Как привести дела в порядок - Дэвид Аллен

Просмотрите лист ожидания. Требуется ли контроль за какими-то пунктами? Нужно ли отправить электронное письмо, чтобы получить информацию о чем-то? Нужно ли добавить пункт в чью-то повестку дня, чтобы обновить информацию о запланированной с вами встрече? Фиксируйте любые следующие действия. Отмечайте как выполненное все, что вы уже получили.

Просмотрите список проектов (и больших ожидаемых результатов). По очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов. Убедитесь, что в системе отмечено хотя бы одно конкретное действие по каждому пункту. Просмотрите любые планы и вспомогательные материалы по текущим проектам, чтобы определить возможные новые действия, результаты, ожидания и т. п.

Просмотрите все уместные контрольные списки. Осталось ли что-то, чего вы не сделали, что нужно или вы хотели бы сделать, принимая во внимание все обязательства, интересы и области ответственности?

Создайте (проявите творческий подход)

Эта методология направлена не только на расчистку вашего рабочего пространства. Несомненно, это чрезвычайно важный фактор обретения ясности и концентрации внимания. Однако для меня самого первоочередной задачей являлось создание пространства, которое способствовало бы появлению новых творческих идей и расширению горизонтов. По большому счету не потребуется непомерных усилий, чтобы добиться этого, если вы уже пользуетесь этой методологией. Все мы от природы натуры творческие и воплощаем свой потенциал в нашем образе жизни, в росте и развитии, в самовыражении. Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии. С практической точки зрения суть в том, чтобы позволить себе действовать, допустить появление спонтанных идей, искать в них рациональное зерно и использовать его. Если в процессе чтения этой книги и применения каких-то техник у вас появлялись собственные идеи, потому что вы подошли к процессу мышления с иного ракурса, значит, процесс запущен.

Как я уже говорил, возможно, на данном этапе вам не на чем сконцентрировать внимание, потому что ваше творческое мышление уже проявилось и активно участвует в этом процессе. Тем не менее есть еще пара дополнительных стимулирующих факторов, которые могут оказаться вам полезными.

Просмотрите список «Когда-нибудь / может быть». Проверьте, может быть, какие-то проекты стали для вас более интересными или значимыми и их стоит перенести в список текущих проектов? Вычеркните любые проекты, которые перестали представлять для вас интерес. Добавьте все возникшие возможности, которые попали в ваше поле зрения.

Проявите изобретательность и смелость. Не появились ли у вас новые, замечательные, безрассудные, творческие, заразительные, рискованные идеи, которые можно добавить в вашу систему или «внешний мозг»?

«Точка зрения» — это исключительно человеческое решение проб­лемы информационной перегрузки, интуитивный процесс сокращения объема данных до разумного и контролируемого минимума... В мире, перегруженном информацией, точка зрения станет самым дефицитным ресурсом.

Пол Саффо, профессор Кембриджского и Оксфордского университетов, прогнозист в области технологий

Процесс обзора не что иное, как проявление обычного здравого смысла. При этом далеко не многие проводят его должным образом, то есть с регулярностью, необходимой, чтобы не держать список задач в голове и сохранять спокойствие и контроль над ситуацией. Конечно, объем работы предстоит внушительный, особенно если вы еще не структурировали и не заполнили свою персональную систему так, чтобы она содержала текущую информацию в полном объеме. Но даже если у вас есть действующий центр контроля, ввиду постоянного стресса и требований современной повседневной жизни не так часто получается уделить время этому процессу обдумывания и упорядочения своих дел.

Подходящее время и место для обзора

Еженедельный обзор — процедура настолько важная, что вы должны выработать в себе привычку к его проведению, а также создать обстановку и подходящий инструментарий. Как только с помощью системы GTD вы сформируете для себя зону комфорта, где все будет находиться под контролем, вам уже не придется специально заставлять себя делать обзор: вы просто не сможете этого не делать, чтобы поддерживать стандарты своей персональной системы.

