Мозг освобожденный. Как предотвратить перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощь - Тео Компернолле

Однако существует интересный парадокс, который мешает этим прекрасным переменам: 50% людей считают, что они получают гораздо больше почты, чем отправляют, и всего 12% думают, что отправляют больше, чем получают. 26% предпочитают отправлять электронную почту и всего 3% охотнее получают ее228. Поскольку маловероятно, что эти 12% заваливают грудами писем остальные 50%, я думаю, у людей просто складывается впечатление, будто они получают больше, чем посылают. Потому что они ненавидят разбирать завалы ненужных писем.

Почему электронная почта превратилась в нескончаемый поток ненужной или плохой информации? Энтони Берджесс объясняет причины этого четырьмя основными недостатками данного инструмента229.

Дефицит информации. Получатель не знает, что делать с электронным письмом.

Письма не дают получателям достаточно информации, чтобы действовать на ее основе.

Смысл плохо написанных, нечетко сформулированных писем обычно неверно понимают.

Строка «Тема письма» используется неграмотно: не указывается, когда нужны конкретные действия, что главное в письме.

Плохая нацеленность. Ненужные и неправильно адресованные электронные письма увеличивают время, которое сотрудники тратят на их чтение.

Неправильное использование функции «Отправить копию».

Письма в духе «Прикрой мою спину».

Злоупотребление функцией «Ответить всем».

Рассылка чисто информационных писем без уведомления получателей об этом.

Неправильный выбор средства коммуникации. Средство коммуникации должно соответствовать характеру передаваемого сообщения.

Электронная почта часто используется в случаях, когда гораздо эффективнее было бы общение лицом к лицу или по телефону.

Электронную почту часто используют, когда хотят избежать нежелательного общения.

Электронную почту часто используют для постановки задач с высокой степенью неопределенности. На самом деле письмо эффективнее личного общения, только когда задачи в нем поставлены предельно ясно и четко.

Отвлекающий фактор. Электронная почта отвлекает от более важной работы.

Возвращение к работе после отвлечения на почту занимает одну минуту.

Электронная почта должна быть обработана и систематизирована.

Неграмотное использование строки «Тема письма» затрудняет систематизацию почты.

Электронные письма остаются в почтовом ящике пользователя.

Все это звучит очень негативно. Но Берджесс приходит и к одному положительному выводу: обучение сотрудников правилам отправки электронной почты может значительно повысить эффективность этого инструмента и сократить потоки ненужной информации. 7.3. Работать с электронной почтой на мобильном телефоне — неэффективно и глупо

Надеюсь, в главах об оковах для мозга № 1 и № 2 мне удалось убедить вас, что привычка работать с почтой в текущем режиме снижает вашу интеллектуальную продуктивность. Она становится особенно глупой, когда вы используете для этого свой смартфон!

У неэффективных работников умственного труда никогда нет времени, чтобы сходить на воскресный футбольный матч с участием своей дочери.

Малоэффективные работники умственного труда постоянно заняты своим смартфоном. Они заняты им, даже когда сидят на футбольном матче с участием своей дочери.

Умеренно эффективные пытаются одним глазом смотреть на смартфон, а другим — на игру дочери. Как только приходит послание от босса, они немедленно на него отвечают.

Высокоэффективные работники умственного труда держат телефон в кармане, с увлечением смотрят матч и болеют за дочь. А на следующий день читают письмо босса и отправляют ему вдумчивый ответ.

Вдохновленный идеей Дженнифер Чатман230

Не нужно быть специалистом по эргономике, чтобы понять: постоянно печатать электронные письма на крошечной клавиатуре смартфона, используя для этого самый крупный и неуклюжий большой палец руки (в то время как функция автозамены вовсю развлекается с вводимым текстом) — мягко говоря, не очень эффективное занятие. Как я писал в главе о локальных стрессах, это очень неэргономично и повышает риск развития хронического напряжения в мышцах от постоянной нагрузки (repetitive strain injury). Отсюда — мигрени, боли в спине, шее, плечевом поясе.

