Развитие бизнеса: первые три года работы - Василий Лошкарев

При электронном документообороте рассмотренная нами схема имела бы следующие отличия:

1. Допустим, подписан договор поставки. В нем отражены условия поставки, ассортимент, цены, дата, суммы, штрафные санкции (еще раз напоминаю, что услуги мы тоже включаем в понятие «поставки» и «отгрузки»). Есть оригинал договора.

2. Предположим, что по вашей схеме движения документов оригинал договора должен находиться в папке «Договоры выставляемые (исходящие, выполняемые, на услуги, как хотите называйте)» и хранится она у бухгалтера.

3. При этом договор должен быть зарегистрирован в каком-либо реестре как подписанный. До этого места все происходит так же, как и с бумажным реестром. Теперь появилось первое отличие – регистрацию проводим в электронном реестре.

4. Далее по этому договору должны быть получены деньги, либо должна быть выполнена отгрузка, а после, в оговоренный срок, поступят деньги. Это тоже должно где-то отражаться. Запись делается в электронном реестре.

5. При этом непосредственному исполнителю по договору необходим дубликат договора для контроля ситуации. Вы должны быть уверены, что он точно получит копию договора и информацию о поступлении денег, а бухгалтер – сведения об осуществлении отгрузки по договору. Дубликат доступен в отсканированном виде в графическом формате (не текстовом!) и защищен от редактирования. Бухгалтер отражает поступление денег по договору. Внесение в реестр происходит автоматически по связи с бухгалтерским блоком либо вручную.

6. Когда по договору все выполнено – отгрузка полностью проведена, деньги получены, решены спорные вопросы, – договор считается закрытым. Об этом делается еще одна пометка в реестре, чтобы больше не отвлекаться на этот договор.

Доступ к реестру регламентируется, точно так же вводится цветовое обозначение по разделам.

С самого начала работы организации имеет смысл ограничивать бумажное делопроизводство, лучше переходить на безбумажные электронные формы. В самом простом варианте различные распоряжения и указания можно отправлять по внутренней электронной почте с применением специализированных программ, таких как LanTalk PRO, WinPopup, WinMessenger. В них автоматически создается электронный реестр обращений и отметки о получении. Даже если сотрудник не просмотрел сообщение сразу, он прочитает его позже. Письма и заявки никуда не теряются. Но такие программы – палка о двух концах. Вы тоже будете нести ответственность перед подчиненными: если вам от них приходят запросы, письма, то игнорировать или забыть их не удастся. Подобная система дисциплинирует всех.

Оптимальным вариантом является, конечно, ERP-система, или система управления предприятием. Именно такие системы решают проблему комплексно и позволяют уйти от «кусочной» автоматизации. Головной болью многих фирм становится «кусочная» автоматизация, когда бухгалтерия работает со своим блоком, отдел продаж со своим (обычно на базе Microsoft Exel или Microsoft Access), маркетинг с третьим, склад с четвертым. В дополнение к этому, если направлений в организации несколько, то каждый отдел продаж или продавец работает со своим блоком. Отличная мозаика, потрясающе неэффективная, особенно в долгосрочном плане. Берите сразу комплексное решение либо решение, сочетаемое с какой-либо хорошей системой. В крайнем случае ставьте Microsoft Access для всех пользователей с синхронизацией и архивированием данных. Самые продвинутые, с наибольшим количеством возможностей и (вероятно) с наилучшей поддержкой – это западные системы SAP, Oracl и семейства Microsoft Business Solution – Axapta и Navision. Существуют давно, «детскими» болезнями не страдают. Но они настолько дороги и сложны, что нам обсуждать их не имеет смысла. В нашей стране позволить себе такие системы могут немногие, время на них тратить не будем. Есть смысл рассматривать российские разработки. Их достаточно много. Это программные продукты «Компас», «Монолит SQL», «Бухта», БОСС, БЭСТ, «Галактика», «Парус», 1С, в конце концов, и еще многие другие. Выбор есть. Основная проблема существенной части наших программных продуктов в том, что созданы они программистами, а не пользователями. Следовательно, они не всегда интуитивно понятны и информативны, ориентированы не на пользователей, а на системных администраторов. Но в целом наши производители выпускают свои разработки давно, имеют достаточный опыт по внедрению, и в основном их произведения выглядят очень достойно. Каждый производитель ведет непрерывную работу над улучшением своего продукта, и это идет на пользу. Все программы имеют необходимые блоки. Распределение информации по блокам и ее взаимоувязка происходят у всех по-разному, и каждый формирует свою единую картину. Разбирайтесь, здесь у меня свои пристрастия, в том числе географические, а у вас могут оказаться свои. У большинства разработчиков есть решения как для крупного, так и для малого бизнеса. Достаточно часто решение для малого бизнеса представляет собой урезанный вариант большой программы – хорошее и оправданное решение. На всякий случай поинтересуйтесь, насколько малая программа может быть увязана с большой, чем они отличаются и как происходит переход от работы в «урезанном» варианте к работе в большой системе с сохранением имеющейся базы данных.

