Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Пэт Никерсон

Даг, вы просто проявляете своеволие. Никто из нас не может позволить себе такую роскошь. А теперь, если вы хотите сохранить свое рабочее место и решить серьезные проблемы, которые сами создали, можете с этого момента перейти к выполнению прямых указаний. Вам ясно?

Даг (встает, он выглядит несколько взволнованным): Да, я понял и прошу прощения. Я не осознавал, сколько неприятностей создал. Постарайтесь не сердиться на меня.

Если описанный выше сценарий кажется вам до боли знакомым (вы побывали в ролях направляющего запросы или их медлительного исполнителя), то знайте, что есть способы взять все в свои руки до того, как последствия станут серьезными. Когда ставки достаточно высоки, волынщики могут перестать себя обманывать и проявить большее здравомыслие.

Если вам никак не приступить к выполнению задания, то вот несколько способов прибавить обороты и сохранить скорость движения:

• докажите себе, что изменения необходимы уже сейчас;

• пересмотрите недавние последствия, пережитые вами и другими людьми;

• набросайте план, показывающий текущие требования, которые ждут ваших действий;

• разбейте большие дела на части и задайте промежуточные цели;

• установите сроки выполнения для этих краткосрочных целей;

• создайте карту ваших целей и повесьте на стене;

• пометьте галочкой достигнутые цели (на настенной таблице или доске) – это будет для вас зрительной поддержкой;

• празднуйте выполнение каждой части задания.

Ведите дневник заданий как инструмент возобновления работы

По завершении любого проекта, который было трудно начать и еще труднее продолжать, создайте дневник. Он послужит инструментом, возвращающим ваши вложения. Если вы должны выполнять это задание ежеквартально или ежегодно, то дневник поможет правильно предвидеть ваши нужды. Составьте такой список, как на рисунке ниже.

Непременно разработайте собственную форму. Включите в нее все те данные, благодаря которым в следующий раз вы будете быстрее и увереннее работать над выполнением задания. Эти записи также помогут вам обговорить изменения. (Впоследствии они к тому же послужат опорой при обучении подчиненных.)

Если вы работаете на себя, вам никто не напомнит о том, чему вас научили завершенные проекты. Вы сами должны записывать эти уроки, ставить перед собой цели и ежедневно пересматривать приоритеты.

Мэл Норти, владелец и СЕО компании, занимающейся металлическими строительными конструкциями, пишет из своего офиса в Хьюстоне:

Наша стратегия должна вести бизнес к производительности и прибыльности, поэтому я указал и краткосрочные, и долгосрочные цели, а затем на основе этих целей определил задачи компании. В прошлом десятилетии, во время строительного бума, мы добивались успехов, соблюдая строгое расписание производства и поставки. Но я научился поддерживать гибкость задач. Теперь мне предстоит сохранить нормы прибыли и защитить моих сотрудников от хаоса на финансовых рынках, который не дает развиваться новому строительству.

Работая со своим списком задач, я упорядочиваю приоритеты и держу их перед собой. Так я поддерживаю концентрацию, несмотря на временные тревоги.

Как выделить время для главных приоритетов

Спросите себя, какая часть вашего обычного дня требует осуществления трудного выбора и ведения переговоров с теми, кто обращается с запросами? Как мы уже показали в предыдущих главах, закон Парето утверждает, что главные 20 процентов ваших ежедневных дел дадут 80 процентов результатов.

Решите, какие из текущих и поступающих заданий входят в эти главные 20 процентов. Затем в лучшие части дня, когда вы можете рассчитывать на энергичность и уединенность, сосредоточьте все внимание на их выполнении. Возможно, вы не сразу избавитесь от проволочек, но вы должны успешно начать и завершить ваши приоритетные 20 процентов дел.

Как бы вы ни торопились, напишите на стикере краткий перечень этих задач. Поместите его там, где он будет вам виден, и действуйте в соответствии с ним. Не позволяйте чему-либо менее важному вмешиваться в процесс.

Вероятно, вы жалуетесь, что ваш день так переполнен мелкими делами и перерывами, что у вас нет времени на приоритеты. Ваши планы рассеиваются, так зачем же их строить? Но все мы более или менее регулярно выполняем особые задания. Учителям приходится создавать план уроков на неделю. Менеджеры подразделений должны обсуждать с главами отделов насущные вопросы производства. Советники по связям с общественностью разрабатывают для клиентов новые кампании. Финансовые директора готовят для акционеров квартальные отчеты. Эти задания неизбежны и обязательны.

Какие элементы вы обязаны защитить в ваш идеальный день в то время года, когда происходят эти события? Вам должно быть ясно, какие задания действительно имеют значение.

Линдси Гейер, вице-президент отдела персонала Port Blakely Companies, говорит об этом так:

Между эффективной многозадачностью и попытками делать слишком много дел одновременно проходит тонкая грань. Подбросив множество тарелок, я стараюсь определить, какая из них принадлежит бренду «Мелмак[10], а какая – тонкий фарфор. Если придется уронить одну из них, то я слежу, чтобы это был «Мелмак»!

Для Линдси «тонкий фарфор» – эти главные 20 процентов. Кем бы вы ни были, ваш идеальный день должен начинаться с самых приоритетных заданий, которые вы помечаете в вашем календаре в зарезервированных частях «красных зон», чтобы ни одно менее важное дело не вытеснило их.

В предыдущих главах мы подробно описали, как защитить ваши 20 процентов главных задач. Но мы еще не говорили о судьбе задач, которые не достойны такого обращения, как те, что в «красной зоне». Это дела, которым медлительные сотрудники позволяют вытеснить более высокие приоритеты. Их логика такова: «Почему бы сначала не разобраться с множеством мелочей? А потом с чистой совестью я займусь крупными делами».

Звучит разумно, но это заблуждение, рецепт того, как замедлить работу с приоритетными задачами, оказаться неспособным завершить задания, оказывающие большое влияние, и спровоцировать понижение в должности, если не крах карьеры. Но некоторым служащим все еще трудно это понять. Так, участники семинара рассказали следующее:

У меня множество приоритетов. Я буквально задыхаюсь. И каждый из моих начальников настаивает: «Вот твое новое главное дело. Брось все и позаботься об этом». Но все не может быть самым главным. Обычно я записываю требования, пока заказчики стоят у меня над душой, а потом иду пить кофе. Чаще всего я выполняю много мелких дел, чтобы от меня отстали, а потом чувствую себя слишком усталым, чтобы заняться чем-то крупным.