Как привести дела в порядок - Дэвид Аллен

Преимущество использования папок в системе напоминаний состоит в том, что они позволяют хранить физические документы (форма, которую нужно заполнить в конкретный день, повестка деловой встречи, которую нужно просмотреть, счет, оплату которого вы откладывали до определенной даты, и т. д.).

Для того чтобы система работала, ее нужно проверять и обновлять ежедневно. Если вы забудете освободить ежедневную папку, то не сможете доверять этой системе при работе с важной информацией. Кроме того, вам придется управлять этими задачами каким-то другим способом. Если вы уезжаете (или у вас не будет доступа к каталогу на выходных), обязательно заранее проверьте папки, попадающие на время вашего отсутствия.

ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ НАПОМИНАНИЙ ПРИ ПОМОЩИ ПАПОК (5 ОКТЯБРЯ)

Контрольные списки: содержательные напоминания

Последняя тема, заслуживающая внимания в рамках системы личной организации, — это создание и ведение контрольных списков, то есть набора возможных составляющих для проектов, рабочих процессов и процедур, мероприятий или направлений, представляющих ценность, интерес или зону ответственности. По сути, все списки или категории напоминаний, которые мы обсуждали до сих пор, являются контрольными списками. В этом качестве их функция заключается в предоставлении перечня вещей для обзора, чтобы вы могли быть уверены, что ничего не упустили из виду. Однако в традиционном понимании контрольным списком считают систематизированное в виде списка описание содержания темы, процедуры или направления деятельности, которым можно воспользоваться в конкретный момент или при занятии определенным видом деятельности. Масштаб контрольного списка варьируется от общего перечисления зон ответственности в рамках вашей работы до пошаговой инструкции, как загрузить фотографии на веб-сайт.

Много лет назад Альфред Норт Уайтхед39 справедливо отметил: «Цивилизация идет вперед благодаря увеличению числа важных дел, которые мы можем выполнять, не задумываясь о них». Контрольные списки представляют собой микроверсию этого макронаблюдения: каждый раз, когда вам необходимо что-то обдумать, будь то повторяющиеся события («В конце каждого календарного года мне нужно...»), или конкретная ситуация, подразумевающая большее число деталей, чем то, с которым вы можете справиться («Чтобы провести семинар, мне нужно...»), вы должны выносить это за пределы сознания — в вашу внешнюю систему управления, содержащую все детали, о которых следует позаботиться в конкретное время40.

Существует бесконечное множество всевозможных контрольных списков, которые позволяют сохранить ощущение контроля в самых разных ситуациях на работе и в личной жизни. Если вы готовите конкретное блюдо по рецепту из кулинарной книги, то пользуетесь контрольным списком, чтобы повысить фокус и результативность. Если перед вами стоит задача подготовить три ключевых направления деятельности или желаемых результата за год, то, когда вы делаете обзор этих пунктов перед заседанием совета директоров, вы также пользуетесь контрольным списком.

Поскольку я описываю процесс обработки и организации того, о чем вы, возможно, думаете, то, чтобы начать реализовывать эту систему, я сосредоточусь на стандартном наборе тем, актуальных для тех людей, для которых контрольные списки являются оптимальным решением.

Вещи, которым вы хотите уделить внимание

Зачастую, когда мы с моими клиентами работаем над тем, чтобы прояснить все, чем занята их голова, у нас появляется примерно следующий список:

регулярно заниматься спортом;

проводить больше свободного времени с детьми;

уделять больше времени проектному планированию в работе отдела;

поддерживать высокий моральный дух в коллективе;

позаботиться о соблюдении корпоративных стратегий;

своевременно оформлять оплату счетов клиентами;

уделять больше времени духовным практикам;

уделять больше внимания персональным целям своих сотрудников;

сохранять мотивацию в работе;

общаться с ключевыми людьми в компании, чтобы постоянно быть в курсе положения дел.

Как быть дальше с этими «размытыми» внутренними обязательствами и областями внимания?

