Развитие бизнеса: первые три года работы - Василий Лошкарев

• Перераспределение и делегирование полномочий необходимо начинать с себя.

• Создание должностных инструкций позволяет структурировать и упорядочить функции и обязанности сотрудников.

• Должностные инструкции должны быть максимально гибкими, их необходимо периодически и по необходимости пересматривать.

• Должностная инструкция должна определять степень ответственности и уровень принятия решений.

• Должностную инструкцию нельзя превращать в карательный инструмент.

• Должностная инструкция должна защищать сотрудника от неправомерных действий со стороны руководства, в том числе от самодурства, а руководство – от нежелания сотрудника работать и, в критической ситуации с вмешательством государства, от судебного преследования.

• Трудовой договор должен заключаться при приеме сотрудника на работу.

• Инструкция не догма, а руководство к действию. Если ее принимают как руководство к бездействию, то сотрудник или организация функционируют ненормально.

ГЛАВА 3

Усложнение и увеличение информации. Ее обработка, распределение, анализ и хранение

В работе над этой главой мной во многом использовалась информация из работы «Обзор ERP-систем», составленной в Институте инноватики Санкт-Петербургского государственного политехнического университета Синельниковым А. Н. под руководством д. т. н., профессора Колосовой О. В. в 2007 г., за что им большое спасибо.

Как только вы начнете свою деятельность, количество информации и различных бумаг будет расти лавинообразно. Сразу появятся протоколы собраний, учредительные документы, информационные письма. Будут добавляться образцы договоров и сами договоры, приказы и еще много разных бумажек. Частично распределение, систематизация и хранение документов были рассмотрены в книге «Организация бизнеса с нуля. Советы практика» в главе «Документооборот». Там дано деление документации на входящую и исходящую, распределение по типам. В целом можно отталкиваться от этой системы, она доказала свою жизнеспособность и выполнимость. Но сейчас речь пойдет не только об этом. Самое главное, что в организации необходимо с самого начала прививать персоналу (а иногда и себе) культуру работы с информацией. Необходимо, чтобы люди начали воспринимать слово «информация» не просто как запись на листочке, а как гораздо более емкое понятие. Это жизненно необходимо, учитывая, что количество информации вокруг нас будет только увеличиваться.

Начну с простейшего – с листочков. У многих людей есть привычка писать на листочках, причем на первых попавшихся. Боритесь нещадно. Никаких листочков на рабочем месте быть не должно. Точнее, никакие записи на листочках недопустимы. Не знаю как вы, а мне хватило пары раз, когда я терял этот маленький листок и попадал в крайне неприятные ситуации. После этого я искоренил подобного рода практику навсегда.

Технология работы следующая: все записи делаются в какой-либо тетради. Только после этого информация может быть перенесена на листок и передана другому лицу. Только так. У вас никогда не бывало, что вы, не найдя полученный клочок бумаги, перезванивали коллеге и просили: «Я там листок твой потерял, напиши снова»? А в ответ слышали, что все, все было на этом листочке и нигде больше не записано. Да и у вас, наверное, так переспрашивали. Так вот, все записи сначала делаются в тетрадь и лишь потом переносятся в другое место. Если понадобится, найти можно все. День начинается с записи даты: ее лучше делать цветной ручкой одного и того же цвета. Тогда легче искать записи в тетради, меньше путаницы в выделениях маркером или другой цветной ручкой. По окончании тетради она проверяется от корки до корки, все необходимое выписывается в новую тетрадь (у меня необходимое обычно занимает 2–3 листа), а старая или уничтожается, или хранится еще какое-либо время. Квартала два, больше нет смысла.

Почему тетрадь, а не ежедневник? У них разное предназначение. Ежедневник служит для планирования дел и анализа их выполнения, в тетрадь же заносится все подряд. Телефонные звонки, значимые и незначимые, различные номера и просьбы, фамилии и названия. Все подряд. При необходимости запись переносится в ежедневник.

