Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы - Олег Крышкин

Аудитор должен понимать, что подобный анализ целесообразен только при наличии адекватного планирования и определенного уровня развития системы управленческого учета. Другими словами, полезность анализа повышается по мере детализации условий предполагаемых к анализу доходных договоров и вспомогательных материалов, на основе которых эти договоры формировались. Для иллюстрации взаимосвязи приведу условный пример. Возьмем предприятие, использующее позаказный метод производства. Допустим, при планировании заказа затраты формируются только в разрезе укрупненных статей затрат (материалы, фонд оплаты труда, накладные расходы) без детальной разбивки и экспертным путем. Отсутствуют регистры для фиксирования текущего статуса работ. Первичные документы не содержат кодировок, которые позволили бы соотнести их с конкретным заказом (котловой способ формирования затрат). В таких условиях просто невозможно провести адекватный анализ исполнения конкретного заказа. Все, что удастся сделать, – так это сопоставить плановые затраты по элементам затрат (полученные экспертным путем) с фактическими расходами, полученными расчетным путем (например, все расходы за период, деленные на количество заказов). При таком анализе нет возможности точно определить, был ли тот или иной заказ прибыльным или убыточным, были ли учтены все риски, связанные с исполнением заказа, будут ли учтены в дальнейшем риски, связанные с аналогичными или сопоставимыми заказами.

В большинстве случаев анализом исполнения доходного договора занимаются несколько подразделений, как минимум дирекция по экономике и финансам (в лице планово-экономического отдела в части экономических параметров, например рентабельности), дирекция по производству (в части адекватности применяемых технологий и производственных процессов для выполнения аналогичных заданий в дальнейшем) и ДПМ (в части удовлетворенности компании-покупателя). Результаты анализа могут служить материалом для обоснования различных предложений по изменению структуры и содержания процессов и формированию плана инвестиционных мероприятий (модернизация имеющегося оборудования, приобретение нового). Таким образом, аудитор должен ожидать конструктивной реакции на результаты анализа (разумеется, при условии, что анализ генерирует результаты достойные внимания). Нередко результаты анализа исполнения доходных договоров игнорируются, что указывает на определенные проблемы внутри предприятия (например, на проблему мотивации руководства компании).

Послепродажное обслуживание

Данный подпроцесс включает в себя один основной этап – мониторинг исполнения гарантийных обязательств.

Мониторинг исполнения гарантийных обязательств. Довольно часто сам факт передачи результатов исполнения договора от исполнителя к заказчику не означает прекращения обязательств исполнителя. Исполнитель должен обеспечить соответствие фактических эксплуатационных характеристик характеристикам, оговоренным в договоре. Он также должен приложить усилия для создания оптимальных условий для сохранения этих характеристик в течение оговоренного времени (например, за счет проведения периодических техосмотров). С одной стороны, наличие данного процесса создает дополнительные сложности для компании-исполнителя, например из-за необходимости его финансирования. С другой стороны, даже если руководство предприятия не потрудится создать данный процесс, покупатели могут напомнить ему об этом в случае несоответствия продукции их ожиданиям.

Аудитор должен понимать, что процесс послепродажного обслуживания не является вотчиной сотрудников ДПМ. Однако в силу того, что именно на них возлагается задача по поиску и удержанию клиентов, их участие в рассматриваемом процессе неизбежно. Кроме того, для создания конфликта интересов (дирекция по производству склонна скрывать свои ошибки) сотрудники ДПМ должны управлять данным процессом.

Наличие на предприятии поставленного процесса послепродажного обслуживания позитивно сказывается на его деятельности, а именно:

• регламентирует процесс обратной связи между покупателем и продавцом – наличие установленных процедур обеспечивает равноценное обращение с покупателем любого уровня (принцип справедливости), что добавляет позитива к имиджу компании, а также дает базу для совершенствования процесса (система показателей процесса привязывается к его структуре и содержанию);

• дает данные для анализа эффективности ряда процессов (в основном процесса производства, логистики и процесса управления персоналом) – например, выясняя причину рекламации покупателя, можно узнать, какие недостатки какого процесса привели к рекламации. Сопоставив стоимость изменений процесса и стоимость совокупности рекламаций, можно принять решение о целесообразности внесения изменений в процесс;

• дает возможность минимизировать ряд рисков, связанных с недостатками продукции, – одним из наиболее ярких примеров являются периодические отзывы автомобилей различных марок по причине неисправностей. Если бы эти автомобили оставались в эксплуатации, компании понесли бы более существенный ущерб (деньги, имидж, общественное недовольство, санкции госорганов и т. д.).

Аудитор должен искать возможность для получения данных, аккумулируемых в недрах процесса послепродажного обслуживания. Это может дать повод для пересмотра первоначальной оценки рисков аудируемого предприятия, может вывести на интересные темы для детального тестирования.

Перечень и содержание базовых и специфичных рисков процесса

Рис. 9. Базовая схема процесса «Продажи» с указанием ключевых точек контроля

Перечень и содержание базовых контрольных процедур процесса (см. рис. 9)

Перечень и содержание базовых тестов

Перечень и содержание лучших практик по процессу

Процесс «Закупки»

Ограничения

Для целей данной книги мы ограничимся процессами, связанными с закупкой ТМЦ, работ и услуг, в рамках сделок, направленных на обеспечение текущих нужд производства. Однако во многом рассматриваемые процессы аналогичны процессам, связанным с закупкой как основных средств, так и закупками для целей процесса «Инвестиции».

В качестве вступления хочу указать на парадоксальную ситуацию, с высокой вероятностью существующую в настоящий момент. С одной стороны, в своей работе я постоянно сталкиваюсь с нарушениями при осуществлении процесса «Закупки». В подавляющем большинстве случаев они приводят к излишним выплатам в пользу сторонних контрагентов, нередко очень существенным. Часто выявление таких нарушений не требует особых навыков и знаний и может быть осуществлено аудитором любого уровня подготовки. С другой стороны, внедрение контрольных процедур в процесс «Закупки» почти всегда требует приложения немалых усилий со стороны внутреннего аудита. Во многих ситуациях, несмотря на очевидность последствий отсутствия контрольных процедур, фактически ничего не делается для исправления ситуации.

До тех пор пока не изменится общая ситуация с контролем в стране, на многих предприятиях нарушения в процессе «Закупки» будут продолжаться. Такие нарушения могут осуществляться как отдельными сотрудниками, так и группами сотрудников, включая руководство предприятия, порой в полном составе. Парадокс в том, что нарушения в процессе «Закупки» не всегда негативно влияют на экономическое состояние предприятия. Во-первых, существуют целые отрасли, где сложилась устойчивая практика, скажем так, параллельных денежных потоков. Иными словами, имеются денежные потоки, находящие отражение в отчетности, и денежные потоки, находящие отражение в повышении благосостояния отдельных граждан. Отказаться от следования общей схеме работы – значит потерять как минимум часть рыночной доли. Процесс «Закупки» предоставляет возможность генерирования неофициального денежного потока, который можно затем использовать для поддержания статуса предприятия и получения дополнительных заказов. Во-вторых, механизм обналичивания через процесс «Закупки» может быть использован для нужд и повышения благосостояния самих акционеров предприятия. Плюс к этому, например, завышение закупочных цен снижает налогооблагаемую прибыль, что снижает общую величину обязательств по выплате налогов государству. Таким образом, пока бизнес и ряд представителей государственной власти используют неофициальные денежные потоки, мощные стимулы к нарушениям в процессе «Закупки» будут существовать.