Как привести дела в порядок - Дэвид Аллен

Зачастую контрольный список нужен, чтобы помочь сохранить фокус, пока вы не освоитесь в том деле, которым занимаетесь. Например, если бы ваш генеральный директор неожиданно исчез, а вам пришлось срочно взять бразды правления в свои руки, первое время вам нужно было бы иметь план или обзор, чтобы быть уверенным, что охвачены все важные направления работы. Если вы только что перешли на новую работу с новыми обязанностями, не совсем вам знакомыми, на первые несколько месяцев вам нужно четко очертить для себя зону контроля и структуру деятельности. Когда мы внедряли новую организационную структуру и систему операционной деятельности в нашей компании, мы опирались на множество важных контрольных списков, пока все наши новые действия не были доведены до автоматизма.

Контрольные списки могут быть чрезвычайно полезны: они позволяют понять, о чем беспокоиться не стоит.

Мне приходилось составлять списки по направлениям деятельности для временного контроля, пока все не становилось на свои места. Например, когда мы с женой решили создать абсолютно новую структуру для того бизнеса, которым занимались долгие годы, я взял на себя круг обязанностей, с которыми прежде не имел дела, а именно: бухгалтерский учет, техническое обеспечение, маркетинг, правовые вопросы и администрирование. В течение нескольких месяцев мне пришлось держать перед глазами контрольные списки обязанностей, чтобы по мере возможности восполнять возникающие пробелы и управлять процессом переходного периода. После того как процесс более или менее вошел в русло, необходимость в этом списке отпала.

Контрольные списки на всех уровнях

Будьте готовы в случае необходимости к созданию контрольных списков. Число возможных вариантов бесконечно: от списка «Основные жизненные ценности» до «Списка вещей для туристического похода» и «Возможных подарков на праздники». Составление списков — один из самых мощных и в то же время простых инструментов, которые вы можете внедрить в свою жизнь.

Для того чтобы стимулировать ваше творческое мышление, приведу возможные темы контрольных списков, которые я встречал и которыми пользовался сам за годы работы:

сферы профессиональной ответственности (ключевые области ответственности);

график тренировок (программы физических нагрузок);

контрольный список для путешествий (все, что нужно взять с собой или доделать до отъезда);

еженедельный обзор (все, что нужно еженедельно анализировать и/или обновлять);

элементы программы обучения (все вопросы, которые нужно решить при организации мероприятия, до или после его проведения);

ключевые клиенты;

социальные связи (люди, с которыми вы должны поддерживать социальные отношения);

заключительные действия (то, что нужно сделать по завершении определенного временного периода);

личное развитие (вещи, которые нужно периодически оценивать, чтобы обеспечить баланс и прогресс в личностном развитии);

шутки.

Научитесь уверенно работать с контрольными списками, временными или постоянными. Будьте готовы создавать их и избавляться от них по мере необходимости. У вас должно быть удобное место для хранения, куда всегда легко можно добавить новый список: это может быть обычный блокнот или электронное приложение. Помните, что и сам список должен быть комфортным для использования. При правильном применении контрольные списки могут стать действенным инструментом повышения личной эффективности и снижения умственного напряжения.

Умение и желание быстро создать доступный и удобный контрольный список — ключевой элемент эффективной системы личного управления.

Итак, если вы собрали все «открытые вопросы» вашей профессиональной деятельности и личной жизни; обработали их, прояснив для себя, что каждый из них значит для вас и каких действий требует; организовали результаты в комплексную и полную систему, содержащую краткое описание всех ваших больших и маленьких, текущих и потенциальных проектов, — вы готовы к следующему шагу на пути к продуктивности без стресса — процессу обзора.

8. ОБЗОР: ПОДДЕРЖИВАЙТЕ АКТУАЛЬНОСТЬ И ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ СИСТЕМЫ

ЗАДАЧА ДАННОГО МЕТОДА управления рабочим процессом состоит не в том, чтобы позволить вашему мозгу расслабиться, а скорее в том, чтобы дать ему свободу для более продуктивной и творческой деятельности. Однако чтобы получить необходимую степень свободы, необходимо держать под контролем все свои обязательства и действия. Вы должны быть уверены, что занимаетесь именно тем, чем должно, и что вы вполне обоснованно решили не делать что-то другое. Это обеспечивает вам ощущение присутствия здесь и сейчас, оптимальное для любой деятельности. Основой этой ясности и стабильности является периодический обзор вашей системы, проверка содержания и поддержание системы в актуальном и рабочем состоянии.