Встречался мне другой вариант работы – с листочками. Один мой сотрудник все писал на листочках, и далее он их подкалывал на вертикальное шило. Кто помнит, такие стояли у контролеров в различных учреждениях. Отдаешь, к примеру, пропуск, а он его накалывает. Листочки у этого сотрудника не терялись. В конце дня он их перебирал, лишнее уничтожал. Тоже вариант работы, но мне не нравится. Проблема для меня состоит в том, что не всегда возможно определить, какая именно информация может понадобиться спустя неделю или месяц. Иной раз приходится искать запись полугодовой давности. Убедить сотрудника, что с тетрадью работать правильнее, мне не удалось, пришлось просто приказать. Как видите, возможны различные схемы, но есть лишь один правильный вариант, все остальное – искажение и провокации. Боритесь нещадно.

О листочках хватит, они лишь малая часть проблемы работы с информацией. В культуру работы с информацией входит и обращение с документами. Все документы должны сразу подшиваться в нужную папку. Причем лучше всего прописать инструкцией по всей организации, где какие оригиналы хранятся, куда какие документы сдаются. Получили договор на оплату – куда его девать? А что делать, если кому-то нужна копия? Что делать с паспортами на продукцию и сертификатами? Как отслеживается оплата по договорам или выставленным счетам? На эти вопросы должен быть ответ.

Особое внимание следует уделить электронным системам организации документооборота. При этом, с моей точки зрения, данные бухгалтерской программы также входят в электронный документооборот. Нежелательно разделять информацию на базу данных бухгалтерии и базу данных по покупателям (клиентам). С этой точки зрения гораздо удобнее и правильнее организованы электронные системы, использующие единую базу данных для всех блоков, принятых в организации.

Прежде чем перейти к описанию блоков, нужно небольшое пояснение. Под отгрузками в вашем бизнесе мы подразумеваем отгрузки не только товаров, но также и услуг. То есть, если вы оказываете какие-либо услуги, и мы говорим, что вы произвели отгрузку, – это значит, что услуга вами оказана. При этом деньги за нее еще могли и не поступить (отсрочка платежа). Кроме этого, различают товары и материалы. Товары – то, что покупается либо производится на продажу, материалы – то, что куплено для собственного использования либо для переработки. Производство – процессы, происходящие в вашей организации и связанные с основной деятельностью предприятия. Производство есть везде. В промышленной сфере производят что-либо вещественное, в торговле и сфере услуг – нематериальное – услуги. Чаще всего под производством рассматривают только материальную сферу, но в данной работе мы будем трактовать это понятие несколько шире.

Переходим к информационным блокам. Чаще всего основные информационные блоки в организации следующие:

• Данные на клиентов – включают в себя контактную информацию, характеристику клиента по утвержденным в вашей организации (сфере деятельности) параметрам, результаты контактов, последующие действия (бездействия). При этом сами клиенты ранжируются по потенциалу, размеру, виду деятельности, ну и еще как-нибудь.

• Данные на покупателей. Покупатели – это те же самые клиенты, только совершившие покупку. Ко всей перечисленной ранее информации добавляются еще и данные на отгрузки (оказанные услуги), сделанные заявки. Информация этого блока значительно пересекается с блоком бухгалтерии и маркетинга. Здесь продавцы и маркетологи получают данные для анализа по запросам и отгрузками, а бухгалтерия проводит необходимые действия с документами. Все при деле.

• Документооборот. Здесь представлены различные договоры с контрагентами. В них входят договоры на то, что вы покупаете для собственных нужд, на перепродажу, переработку, договоры на оказание вам различных услуг, работ, договоры на ваши отгрузки, оказываемые вами услуги и выполняемые работы и пр. Часть данных документов относится к покупателям, часть к поставщикам, остальное – документы на различные услуги, товары и материалы. Сюда же входят реестры писем исходящих и входящих, доверенностей, приказов, акты выполненных работ, отгрузок. Здесь же могут находиться ценники (прайс-листы).

• Складской блок. В нем отражается движение товаров и материалов. Обычно здесь же находятся справочники по товарам. Если вы не являетесь торгующей организацией и специализируетесь на оказании услуг, например, юридических, то данный блок будет в столь малом, усеченном виде, что им можно пренебречь. НО! Очень многим организациям, оказывающим услуги, такой блок жизненно необходим. Например, клининг (уборки). Для них в этом блоке есть вся информация по расходным материалам (тряпки, губки, скребки, растворы и пр.). Расход материалов у них очень интенсивный, денег уходит много, все данные по приходам и расходам необходимо вводить в программу – тогда можно контролировать затраты и производить анализ по использованию и долговечности.