Этикет делового письма - Олег Давтян

Документы дипломатической переписки могут также уведомлять о предстоящих событиях протокольного характера (церемонии, торжества, ритуальные мероприятия), выражать благодарность за приглашение, оказанное содействие и так далее.

Традиционные виды документов, относящихся к дипломатической переписке по форме и техническому исполнению, имеют немало общих или весьма сходных элементов, выработанных в процессе длительной и единообразной практики общения государств, вследствие чего такие элементы рассматриваются как общепринятые нормы международного общения.

В частности, в документах обязательно присутствуют протокольные формулы вежливости и уважения, которыми начинается и заканчивается текст. Кроме того, детально регламентируются чисто технические моменты составления документов, например, обозначение местонахождения адресата, написание его титула, подпись послания, выбор соответствующих бумаги и конверта.

Обращается внимание и на выбор тона изложения в зависимости от цели послания. Оно может быть ориентировано на то, чтобы придать посланию не только деловитость, но и известную теплоту, дружественность либо, если это соответствует намерениям отправителя, подчеркнуть, в случае демарша, его выраженную официальность и сухость.

В соответствии с принципом суверенного равенства государств принято, чтобы дипломатические документы составлялись на языке страны отправителя. В этом случае вежливым считается приложение к тексту перевода на язык страны получателя.

Одним из главных отличий дипломатической переписки от обычной деловой корреспонденции является ее неприкосновенность. Письма, предназначенные для отправки, упаковываются в специальные вализы, опечатываются и беспрепятственно пересекают границы государств. Это стало возможным благодаря Венской конвенции о дипломатических отношениях, подписанной большинством стран в 1967 году.

Виды дипломатической

переписки

Вся дипломатическая переписка осуществляется, главным образом, в форме нот (лат. nota – знак, замечание). При этом следует иметь в виду, что изложенные и сформулированные в нотах факты выражают официальную точку зрения государства, которое представляет соответствующее дипломатическое или консульское учреждение. Ноты, по традиции, охватывают все виды переписки между дипломатическими и консульскими представительствами с федеральными и местными властями. Они могут быть написаны от первого или третьего лица, могут быть как официальными, так и неофициальными. Ноты отправляются с курьером, а также могут вручаться во время личной беседы.

Ноты подразделяются на:

✓ вербальные,

✓ личные,

✓ циркулярные,

✓ коллективные,

✓ ноты протеста.

Дипломатические послания могут также излагаться в форме па

мятных записок, меморандумов, манифестов и даже ультиматумов.

Выбор вида документа дипломатической переписки зависит от конкретной цели, которую намерен достигнуть отправитель, а при ответе на ноту – в зависимости от того, какова была форма послания, на которое планируется направить ответ, каковы содержание и цель этого ответа, а также какие стереотипы приняты на этот счет в стране получателя и стране отправителя. Как правило, ответная корреспонденция направляется в той же форме, что и полученная.

Глава каждого дипломатического или консульского представительства сам решает, какую форму переписки будет использовать в общении с властями страны пребывания и со своими коллегами по дипломатическому корпусу, однако при этом он всегда должен ориентироваться на местный протокол и обычаи.

Для написания официального дипломатического письма часто используется форма личной ноты. Направление такого вида документа в международной практике означает, что изложенному в ноте вопросу придается особо серьезное значение. В большинстве случаев личная нота содержит информацию о каком-то важном событии и выражает отношение к нему.

Личная нота составляется от имени подписывающего ее лица и начинается с обращения к лицу, которому адресована. После изложения фактической стороны дела нота заканчивается трафаретной формулой вежливости. В случае если сказанного в ноте недостаточно для подробного изложения или освещения вопроса, к ней прилагается меморандум с обоснованием приведенных положений, изложением документального, справочного и цифрового материала, юридической аргументацией и прочим. Документ печатается на специальном нотном бланке с вытисненным государственным гербом и вытесненной надписью под гербом, например, Представительство Министерства иностранных дел Российской Федерации в Санкт-Петербурге. В верхнем правом углу личной ноты проставляются место и дата отправки. В левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц текста, проставляется адрес, состоящий из инициалов, фамилии и полной официальной должности лица, которому нота предназначена. Тональность личных нот может быть более или менее теплой.

Если такой документ начинается словами: «Господин Министр» или «Господин Посол» и заканчивается «С уважением» (без «искреннего» или «глубокого»), то это свидетельствует о намерении автора сделать ноту сдержанной, например, сообщая о каких-то серьезных разногласиях в оценке тех или иных событий. Автор письма может начать личную ноту и такими словами: «Уважаемый господин Министр» или «Уважаемый господин посол» и закончить комплиментом: «С искренним уважением», с тем, чтобы придать документу более теплый и дружеский характер.

Например:

Представительство

Министерства иностранных дел

Российской Федерации

город Орел, 22 августа 2016

Уважаемый господин Войчеховский,

прошу принять мою искреннюю благодарность за Ваше дружеское поздравление по случаю успешного выступления российских спортсменов на Международных Олимпийских играх в Бразилии.

Полностью разделяю Ваше мнение, что этот успех стал результатом серьезной подготовки российских спортсменов, а также умения бороться и побеждать в сложных условиях.

С искренним уважением_________________________

(личная подпись)

Господину Войчеховскому

Генеральному консулу Республики

Польша

Форма обращения в личной ноте зависит также и от конкретного случая, и от местной практики.

В письме к министру обращение может начинаться словами: «господин Министр» или «Ваше Превосходительство». В письме к послу или посланнику – «господин Посол (Посланник)» или «Ваше Превосходительство», временному поверенному в делах – «господин Поверенный в делах». Если поверенный в делах (то есть руководитель посольства в отсутствие посла) имеет ранг советника-посланника, то к нему следует обращаться «господин Министр».

Заключительные комплименты применяются с учетом политического, служебного положения или ранга адресата. Например, в обращениях к премьер-министру, председателю парламента, министру иностранных дел, другим министрам и послам принято также писать: «Прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем весьма высоком к Вам уважении». На комплимент – «весьма высокое уважение», как и на обращение «Ваше Превосходительство», – имеют право также лица, находящиеся в отставке. Заместителям министра, директорам департаментов, если они не имеют ранга посла, посланникам, советникам-посланникам и лицам равноценного им положения пишут: «Прошу Вас (указывается должность) принять уверения в моем высоком уважении»; Временному Поверенному в делах (не имеющему ранга посланника) – «Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении (или почтении)». В местной протокольной практике отдельных стран могут быть некоторые особенности в применении комплиментов (или отклонении от общепринятых).

После комплимента следует личная подпись посылающего ноту лица, которая должна быть разборчива. Печать на личной ноте не ставится. В левом нижнем углу, всегда на первой странице, пишется адрес лица, которому направляется нота. Адрес состоит из соответствующего титулования («Его Превосходительству», или «Е.П.», например), имени и фамилии, официальной должности лица, названия представляемой им страны и ее столицы. Этот же адрес печатается на конверте, в котором отправляется личная нота.

Печать на личной ноте, а также фамилия лица, подписывающего такой дипломатический документ, не проставляются.

Наиболее распространенной формой дипломатической переписки является вербальная нота. В дипломатическом обиходе такой документ означает: он должен быть принят во внимание. Посредством таких документов министерства иностранных дел, дипломатические и консульские представительства осуществляют повседневные официальные контакты.