Вы должны приложить сознательные усилия, чтобы очистить свое сознание.

Так, например, если у вас есть список телефонных звонков, которые нужно сделать, то в момент, когда он устаревает, ваше сознание перестает доверять системе и возвращается к выполнению задач более низкого уровня. Оно вновь будет запоминать, обрабатывать информацию и хранить напоминания, что, как вы уже знаете, не слишком эффективно.

Это значит, что ваша система не должна оставаться статичной — она должна содержать только актуальную информацию, а кроме того, стимулировать периодическую и целесообразную оценку вашей жизни и работы на нескольких уровнях.

На данном этапе нужно заняться двумя важными вопросами.

На что вы обращаете внимание в своей системе и когда?

Что нужно делать и как часто, чтобы система работала бесперебойно, а вы могли бы выйти на более высокий уровень мышления и управления?

Эффективный процесс обзора поможет вам выйти на новый уровень мышления в основных сферах жизни и в профессиональной деятельности — и при полной концентрации внимания, и во время непрогнозируемого мозгового штурма, чему способствует постоянный личный пересмотр списка действий и проектов.

На что обращать внимание и когда

Ваша персональная система и поведение должны быть организованы таким образом, чтобы, когда это необходимо, вы могли видеть все варианты действий. Так требует обыкновенный здравый смысл. Однако очень немногие на практике доводят свой организационный процесс хотя бы до оптимального уровня.

Когда у вас есть телефон под рукой и немного свободного времени, стоит, по крайней мере бегло, просмотреть список звонков, которые нужно сделать, а затем либо выбрать наиболее важные из них, либо вообще перестать думать о звонках. Когда вы собираетесь на встречу с руководителем или партнером, уделите несколько минут тому, чтобы просмотреть все пункты предстоящей встречи и знать, что вы потратите свое время максимально продуктивно. Если вам нужно заехать в химчистку за одеждой, сначала просмотрите список остальных дел, которые можно выполнить по дороге.

Для обзора обычно достаточно всего нескольких секунд в день, если просматривать нужные списки в нужное время.

Меня часто спрашивают: «Сколько времени вы тратите на обзор своей системы?» Ответ прост: «Ровно столько, сколько мне нужно, чтобы спокойно заниматься своими делами». Фактически это несколько секунд дважды в день. Большинство людей не понимают, что мои списки — это в некотором роде мой офис. Для них ту работу, которую нужно сделать, олицетворяют самоклеящиеся листки и стопки документов на рабочем столе, а для меня это делают списки следующих действий и календарь. Если вы полностью собрали, обработали и организовали все свои материалы, то у вас будет уходить несколько секунд на обращение к вашей системе за ежедневными напоминаниями.

Сначала загляните в календарь...

Вероятно, чаще всего за напоминаниями вы будете обращаться к своему календарю и ежедневной папке из системы напоминаний (если вы ее завели), чтобы получить общее представление о ситуации и понять, чем нужно заняться. Для начала примите во внимание место и время. Если вы знаете, что вам предстоит череда встреч с восьми утра до шести вечера и едва ли выдастся время, чтобы пообедать, это поможет вам принять нужные решения в отношении других дел.

...затем в свои списки действий

После того как вы просмотрели напоминания обо всех задачах, привязанных к конкретному времени или дате, и предприняли нужные действия, следующим объектом обзора будут списки всех тех действий, которые вы можете выполнить в данных обстоятельствах. Находясь в офисе, просмотрите свои списки «Телефонные звонки», «За компьютером», «На рабочем месте». Это совсем не означает, что вы должны выполнить все пункты списка. Просто оцените их место в потоке других дел, чтобы убедиться в том, что вы правильно выбрали, чем заняться в данный момент. Вы должны быть уверены, что не упускаете из виду ничего важного.