Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление - Владимир Репин

Приведу несколько примеров структур процессов управления для руководителей, находящихся на различных должностях.

Пример. Структура процессов управления начальника отдела продаж (ОП)

Ежедневный контур управления:

• проведение ежедневных совещаний:

• проверка интенсивности работы сотрудников за предыдущий день;

• проведение совещаний с сотрудниками по итогам встречи с клиентом;

• подготовка отчета по проведенным встречам;

• выборочная проверка и согласование коммерческих предложений по сделкам;

• подготовка личного отчета по работе за день;

• анализ продаж за неделю, формирование и согласование отчета:

• подготовка и проведение совещания ОП;

• определение целевых сегментов.

Ежемесячный контур управления:

• анализ продаж за месяц, формирование и согласование отчета;

• корректировка плана посещения выставок и семинаров на месяц;

• аудит соблюдения стандартов сотрудниками ОП;

• подготовка ежемесячного бюджета ОП;

• подготовка и проведение совещания ОП.

Ежегодный контур управления:

• анализ результатов работы отдела за год;

• проведение собрания по результатам года;

• подготовка годового бюджета ОП;

• формирование графика отпусков сотрудников ОП;

• формирование плана выставок на год (участие, посещение);

• подготовка предложений по корректировке системы оплаты и стимулирования труда ОП.

В этом примере отражены в основном административные процессы, то есть процессы управления подразделением. В меньшей степени – процессы управления процессами.

Пример. Структура процессов управления начальника транспортного отдела (ТО)

Ежедневный контур управления:

• анализ доставок за предыдущий день;

• анализ отчетов диспетчеров, контроль дисциплины;

• учет и контроль пробега автомобилей;

• учет и контроль норм выработки;

• планирование внутренних доставок.

Еженедельный контур управления:

• контроль состояния автотранспорта;

• анализ деятельности ТО за неделю;

• планирование внешних доставок.

Ежемесячный контур управления:

• корректировка потребности в автотранспорте на квартал/месяц;

• анализ работы водителей и экспедиторов за месяц;

• закрытие табелей по сотрудникам ТО;

• формирование отчетности и анализ деятельности ТО за отчетный период;

• анализ, разработка/корректировка графиков доставки.

Ежеквартальный контур управления:

• корректировка потребности в автотранспорте на квартал/месяц;

• заключение договоров на услуги;

• приобретение/замена автомобилей;

• корректировка системы оплаты водителей и экспедиторов;

• анализ, разработка предложений и корректировка графиков доставки по дистрибуции;

• формирование отчетности и анализ деятельности ТО за квартал.

Ежегодный контур управления:

• планирование потребности в автотранспорте на год;

• формирование бюджета ТО на год;

• формирование графика отпусков сотрудников ТО на год;

• формирование графика ТО и ремонта автотранспорта на год;

• формирование отчетности и анализ деятельности ТО за год.

В этом примере встречаются как процессы управления процессами, так и процессы управления подразделениями.

Пример. Структура процессов управления вице-президента компании по функциональному направлению

Ежедневный контур управления:

• рассмотрение текущих проблем и принятие оперативных управленческих решений в пределах своих полномочий[123];

• формирование поручений сотрудникам управления;

• выполнение срочных поручений вышестоящих руководителей компании.

Еженедельный контур управления:

• проведение еженедельной планерки с директорами департаментов управления (по пятницам с 12.30 до 13.30);

• согласование и предоставление отчета управления на планерку функционального блока;

• анализ еженедельных отчетов сотрудников по приоритетным проектам.

Ежемесячный контур управления:

• получение и анализ отчетов по работе сотрудников за месяц;

• планирование выделения ресурсов на следующий месяц (например, планирование командировок сотрудников);

• контроль выполнения планов и достижения КПЭ[124] сотрудниками управления;

• проведение секторной группы по функциональному направлению (15-е число месяца).

Ежеквартальный контур управления:

• корректировка плана по выделению ресурсов на следующий квартал;

• согласование и утверждение планов сотрудников управления на квартал;

• контроль исполнения планов сотрудников за предыдущий квартал;

• контроль достижения сотрудниками управлении запланированных КПЭ;

• согласование/корректировка плана проведения аудитов;

• участие в экспертной группе.

Ежегодный контур управления:

• формирование личного плана работы и КПЭ на год;

• разработка и утверждение плана проведения аудитов функциональных подразделений в регионах на год;

• согласование и утверждение планов сотрудников управления на год;

• согласование и утверждение КПЭ сотрудников на год;

• контроль исполнения планов сотрудников за прошедший год;

• оценка и утверждение фактически достигнутых сотрудниками КПЭ;

• формирование плана разработки (пересмотра/актуализации) нормативно-методических документов, регламентирующих процессы управления;

• формирование плана управления на год с выделением ресурсов.

Этот пример в основном содержит процессы управления подразделением.

Пример. Структура процессов управления директора по производству

Ежедневный контур управления:

• анализ отчета по производству за сутки, принятие оперативных решений;

• проведение оперативного совещания с ИТР[125] департамента производства;

• обход производственных участков;

• контроль расстановки производственного персонала;

• согласование/реализация решений по несоответствующим материалам (в рамках своей компетенции).

Еженедельный контур управления:

• подготовка к еженедельному совещанию у президента;

• согласование плана производства и графика загрузки оборудования на следующую неделю;

• анализ отчета по человеческим ресурсам, формирование заявки на человеческие ресурсы;

• анализ и согласование отчета по производству за неделю;

• согласование заявок на закупку ТМЦ.