Как привести дела в порядок - Дэвид Аллен

Лучшие идеи насчет работы не посе­тят вас, пока вы работаете.

Даже те руководители, которые регулярно выделяют время для анализа работы, часто скатываются к обзору на уровне Горизонта 1 — то есть на уровне проектов. Между непрерывной чередой деловых встреч и не­торопливой прогулкой на закате с бокалом вина вокруг своего пруда с золотыми рыбками следует выходить на более высокий уровень обзора, необходимый для оперативного контроля и концентрации внимания. Если вы полагаете, что все ваши открытые вопросы выделены, обработаны и проанализированы, а дальнейшие действия по ним определены, похоже, вы обманываете себя.

Мышление — сама суть, самое сложное занятие в бизнесе и в жизни. Те, кто строит бизнес-империи, тратят на умственную работу час за часом... пока остальные веселятся. Если вы не чувствуете, что постоянно совершаете осознанные умственные усилия... значит, вы поддаетесь лени и уже не властны над своей жизнью.

Дэвид Кекич

Проведение обзоров с позиции перспективы

На определенном этапе вы должны прояснить более существенные результаты, долгосрочные цели, перспективы и принципы, которые фактически определяют, тестируют и расставляют приоритеты для ваших решений.

В чем заключаются ключевые цели и задачи в вашей работе? Каких результатов вы хотите достичь через год или три? Как развивается ваша карьера? Полностью ли устраивает собственный образ жизни? Заняты ли вы тем, чего действительно хотите или должны делать, с точки зрения долгосрочной перспективы?

Попытка ставить цели до того, как вы будете уверены, что в состоянии держать под контролем свою повседневную жизнь, часто подрывает мотивацию и энергию, а не повышает их.

Выделение уровней, соответствующих горизонтам с третьего по пятый, не является отдельным предметом нашего рассмотрения. Тем не менее внутренняя задача этой книги заключается именно в том, чтобы побудить вас действовать с позиции перспективы, помочь привести в соответствие ваше самовыражение и более крупную цель, к которой вы стремитесь в жизни. По мере того как вы все более эффективно будете разбираться с личными и профессиональными делами на уровнях «Основание» и «Горизонт 1», не забудьте по мере необходимости и об обзорах других уровней, чтобы сохранять действительную ясность мыслей.

Насколько часто вам следует проводить подобный обзор с позиции перспективы, можете определить только вы сами. Я предлагаю руководствоваться следующим принципом.

Оценивайте свою личную и профессиональную жизнь на нужных вам уровнях горизонта, принимая нужные решения, с нужной вам периодичностью, чтобы внести ясность в свою жизнь. Это ваше пожизненное приглашение и обязательство — реализовать то, что вам уготовано судьбой, или то, чего хотите добиться вы сами.

Многие годы личного опыта и тесной работы с десятками человек на уровне их повседневных задач наглядно показали, что контроль над собственной рутиной и ежедневными делами наполняет нас естественным вдохновением для того, чтобы уделить внимание горизонтам более высокого уровня. Мы сами берем на себя обязательства и ставим себя в ситуации, в которых чувствуем растерянность и перегрузку. Сначала вы очень хотите детей. Потом они у вас появляются, и каждый из них становится вашим приоритетом на ближайшие лет два­дцать. Сначала вы стремитесь к творческой самореализации, хотите создавать что-то значимое для этого мира (и получать за это достойную плату), открываете собственный бизнес или строите головокружительную карьеру, а потом оказываетесь погруженным в пучину дел, которых гораздо больше, чем вы можете выполнить. Возможно, сейчас вам совсем не нужны новые цели — вам надо разобраться с теми, которые вы уже для себя определили и к которым идете, и нужна уверенность, что у вас есть возможность справиться с новыми.

Для того чтобы понять мир, нужно время от времени от него отворачиваться.

