Развитие бизнеса: первые три года работы - Василий Лошкарев

• Данные на сотрудников вашей организации. Этот блок обычно называют «Кадры». Здесь анкетная информация на сотрудника, расчеты отпусков, трудовые договоры, назначения.

• Бухгалтерская информация. Здесь есть и пересекающаяся с другими блоками информация, входящая в первичные документы – данные на приходы и отгрузки, информация об отработанных сотрудниками днях для расчета зарплаты (отпускных, декретных, больничных), хозяйственные договоры и договоры подряда, счета на предоплату. Здесь же находится информация о клиентах (покупателях), но в несколько ином виде, чем в первом разделе – только реквизиты заказчика, включающие в себя наименование, адрес, банковские реквизиты, ИНН, ОКВЭД, ФИО директора и главного бухгалтера, контактный телефон. Остальное для бухгалтеров – информационный мусор. Перечисленные данные и документы не относятся исключительно к бухгалтерии либо не обязательно возникают в бухгалтерии. В том числе и относящиеся к типовым операциям документы: счета на предоплату, накладные, счета-фактуры. Их могут оформлять сотрудники (продавцы) на отпуске товара. А вот кассовые ордера, платежные поручения (платежки) – уже прерогатива бухгалтеров. Кроме этого, есть сугубо специфические документы и формы, которые остальным сотрудниками не нужны. Сюда попадут всевозможные оборотные ведомости, акты сверок, главная книга, книга покупок и книга продаж, журнал хозяйственных операций, балансы.

• Управление производством. Сюда входит планирование производственных процессов, движение материалов и товаров в производстве, задания на производство, учет рабочего времени в производственных процессах, планирование и закупки материалов для производства.

• Управление финансами. Это финансовый и часто еще и управленческий учет (управление себестоимостью).

Могут быть еще блоки – бюджетирование, управление проектами, основные фонды, маркетинг и менеджмент и пр. Часть этих блоков может быть объединена, разукрупнена, есть варианты. Но вышеперечисленные – наиболее крупные и, на мой взгляд, наиболее употребимые.

С точки зрения коммерческой организации в первую очередь вам необходимо хранить данные на всех контрагентов. К ним относятся покупатели вашей продукции, потенциальные клиенты, поставщики товаров и услуг, различные отработанные контакты, государственные органы. Среди потенциальных клиентов есть те, кто уже готов купить вашу продукцию (услугу), кто раздумывает, кто может оказаться в числе потенциальных покупателей, и те, кто никогда к вам не обратится, ну или вероятность их обращения крайне мала. Кроме того, есть данные на конкурентов, какая-либо аналитика, данные на государственные органы и должностные либо физические лица, косвенно влияющие на вашу деятельность. Например, информация о профильных управлениях администраций городов, областей, руководителях ассоциаций и пр. Все это необходимо хранить и систематизировать. У вас должны быть полные данные, требуемые для восстановления истории по контрагенту, необходимые ссылки, фамилии и телефоны. При таком изобилии надо выработать хорошую систему систематизации и хранения бумажных образцов и внедрить электронную базу данных. С электронными системами все достаточно неоднозначно и сложно. С одной стороны, есть достаточно большой выбор систем, с другой – обычно все заканчивается внедрением 1С в «кусочном» варианте. Вообще-то 1С далеко не самая лучшая программа, но иногда ей нет альтернативы, а бóльшая часть людей не желает кропотливо разбираться в имеющихся программных продуктах. Когда это происходит в малых удаленных от центра городах, поселках, деревнях, я такой подход понимаю и даже одобряю. По внедрению и обслуживанию альтернативы нет. Но в крупных центрах вслед за всеми бездумно внедрять 1С – проявление лени и слабости. Слабости, потому что бухгалтеры чаще всего знакомы с 1С и сопротивляются переменам. В результате руководитель идет у них на поводу. Лени – ну здесь без комментариев. Краткий обзор параметров выбора электронных систем был дан в книге «Организация бизнеса с нуля. Советы практика» в главе 11 «Выбор программного обеспечения». В небольшой организации с небольшим документооборотом можно обойтись бумажными носителями.

Рассмотрим пример движения документов:

1. Допустим, подписан договор поставки. В нем отражены условия поставки, ассортимент, цены, дата, суммы, штрафные санкции (еще раз напоминаю, что услуги мы тоже включаем в понятие «поставки» и «отгрузки»). Есть оригинал договора.