Сначала выделите конкретные проекты и действия

Большинство подобных вопросов — это проект и/или действие, которое нужно определить. «Регулярно заниматься спортом» для многих людей на самом деле означает: «Составить график регулярных тренировок» (проект) и «Позвонить Салли, чтобы она посоветовала фитнес-клуб и личного тренера» (конкретное действие). В подобных случаях проекты и действия нужно прояснить и организовать в личную систему. Или, например, намерение «Поддерживать высокий моральный дух в коллективе» должно трансформироваться в проект («Изучить возможные варианты тимбилдинга для моего отдела») с определенным следующим действием («Написать директору по персоналу, узнать ее предложения по этому вопросу»).

Однако есть задачи, которые не вполне соответствуют данной категории, и часто, чтобы эффективно с ними справляться, нужны отдельные контрольные списки.

Планирование ключевых сфер деятельности и ответственности

Для таких целей, как поддержание хорошей физической формы или повышение мотивации сотрудников, вероятно, нужно составить отдельный контрольный список, к которому вы будете регулярно обращаться. Ваше сознание формирует несколько уровней желаемых результатов и стандартов, а также вариантов действий в каждый конкретный момент, поэтому полезно иметь о них четкое представление (хотя не так просто довести этот навык до состояния привычки).

Я уже говорил о том, что существует как минимум шесть уровней «работы», каждый из которых требует отдельного рассмотрения и анализа. Полный перечень всего, что кажется вам важным и занимает ваше внимание на каждом из этих уровней, мог бы составить грандиозный контрольный список. Он мог бы включать пункты:

карьерные цели;

работа;

семья;

взаимоотношения;

общество;

здоровье и жизненная энергия;

финансовые ресурсы;

творческое самовыражение.

Если опуститься на уровень ниже в рамках вашей работы, могут понадобиться напоминания о некоторых основных сферах вашей ответственности, сотрудников, ценностей и т. д. Этот список мог бы содержать следующие пункты:

психологический климат в коллективе;

процессы;

сроки;

аспекты кадровой политики;

рабочая нагрузка;

коммуникации;

технологии.

Все эти пункты, в свою очередь, могут быть включены в списки вашей личной организационной системы в качестве напоминаний, как не сбиться с курса и удержаться на плаву. Зачастую бывает достаточно просто подтвердить, что в конкретной области все в порядке, ничего не нужно менять или добавлять. Но то, что вы это точно знаете, добавляет уверенности и ощущения контроля.

Для управления новой ситуацией требуется больше контроля

Степень, в которой каждому из нас требуется составление контрольных списков и внешний контроль, прямо пропорциональна нашей осведомленности о зоне ответственности. Если вы долгое время выполняете какую-то работу и при этом нет необходимости что-то менять в налаженном процессе, скорее всего, вам потребуется минимальная внешняя личная организация, чтобы держать ситуацию под контролем. Вы точно знаете, что и как должно произойти, все идет по накатанной колее. Вы можете справиться с этой работой с закрытыми глазами. К сожалению, так бывает нечасто.

Вам когда-нибудь приходилось выполнять конкретные пошаговые инструкции, чтобы совершить специфическую финансовую операцию, зарегистрироваться и обновить программное обеспечение или пройти установленную процедуру, чтобы забронировать отель, и при этом периодически ловить себя на мысли: «Так, что мне нужно сделать теперь?» В любой из таких ситуаций может потребоваться повторить какое-то действие, вам нужен контрольный список. Например, я очень плохо разбираюсь в компьютерах и программах, но каждый раз, когда получаю инструкции от нашего технического специалиста, как исправить какую-то проблему, легко могу поддаться иллюзии, что я запомню все, что он мне говорит. В результате я все-таки приучил себя (на собственном опыте и ошибках) всегда составлять контрольный список.

Зачастую контрольный список нужен, чтобы помочь сохранить фокус, пока вы не освоитесь в том деле, которым занимаетесь. Например, если бы ваш генеральный директор неожиданно исчез, а вам пришлось срочно взять бразды правления в свои руки, первое время вам нужно было бы иметь план или обзор, чтобы быть уверенным, что охвачены все важные направления работы. Если вы только что перешли на новую работу с новыми обязанностями, не совсем вам знакомыми, на первые несколько месяцев вам нужно четко очертить для себя зону контроля и структуру деятельности. Когда мы внедряли новую организационную структуру и систему операционной деятельности в нашей компании, мы опирались на множество важных контрольных списков, пока все наши новые действия не были доведены до автоматизма.