Альбер Камю, философ, писатель

Мы всегда можем обновить наши перспективы, ценности и цели. Однако, по моему опыту, вы станете сопротивляться этому разговору с самим собой, не будучи уверенным, что успешно справляетесь с тем миром, который уже для себя создали! Сколько времени нужно на то, чтобы изменить свою цель или нарисованную вами картинку желаемого? Не так уж много. Сколько времени уйдет у вас, чтобы почувствовать себя уверенным, что вы можете добиться тех результатов, которые для себя обозначили? По моему опыту, требуется по крайней мере два года применения этой методологии, чтобы добиться такого уровня уверенности в себе. Нельзя сказать, что это плохая новость. Это просто информация. Хорошая новость состоит в том, что вы немедленно усилите контроль на повсе­дневном, операционном уровне вашей жизни, как только начнете использовать эту методологию. Кроме того, сможете открыть реальные аспекты вашей более масштабной перспективы, которые вы не смогли бы увидеть без этого.

Дополнительное преимущество мышления с позиции перспективы в том, что вы обретаете невероятную гибкость и отказываетесь от формализма при постановке целей. Значительные изменения в этой области впервые произошли в мире технологий, когда концепция «гибкого программирования»42 стала нормой для успешных стартапов. Создайте себе общее видение, постарайтесь максимально детально представить себе возможный результат, начните производить какой-то продукт в качестве первого взаимодействия с клиентами, а затем «динамично развивайте» как свое видение, так и способ реализации на основе реальной обратной связи от реального мира. Суть в следующем: позитивное мышление чрезвычайно важно и интересно, но оно наиболее эффективно, когда есть уверенность, что задуманное будет исполнено с учетом реальной ситуации.

Объективная реальность никогда не бывает перегруженной или растерянной — таким может быть только человек в зависимости от того, как он взаимодействует с внешним миром.

Итак, мы подошли к самому важному вопросу методологии индивидуального сбора, обработки, сортировки и пересмотра задач: сейчас среда, 9:22 утра. Чем вы занимаетесь?

9. ВЫПОЛНЕНИЕ: ВЫБЕРИТЕ ОПТИМАЛЬНЫЕ ДЕЙСТВИЯ

КОГДА ДЕЛО ДОХОДИТ до реальной повседневной работы, как вы принимаете решение, чем заняться в конкретный момент?

Всегда и полностью доверяйте своей интуиции. Впрочем, вы можете многое сделать, чтобы усилить это доверие.

Как я уже говорил, мой совет прост: прислушайтесь к голосу сердца. Или души. Или, если эти слова уже набили оскомину, воспользуйтесь другими: «шестое чувство», «внутреннее чутье», «спинным мозгом чувствую», «интуиция подсказывает» — все что угодно, что заставит вас сделать шаг назад и отдаться на волю того, что вы считаете источником своей внутренней мудрости. Вы знаете, что я имею в виду, если вам приходилось принимать не только взвешенные и тщательно продуманные решения, но и спонтанные, основанные исключительно на интуиции.

Это не значит, что вы пускаете свою жизнь на самотек (если вы, конечно, на самом деле этого не делаете). Я и сам на определенном жизненном этапе из упрямства пошел по этому пути и могу с уверенностью сказать, что полученные уроки были, безусловно, ценными, хотя, возможно, и необязательными43.

Я выделил три основных подхода, которые очень помогут при определении дальнейших действий (см. главу 2, «Три модели принятия решений»):

модель принятия решений на основе четырех критериев;

модель анализа повседневной работы;

шестиуровневая модель обзора собственной работы.

Они приведены здесь в обратном иерархическом порядке, то есть зеркально отражают типичный стратегический подход к анализу деятельности сверху вниз. В рамках методологии Getting Things Done я считаю целесообразным прорабатывать их именно снизу вверх. Это значит, что я начну с уровня повседневной работы.

Модель принятия решений на основе четырех критериев

Помните, что ваш выбор текущих действий определяется следующими четырьмя критериями в таком порядке:

контекст;

запас времени;

запас энергии;

приоритетность.

Рассмотрим каждый из них с точки зрения того, как лучше структурировать свои системы и действия, чтобы воспользоваться преимуществами этих критериев.

Контекст

Первое, о чем стоит задуматься в любой конкретный момент: чем вы можете заняться там, где находитесь, с имеющимся у вас набором инструментов? Есть ли у вас под рукой телефон? Вы можете связаться с человеком, с которым хотели бы лично обсудить три пункта повестки дня? Вы находитесь в магазине, где вам нужно что-то купить? Если вы не можете совершить действия, потому что находитесь не в том месте или не располагаете нужными инструментами, то об этом не стоит и беспокоиться.