Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Пэт Никерсон

Насколько я эффективно осуществляю делегирование? На работе я эффективна, и мои инструкции способны привести к положительному результату.

Делегирование: нет точных гарантий

Иногда даже при лучших намерениях с обеих сторон делегирование задания проходит неудачно. Возможно, обе стороны пытались скрыть свои сомнения, чрезмерно оптимистично рассматривали способности обучающегося быстро понять новый материал, игнорировали пробелы в образовании кандидата (например плохое знание математики либо отсутствие навыков написания текстов или опыта ведения переговоров). Если, несмотря на обучение и поддержку, вы должны признать поражение, то возьмите на себя половину ответственности (или большую ее часть) и отзовите именно это задание, заменив его тем, что больше соответствует способностям сотрудника.

ОСТОРОЖНО: не беритесь за эту работу сами. Помните пословицу, применяемую умными менеджерами с тех времен, когда они создали Висячие сады Семирамиды: «Пока работа выполняется эффективно, это должно делаться на самом низком из возможных уровней».

Итак, те дела, которыми вы занимались год назад (теперь они поставлены на поток и готовы для делегирования), уже нельзя сохранять в своей рабочей нагрузке при том же окладе. Если одному кандидату не удалось добиться успеха, то продолжайте искать других и обучать. А сами двигайтесь дальше – покоряйте необработанные и рискованные задания. На самом деле вам платят именно за это.

Живые голоса

Крис Тодиско, директор по обеспечению качества в инвестиционной компании, рассказала нам следующее:

Уже несколько десятилетий я управляю людьми и думаю, что хорошо делегирую задания. Но меня по-прежнему легко поглощают детали, и я забываю передавать большее количество дел, чтобы можно было сосредоточиться на принятии решений.

Каковы простые признаки того, что пришло время делегировать задачу?

Как понять, что наступил день делегирования?

• У вас все больше сверхурочной работы, это случается все чаще и без впечатляющего вознаграждения.

• Вы уезжаете в отпуск или на выходные, но слишком измотаны, чтобы переключиться на веселье.

• Вы отказываетесь от новой волнующей работы или упускаете новые премии, потому что погрязли в поставленных на поток повседневных делах.

Если случается одна из вышеперечисленных ситуаций, пришло время автоматизировать, поручить или делегировать работу!

Сломайте корпоративные препятствия

Пока что мы обсуждали личные препятствия, основанные на таких человеческих аспектах, как гордость и страх. Но давайте признаем, что ощутимые корпоративные преграды тоже могут затруднить ваш путь к делегированию.

С чем из этого вы сталкиваетесь?

1. Вам не хватает персонала. Имеющиеся сотрудники так заняты, что никто не может помочь, и нет денег на наем персонала.

ЧТО ДЕЛАТЬ: поищите волонтеров, пенсионеров, студентов или тех, кто работает неполный рабочий день. Привлекайте людей, которые ищут временную работу и не ожидают прибыли или высокой оплаты. Уделите время найму и обучению сезонных рабочих. Перестаньте надеяться, что ситуация с вашей перегруженностью облегчится чудесным образом.

2. Работа сложна и требует секретности. Правила компании или моего начальника диктуют мне выполнять ее самостоятельно.

ЧТО ДЕЛАТЬ: оспорьте положение о неразглашении. Если вам нужно скрыть данные, касающиеся отдельных частей задания, делегируйте некоторые процессы, скрывая цифры и имена. Что касается сложности, то опросите местных коллег или университеты. Так вы найдете способных студентов, чья осведомленность в определенных сферах превышает вашу. Опробуйте эту возможность. Не отступайте легко перед таким препятствием, как сложность.

Ищите помощь в правильных местах

Действительно ли вы опробовали все средства? Рассмотрите те решения, которые используют другие.

1. Волонтеры

Мы все время слышим от некоммерческих и общественных организаций о творческом подходе при поиске кадровых решений. Чтобы выделиться на фоне остальных, предложите дополнительные бонусы.

Гибкий график работы на выбор. Затем подчеркните значимость цели.

Неполный рабочий день. Если вам удастся найти постоянного, надежного помощника даже всего лишь на два часа в неделю, не упустите этот шанс. Вы потратите меньше денег, чем при работе с агентством, предоставляющим временных работников, но добьетесь большего постоянства.

2. Студенты/ученики: ради доверия и постоянства

Студенты вузов и аспиранты бывают достаточно квалифицированны для составления проектов, вычитки или работы с компьютером, что может оказаться затратным делом. Позднее студенты, которые провели с вами лето, могут стать штатными работниками, чьему опыту вы будете доверять. Перестаньте вести поиски в интернете. Студенты занимаются исследованиями целый день, и у них это хорошо получается. Пусть используют ресурсы сети, пока вы будете заниматься принятием решений или другими заданиями, требующими проводить различия.

ОСТОРОЖНО: конечно, вы будете проверять их работу на предмет точности и соблюдения авторских прав. Учащиеся могут позволять себе вольность по отношению к интеллектуальной собственности, на которую не осмелилась бы любая корпорация.

Учащиеся старших классов могут набирать текст, производить вычисления или простые исследования в обмен на скромную плату или вовсе без таковой. Так они приобретают дополнительные навыки, а письменная рекомендация вашей компании поможет им получить место в интересующем их колледже.

3. Обучение выполнению разных работ для достижения взаимозаменяемости сотрудников

Обменивайтесь услугами с другими отделами, чьи спады производства могут совпадать с вашими пиками. Слишком немногие команды рассматривают такой вариант. Мы видели, как это делается в одной большой страховой компании: шесть ее отделений начали обучать команды, чтобы та, что переживает спад в работе, помогала той, у которой пик. Компания так обрадовалась экономии средств, что выдала всем участвовавшим командам премию за достижение самых последовательных сезонных улучшений в истории компании. Это и есть творческий подход к тайм-менеджменту.

Еще два маневра

Вот пара идей, особенно если вы работаете в маленькой компании с небольшим количеством работников.

Попробуйте организовать рабочие группы. Мы наблюдаем, как некоторые компании образовывают временные союзы с неконкурирующими соседними компаниями, даже с их поставщиками, такими же небольшими юридическими или бухгалтерскими фирмами. Они создают партнерство на базе проекта, обменивая одну услугу на другую: ведение бухгалтерского учета на услуги делопроизводства, создание графических изображений на редактирование текста. Некоторые компании создают партнерства на базе проектов.