Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Пэт Никерсон

Такой подход поведет вас гораздо дальше, чем сопряженная с большим стрессом деятельность большинства медлительных работников, ведь они справляются с 100 процентами рабочей нагрузки, руководствуясь лишь чутьем!

Только то, что «имеет большое значение» (или новые «красные зоны»), может переместить задачу, уже находящуюся в «красной зоне». Пометьте такое «перемещение» особым цветом или иконкой в расписании. На протяжении всей вашей дальнейшей карьеры этот цвет или иконка будут означать одно: вы заменили большой риск/возможность тем, что имело еще большее значение. Вы вытеснили «красное» еще большим входящим «красным». Если по прошествии нескольких недель у вас накопится достаточное количество этих новых «красных», то вы должны спросить себя:

• у меня изменилась работа?

• эти новые риски и возможности стали моей «новой» работой?

• каково их значение?

• временные они или постоянные?

• на сколько процентов они увеличили мой объем работы и нагрузку со стороны рисков?

• нужно ли мне нанимать помощников для выполнения больших объемов?

• заслуживаю ли я повышения за то, что занимаюсь более важными делами?

Самое простое лекарство для тех, кто «медлит с началом и не может закончить»

Алек Маккензи неоднократно повторял в своих книгах и на семинарах: «Ежедневный письменный план – это единственная и самая эффективная стратегия тайм-менеджмента». Но он сокрушался, что только один из десяти работников составляет такой план. Остальные девять идут домой, бормоча: «Как же быстро пролетел день!»

Соблюдайте простой, последовательный ежедневный порядок действий, чтобы осуществлять свои приоритетные задачи. Следующие семь шагов помогут вам в этом.

1. Используйте календарь, ежедневник или электронный планировщик, а не собственную сообразительность и быстроту реакций.

2. Перечисляйте три главных задания на день – те, чьи высокие риски и отдача сочетаются с вашими целями.

3. Планируйте эти три задания на самые продуктивные, но не самые ранние части рабочего дня.

4. Определяйте ваши лучшие временные промежутки – когда вы энергичны и точны в работе, у вас есть доступ к данным, а вокруг достаточно спокойно, чтобы можно было поддерживать сосредоточенность. Вам также может понадобиться уединенная обстановка для проведения разговоров по деликатным вопросам, связанным с выполнением заданий.

5. Поместите ваши три главные задачи в «красную зону», прежде чем начнете распределять время между любыми другими требованиями.

6. Защитив главные 20 процентов заданий, вы можете освободить большую часть расписания для неожиданных дел, а также тех, что находятся в средней зоне. Однако не позволяйте чему-либо воспрепятствовать осуществлению главных 20 процентов дел.

7. Поймите, что ваши три главных задания в одних случаях будут забирать у вас большую часть дня, а в других – только пару часов. Какова бы ни была продолжительность такой работы, защищайте время, отведенное для «красных зон». Начинайте и завершайте выполнение заданий вовремя, и вы победите привычку устраивать проволочки, что принесет хорошие плоды.

Если вы вдумчиво и честно прочитали эту главу, поздравьте себя и примите нашу благодарность. Искоренение неосознанных привычек и отрицание причастности к проволочкам всем дается с трудом.

Мы также поздравляем вас, если вы способны сказать: «К счастью, мне не свойственно ни медлить с выполнением заданий, ни оставлять их неоконченными!» В следующих двух главах вы увидите, получится ли у вас освободиться от остальных свойственных людям привычек, которые входят в число последних в этой серии ловушек времени: дружеского общения, праздных визитов незапланированных посетителей и чрезмерного старания.

Несуразность этих последних ловушек в том, что большинство людей считают свое поведение правильным, доказывающим теплое, дружелюбное отношение или преданность делу. Но это не добродетели, и о них речь пойдет далее.

Насколько успешно вы избегаете ловушки проволочек? Оцените себя по следующим вопросам и повторите это через 30 дней. Простого ответа «да/нет» будет достаточно.

Вопросы

1. При возникновении желания отложить задание я делю его на части, устанавливаю сроки сдачи каждой из них и потом сосредоточиваюсь на первой.

2. Я слежу за проволочками в моей команде и помогаю ее членам преодолеть это, указывая на последствия для нашей организации.

3. Я в самом начале провожу оценку новых заданий и оговариваю сроки.

4. Меня занимает возможность перечислить задачи согласно силе их влияния – от наибольшего к среднему и наименьшему. Сначала я сосредоточиваюсь на «красной зоне», затем на первых задачах средней зоны.

5. Обнаружив угрозу для завершения проекта, я сообщаю об этом тому, кто направил запрос, и договариваюсь о предоставлении разъяснений или дополнительного времени.

6. Для поддержания темпа я радуюсь достижению промежуточных целей.

7. Поскольку некоторые из моих задач повторяются спустя несколько месяцев, я веду дневник заданий. Так в следующий раз мне не придется начинать все сначала.

Итоги ________

Глава 18

Дружеское общение и незапланированные посетители

«Эй, есть минутка?»

Вероятно, всю свою жизнь вы слышите этот невинный вопрос по нескольку раз в день. Иногда вы радуетесь ему как поводу с удовольствием отвлечься от того, чем вы сейчас занимаетесь!

Но когда любовь к общению берет верх над здравым смыслом, ваше расписание разваливается.

Конечно, большинство корпораций причисляют способность ладить с людьми к востребованным чертам характера своих сотрудников. И люди прилагают усилия, чтобы быть общительными. Большинству это удается довольно легко, потому что им нравится проводить время со своими товарищами и «быть в теме».

Однако как только вы создаете образец поведения, поощряя людей, которые беспорядочно вас прерывают, вы теряете контроль над своим днем. Сотрудники, ведущие учет времени только в отношении одного аспекта – дружеского общения, бывают чрезвычайно удивлены тем, сколько часов в целом тратится на незапланированных посетителей. Они также замечают, что те, кто спрашивает, нет ли у вас минутки, приходят домой вовремя, а «отзывчивая принимающая сторона» слишком часто обменивается любезностями с вечерней бригадой технического обслуживания.

Две вещи известны совершенно точно.

1. Незапланированные посетители всегда задерживаются больше, чем на минуту. Исследование Алека показало, что обычно такие визиты длятся по десять минут.