У многих разработчиков блок работы с клиентами выделен отдельно и называется CRM-блоком. В некоторых случаях можно достаточно долго работать с заказчиками только на этом блоке – экономия средств существенная. Часто возможна увязка работы блоков одной программы с блоками другой. Например, бухгалтерия работает с 1С, а CRM-блок – в другой программе. Взаимосвязь осуществляется так, что данные не конфликтуют и не дублируются. Но автоматически этого добиться нельзя, необходимо внедрение.

Что еще, кроме единого информационного пространства организации, вы получаете с внедрением такой системы? Тот самый безбумажный документооборот. Я лично видел пример такой работы (внедрить пока не успел). Все оригиналы в организации фиксируются, сканируются, хранятся в утвержденном отделе.

Копия доступна только в электронном виде. Так как отсканирована она в формате изображения, а не текста, то внести изменения невозможно, только просмотреть. В результате всем, кому необходимо, документ доступен и нигде не болтаются копии. Организация производственная и цикл по договорам достаточно длинный, при этом все исполнители, этапы и действия отражены в электронном реестре, более подробном и информативном, чем бумажный. Все распоряжения, указания, приказы, назначения проходят по информационному блоку со своим реестром. Информация в любом случае дойдет до адресата. Мне очень понравилось. Здесь многое зависит от возможностей сервера и надежности хранения информации, иначе из-за какого-либо сбоя теряете все данные по фирме.

Единое информационное пространство позволяет решить очень важную проблему – получение сводной картины по состоянию дел в организации в режиме реального времени. Ваше программное обеспечение должно позволять выводить отчет о работе на текущий момент времени либо на любую прошедшую дату. Данные могут быть обо всем – финансах, отгрузках, состоянию дел по договорам отгрузки, поставки, производству. Это могут быть отдельные отчеты по каждому виду работ либо сводные отчеты. Кроме того, если в вашей структуре есть или планируется несколько организаций, например одна на опт, другая на розницу, система должна выдавать сводный отчет по всем вашим фирмам. В этом случае вы существенно экономите время и, что еще более важно, получаете неискаженную исполнителями картину о состоянии дел. Такую функцию, реализованную в большинстве электронных систем, сейчас активно продвигает 1С: 8.0.

Должен отметить, что процесс внедрения любой информационной системы непрост и недешев. Чем больше и сложнее организация, тем больше времени необходимо на предварительную подготовку. Она включает в себя описание всех имеющихся бизнес-процессов, информационных связей внутри организации, предполагаемого развития. На основе полученной информации составляется техническое задание, и только после этого имеющийся типовой продукт подгоняется под требования вашего предприятия. Затем обычно полученная версия ставится на несколько рабочих мест, производится тестирование и отладка имеющихся нестыковок. Как только в целом система становится работоспособной, ее необходимо одномоментно запускать во всей организации. Категорически недопустима работа одновременно в старой системе (системах) и в новой, не доводите сотрудников до шизофрении. В организации со сложной, давно сложившейся структурой весь процесс от принятия решения до полноценной работы в новой системе может занимать до двух лет. Денег уходит очень много. Поэтому, если удастся с самого начала уйти от «кусочной» автоматизации, это позволит в дальнейшем сэкономить массу времени, нервов, своих и сотрудников, денег и повысит конкурентоспособность организации.