Визуализируй это! Как использовать графику, стикеры и интеллект-карты для командной работы - Дэвид Сиббет

• История организации. Мы изложили историю организации на 5-метровом панно и повесили его на стену во время общей встречи; ветераны получили возможность рассказать о становлении организации; новые сотрудники – шанс понять ее ценности и стратегии.

• Создание карты контекста. Мы попросили руководство и персонал организации создать карту, на которой были бы отмечены факторы, способствующие переменам. Мы проделали это несколько раз, чтобы полнее осознать реальное положение дел.

• Анализ рынка. Были созданы небольшие группы, которые, используя стикеры и матрицу из четырех ячеек, нашли потенциальные возможности для оказания услуг и увеличили объем прибыли от реализации продукта.

• Анализ сильных сторон, проблем, возможностей и угроз. Персонал провел исследования сильных сторон, проблем, возможностей и угроз в отношении всех функций организации. Мы визуализировали это на панно, чтобы люди могли увидеть весь комплекс факторов целиком.

• Построение модели видения. Мы разбили коллектив на небольшие группы и попросили при помощи заготовок коллажей и метода «обложка журнала» создать новую историю их организации.

• Бизнес-модель. Мы использовали шаблон бизнес-модели для создания карты, на которой было указано, что организация предлагала, кому, стоимость услуг, ожидаемый доход, необходимость поддержки, технологии и т. д.

• Карта стратегических целей. В контексте планирования бизнес-модели мы встретились с руководством организации и пришли к соглашению по достижению поставленных целей на следующий год.

Поиск инновационных бизнес-идей

На системном уровне реализация идей не имеет отношения к изменению организационной структуры, однако она относится к стимуляции инноваций. Одно из самых интересных заседаний, посвященных инновациям, которые мне пришлось вести, было проведено в компании Procter & Gamble, испытывавшей необходимость в новых идеях для своих продуктов. И тут я понял, что визуальный метод дает возможность погрузиться в предмет настолько глубоко, что становится почти реальным. Тогда мы решили прибегнуть к игре по сценарию, попросив всех сотрудников представить, что мир был ввергнут в экологическую катастрофу, люди должны носить спецодежду и пользоваться защитной косметикой, чтобы уберечься от озоновых дыр, что им нужны какие-то устройства для определения токсинов в еде, стратегии для выживания в условиях нехватки энергии и т. д.

Для того чтобы все было реалистично, мы разработали процесс, состоящий из трех частей. Начинаем с уик-энда, когда мы погружаемся в ролевую игру. В течение недели группы выдвигают идеи новых продуктов. И наконец, в конце недели нас ждет еще один уик-энд, когда идеи должны быть объединены и из них будут выбраны лучшие. Инструмент, которым мы воспользовались для обработки данных, назывался «Один день в жизни» и представлял собой буклет, где каждая страница соответствовала определенному временному промежутку. Текст и иллюстрации рисовали картину экологической катастрофы, при этом люди вели себя как обычно: вставали утром, ели завтрак, шли на работу, занимались повседневными делами. На страницах мы оставили достаточно пустого пространства, чтобы можно было записать, как люди станут реагировать на ситуацию и какие продукты предпочтут, чтобы выжить.

Прежде всего команда создала огромное панно, на котором изобразила, как будет выглядеть мир после экологической катастрофы. Для начала мы подкинули собравшимся несколько идей и образов, но диалог захватил всех. Я законспектировал импровизированные выступления около 60 сотрудников.

Каждое утро мы выпускали газету, в которой публиковали истории о том, как выглядел бы мир после катастрофы в представлении участников семинара.

Разбитые на небольшие группы, люди использовали стикеры и другие визуальные носители и к следующему уик-энду смогли представить лучшие из своих идей. Их тетради были исписаны, а из плакатов в конференц-зале создали целую галерею.

Семинар принес такое богатство новых идей, что группа разработчиков использовала этот ресурс на протяжении долгого времени.

Если точка зрения стоит 80 баллов по шкале IQ, как говорил Алан Кей, то дать возможность людям поэкспериментировать с новыми идеями посредством рисунков, симуляций, сценариев и моделей приводит к осознанию необходимости перемен. Именно так работала дизайнерская фирма, нанятая калифорнийской Академией наук для создания Музея естественной истории XXI в. Именно такой подход поощряет компания Autodesk. Так работает и IDEO – дизайнерская фирма из Кремниевой долины. Таким же образом организует встречи клиентов The Grove, стремясь найти подлинно инновационные идеи. Люди любят рассказывать истории, создавать модели и изучать что-нибудь детально, прежде чем решиться на серьезный шаг.

Графические панно и необходимость перемен

Если удалось хорошо поработать и вовлечь ключевые фигуры компании в процесс поиска и осмысления новых идей, следующий шаг – сделать так, чтобы эти идеи были восприняты всей организацией. Естественно, тут понадобится поддержка руководителей, которые должны рассказать сотрудникам о грядущих переменах и принять соответствующие решения, демонстрируя серьезность намерений. Мы в The Grove разработали методологию, позволяющую решить все эти задачи, и назвали ее Storymapping® («Карта историй»). Этот метод подразумевает создание больших панно (от 2,5 до 7 м в ширину и от 1 до 1,2 м в высоту), которые могут помочь каждому рассказать всю историю. Мы считаем, что топ-менеджеры должны принимать участие в подобных встречах и рассказывать о факторах, ведущих к переменам. Само по себе панно играет вспомогательную роль, оно лишь позволяет всем увидеть информацию, собранную воедино. Этот метод помогает избежать ситуации, когда руководство занимается просмотром презентаций и непосредственно стимулирует работу команды. Работа с большим панно дает еще один эффект: люди могут импровизировать, возвращаться к прежним идеям или забегать вперед, но вся информация остается на панно, поэтому они действительно глубоко ею проникаются. Если по окончанию встречи вы сделаете копию большого панно, участники смогут восстановить в памяти большую часть проработанного материала.

Панно, предназначенные для рассказывания историй, выглядят отчасти как карты идей для работы с новыми данными и могут быть использованы таким образом, но на деле эти панно разрабатываются для презентаций.

Перед вами карта историй о том, как работать с картами историй! Большая стрелка отражает процесс движения от идеи к действиям с точки зрения клиента. Спираль – процесс работы с картой, на ней написано, что делать для прояснения идей, ее дизайна и планов по внедрению идей в жизнь. Результаты показаны в правом верхнем углу.