2. Предположим, что по вашей схеме движения документов оригинал договора должен находиться в папке «Договоры выставляемые (исходящие, выполняемые, на услуги, как хотите называйте)», и хранится она у бухгалтера.

3. При этом договор должен быть зарегистрирован в каком-либо реестре как подписанный.

4. Все лица, имеющие отношение к договору (не все подряд, а именно эти), должны знать, где этот реестр находится, и иметь к нему доступ. К примеру, он может храниться прямо в папке «Договоры» или у ответственного исполнителя, бухгалтера, секретаря, у вас. Решайте сами в зависимости от размеров организации и вашей логики документооборота.

5. Далее по этому договору должны быть получены деньги и произведена отгрузка, либо должна быть выполнена отгрузка, а после, в оговоренный срок, поступят деньги. Это тоже должно где-то отражаться.

6. При этом непосредственному исполнителю по договору необходим дубликат договора для контроля ситуации. Вы должны быть уверены, что он точно получит копию договора и информацию о поступлении денег, а бухгалтер – сведения об осуществлении отгрузки по договору.

7. Когда все по договору выполнено – отгрузка полностью проведена, деньги получены, решены спорные вопросы, – договор считается закрытым. Об этом делается еще одна пометка в реестре, чтобы не отвлекаться на него в дальнейшем.

Простейшая ситуация, а сколько необходимо действий! Иначе будут сбои, которые ведут к потерям и, в конечном счете, к убыткам.

Еще раз повторю: в ситуации, когда документов не очень много, можно работать с бумажными копиями документов и бумажными реестрами. Реестр может быть простым, на обычном листе. Примерно так же может выглядеть реестр по письмам входящим и исходящим.

Обязательно, в форме краткой инструкции, устанавливается цветовая маркировка по каждому полю. Например, подписанный договор – поле выделяется желтым, отгруженный – синим, приход денег – зеленым, а выполненный договор – красным. Делается в соответствующую графу запись шариковой ручкой и закрашивается маркером – очень упрощает работу.

Цветовое деление существенно облегчает работу с документами и экономит время. Желательно однотипные документы хранить в регистраторах одного и того же цвета. Договоры на отгрузку в синем, на поставку – в зеленом, накладные в красном, отчет кассира в черном и т. д. Можно помечать документы по разным фирмам разными цветами. Настоятельно рекомендую подписывать полки на стеллажах. Регистраторы подписываются только отпечатанными машинным способом табличками в одном и том же стиле. Смешение и изменение шрифтов, размеров, цветов недопустимо. Подобные мелочи существенно экономят время и нервы. Недопустимо тратить более 10–15 секунд на поиск какой-либо папки.

Приведенная система вполне работоспособна. Она проста, наглядна, не требует вложений и обучения персонала. Пока она не станет тормозом вашего развития, менять ее не обязательно. Для организаций, изначально ориентированных на большое количество заказчиков, проработку электронного документооборота затягивать не следует.

Если вы работаете с учетом НДС, то в реестре должен быть заведенный порядок по внесению сумм с учетом НДС или без учета НДС. Менять порядок нельзя. Лучше заводить суммы без НДС, и все в вашей организации, и вы в первую очередь, должны оперировать с суммами отгрузок без НДС. Я об этом уже упоминал в первой книге и буду периодически возвращаться к этой теме. НДС – это налог, деньги государства. Осталось что-то у вас – хорошо, но не раздувайте искусственно ваш оборот на 18 %. Знать и учитывать НДС необходимо, так как, возможно, получать и платить вы будете с учетом НДС, но в свои достижения его не включайте. Как считается НДС, было рассмотрено в книге «Организация бизнеса с нуля. Советы практика».

При электронном документообороте рассмотренная нами схема имела бы следующие отличия:

1. Допустим, подписан договор поставки. В нем отражены условия поставки, ассортимент, цены, дата, суммы, штрафные санкции (еще раз напоминаю, что услуги мы тоже включаем в понятие «поставки» и «отгрузки»). Есть оригинал договора.

2. Предположим, что по вашей схеме движения документов оригинал договора должен находиться в папке «Договоры выставляемые (исходящие, выполняемые, на услуги, как хотите называйте)» и хранится она у бухгалтера.