Кроме того, при использовании смартфона вы обычно работаете только с одним письмом, что тоже неэффективно. Если вы начинаете с последних писем и отвечаете на них, то упускаете информацию из предыдущих писем. Если же вы обрабатываете письма в хронологическом порядке, то часто отвечаете на уже решенные вопросы.

Даже на самом продвинутом смартфоне или планшете работать со своим ежедневником, служебной запиской или электронной таблицей гораздо труднее, чем на большом экране. Здесь нельзя открыть несколько документов сразу. На смартфонах нет рабочего стола, а на планшете половину экрана занимает неудобная клавиатура. Кроме того, в офисе у большинства профессионалов есть под рукой информация, которая может быть недоступна в Интернете или же неудобна для чтения на телефоне. В результате, прочитав письмо на телефоне, вы вынуждены перечитывать его еще раз в офисе!

Когда вы читаете письмо и отвечаете на него на ходу, вы посвящаете ему лишь крошечную долю того внимания, которое могли бы уделить в спокойной офисной обстановке — особенно если вы научились работать в сосредоточенном однозадачном режиме. Занимаясь этим на ходу, вы делаете больше глупых ошибок. Например, жмете кнопку «Ответить всем» в случае, когда письмо предназначалось только одному человеку. Или же отвечаете, мягко говоря, неадекватным образом.

Как я уже говорил, чтение даже на большом компьютерном экране заметно уступает чтению на бумажных носителях в скорости, в степени понимания, усвоения и запоминания прочитанного (не забудьте еще про уставшие раздраженные глаза). Только представьте, что вы творите со своими бедными глазами, если постоянно заставляете их разбирать крошечные буквы на лилипутских экранах! Кроме того, маленький экран показывает всего одно предложение или абзац зараз. Поэтому вы не можете прочесть текст по диагонали, чтобы охватить мысль, выраженную в длинном абзаце, целиком. Это значительно ухудшает понимание и запоминание.

Печатать на смартфоне важные деловые письма — все равно что исполнять Бетховена на игрушечном пианино (для наглядности посмотрите, как это делал Лайнус в мультфильме «Мелочь пузатая»).

А вот еще способы сделать работу с электронной почтой окончательно неэффективной — это отвечать на письма во время совещания или разговора, за едой, перед телевизором и особенно находясь за рулем. Последнее, как мы вскоре увидим, можно рассматривать как уголовное преступление, даже если вы используете систему «свободные руки».

Глория Маркс и ее коллеги231 провели очень творческое, дающее пищу для размышлений исследование. Надеюсь, вскоре оно будет воспроизведено в бо́льших по размеру группах и в других контекстах. Исследователи «отпустили» нескольких офисных сотрудников на пятидневные «каникулы без электронной почты» — то есть просто запретили пользоваться почтой на работе. Людям надо было сравнить свои впечатления с тем, что происходит в «обычные» дни. Ученые опрашивали не только участников эксперимента, но и их ближайших коллег, и просили их заполнять опросники до и после исследования. Ученые наблюдали за участниками, следили за их пульсом. А специальная программа отслеживала, когда сотрудники переключались между окнами на компьютере. Вот какие получились результаты:

постоянная проверка электронной почты вредна для здоровья;

во время «беспочтовых каникул» сотрудники намного меньше работали в многозадачном режиме и делали это более сосредоточенно. Их работа была менее фрагментированной;

когда через пять дней сотрудники разобрались со всей массой непрочитанных писем, то убедились, что пакетная обработка почты гораздо эффективнее;

коллеги участников не сообщили о каких-либо негативных последствиях и неудобствах в связи с тем, что «подопытные» были отключены от электронной почты;

стало больше личных взаимодействий на рабочем месте, что понравилось абсолютно всем — и участникам, и коллегам.

сотрудники обнаружили, что электронная почта мешает их служебным отношениям;

самым негативным эффектом эксперимента у участников было чувство изоляции от информации, которая распространялась в организации;

негативное влияние электронной почты было вызвано следующими факторами:

Немедленный ответ на письмо — это социальная норма.