А до тех пор делайте все что угодно, чтобы раз в неделю заставить себя отложить на пару часов все рутинные дела, но не для того, чтобы просто отключиться от рабочего процесса, а чтобы подняться хотя бы на уровень всех ваших проектов и их текущего состояния, а также обратить внимание на любые другие вопросы, которые того заслуживают.

Если у вас есть такая роскошь, как рабочее пространство, где вы можете изолироваться от людей и повседневного общения, и если ваше рабочее время хотя бы отдаленно напоминает обычную сорокачасовую рабочую неделю, советую выделять для обзора по два часа в районе полудня в последний рабочий день недели. Такой выбор времени можно назвать оптимальным по трем причинам:

события прошедшей недели еще не успели стереться из памяти, и вы можете провести детальный анализ («Ах да, нужно не забыть связаться с ней по поводу...»);

когда вы (непременно) обнаружите действия, которые требуют связаться с людьми на работе, у вас еще будет время это сделать до того, как все отправятся на выходные;

здорово очистить все уровни сознания, чтобы развеяться и отдохнуть на выходных, когда ничто не занимает ваши мысли.

Впрочем, возможно, вы из тех людей, у которых нет традиционных выходных. Мне, например, часто приходится работать на выходных не меньше, чем в обычные будние дни. Но у меня есть преимущество (если можно это так назвать) — частые и долгие авиаперелеты, которые предоставляют прекрасную возможность наверстать упущенное. Многие люди организовали свои еженедельные обзоры так, чтобы они вписывались в их привычный образ жизни: кто-то проводит за этим занятием субботнее утро в любимой кофейне, а кто-то — воскресенье на задних рядах в местной церкви, пока его дочь поет в церковном хоре.

Независимо от образа жизни вам нужен еженедельный ритуал для пересортировки задач. Если вы уже пользуетесь подобной техникой, укрепите эту привычку, добавив обзор задач с позиции перспективы.

Время от времени всем нужен отдых. Если постоянно работать, острота суждений снижается. Отойдите на некоторое расстояние, чтобы увидеть работу в перспективе, тогда вы быстрее увидите недостаток гармонии.

Леонардо да Винчи

Сложнее всего выделить время для подобного обзора тем, у кого условия работы постоянно меняются и домашняя обстановка не оставляет для этого ни одного шанса. Среди специалистов, с которыми мне доводилось общаться, сильнее всего подвержены стрессу те, кто должен постоянно реагировать на внешние обстоятельства, от чего зависит результат их работы (например, биржевые брокеры высокого класса или начальники штабов), а потом возвращаться домой к паре малолетних детей и супруге, у которой тоже был тяжелый рабочий день. У некоторых из них единственной отдушиной оказывается время поездки до дома.

Если в этом описании вы узнали себя, самой серьезной проблемой для вас будет выделить время для регулярной процедуры пересортировки дел. Вам нужно либо смириться с необходимостью остаться на часок в пятницу после работы, либо найти для этого спокойное, но продуктивное время дома.

Время для оперативного обзора у руководителей. Многим руководителям я настоятельно рекомендовал запланировать два часа в календаре в конце рабочей недели. Для них самой большой проблемой являлось сохранение баланса между качественным мыслительным процессом; временем, когда они могут взглянуть на перспективу, и срочными повседневными делами, непременно требующими их участия. Это сложная задача. Тем не менее самые старшие и мудрые руководители осознают, насколько важно принести то, что кажется важным, в жертву тому, что действительно важно. Они создают собственные островки свободного времени для проведения подобной процедуры. Один из наших клиентов, глава направления по подготовке руководящих кадров одной из крупнейших международных корпораций, пришел к выводу, что практика проведения качественного обзора задач и пересортировки дел, позволяющая принимать взвешенные решения на интуитивном уровне, чрезвычайно важна для сотрудников высшего руководящего звена компании и в то же время абсолютно у них отсутствует.

Лучшие идеи насчет работы не посе­тят вас, пока вы работаете.