процессе устной беседы с целью дать возможность собеседнику подробно ознакомиться с вопросом.