Оргсхема. Как разработать структуру компании. - Александр Высоцкий

class="p">Секция подготовки спусков полос57 - на основе готовых электронных макетов делает макеты спусков и передает субподрядчикам для изготовления печатных форм58 .

ЦКП: переданные для производства форм спуски.

Секция пруфов59 и цветопроб60 - делает распечатки пруфов и цветопроб, получает письменное одобрение заказчика, передает утвержденные распечатки и цветопробы на производство.

ЦКП: распечатанные и утвержденные клиентом пруфы и цветопробы, переданные на производство.

ЦКП отдела: подготовленные для изготовления форм файлы и подписанные клиентом пруфы.

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ (12)

Цех печати - непосредственно производит печать по готовым формам, здесь находятся посты всего персонала цеха: мастеров смен, печатников, помощников, резчиков, сортировщиков и разнорабочих.

ЦКП: качественная продукция, отпечатанная согласно плану.

Цех постпечататных работ - выполняет все постпечатные работы: фальцовку, брошюровку и прочие. Здесь находятся посты всего персонала цеха: мастеров, операторов, рабочих.

ЦКП: качественная продукция, прошедшая постпечатные работы по плану.

Секция субподрядных работ - размещает заказы на необходимые работы у субподрядчиков, контролирует качество и сроки выполнения работ, обеспечивает своевременную доставку продукции с производства к субподрядчикам и обратно.

ЦКП: качественно и вовремя выполненные субподрядные работы.

ЦКП отдела: качественная полиграфическая продукция, изготовленная по плану.

Признаки того, что отделение не производит свои продукты

Для торгового предприятия:

Дефицит товаров на складе.

Большие или непредсказуемые расходы на логистику.

Большой процент потерь товара.

Большое время на комплектацию и отгрузку заказов.

Ошибки в комплектации заказов.

Срывы сроков выполнения заказов.

Для производственного предприятия:

Нет планов производства или планы не выполняются.

Себестоимость больше запланированной.

Большие финансовые потери из-за брака.

Производство срывает выполнение планов из-за отсутствия всех материалов или работающего оборудования.

Некачественная продукция или нестабильность качества производимого продукта.

Первоочередные действия по развитию отделения:

10-й отдел - описать технологию производства продукта, из каких действий оно состоит, нормы времени и необходимое обеспечение на выполнение каждой операции.

10-й отдел - наладить планирование деятельности отделения, чтобы был в наличии актуальный план, на основе которого формируются планы на неделю и на день для всех подразделений.

10-й отдел - добиться получения данных и формирования ежедневных и еженедельных отчетов руководителям по выполнению плана.

10-й отдел - организовать регулярную координацию планов по предоставлению продукта с другими отделениями, как минимум с отделением Распространения.

Глава 16

ОТДЕЛЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ (5)

У этого отделение особая роль: оно отвечает за повышение качества предоставления продукта компании. От того, какой результат мы получили, зависит не только степень удовлетворенности отдельного клиента, на кону все развитие компании, так как не имея достойных результатов, невозможно создать хороший имидж и заявить о себе. Нет смысла повышать объем производства, если в итоге, недовольных клиентов все больше и больше.

Это отделение состоит из трех отделов:

13 - Отдел Качества;

14 - Отдел Обучения персонала;

15 - Отдел Совершенствования.

ОТДЕЛ КАЧЕСТВА (13)

Цель отдела - обеспечивает, чтобы в руки заказчика попадал только качественный продукт; для этого отдел проверяет качество, проводит опросы клиентов с целью выявления отклонений, улаживает недовольства клиентов.

Не секрет, что до сих пор во многих компаниях качество товаров и услуг оставляет желать лучшего, а требования рынка и уровень конкуренции довольно низкие. Попробуйте вспомнить несколько компаний, у которых вы получали услуги, сколько из них без колебаний вы смогли бы рекомендовать своим друзьям? Причина в том, что редко когда удается в самом начале деятельности компании создать безупречный продукт. Безупречное качество - результат постоянной работы по совершенствованию, недаром специалисты говорят, что для того, чтобы вырастить хороший ресторан нужны годы.

Первое действие на этом пути - создать систему контроля, которая позволяет самой компании выявлять все отклонения, исправлять то, что можно исправить сразу, а то, что нельзя сразу уладить, использовать в качестве задач по совершенствованию компании и ее процессов.

ЦКП отдела: переданный в руки клиента продукт, соответствующий принятым стандартам качества.

Секция технического контроля - проверяет продукт компании на соответствие техническим стандартам и добивается устранения брака.

ЦКП секции: продукт компании, соответствующий установленным стандартам.

В производственных компаниях эту функцию выполняет ОТК, для которого есть точно установленные нормы и технические средства для определения отклонений. Если обнаружен брак, то секция добивается, чтобы он был исправлен, если это сделать невозможно, - он должен быть отправлен на отдельный склад или в переработку.

В торговой компании обычно проверяют полноту комплектации и качество упаковки товара, скорость обработки заказа.

Создание этой секции начинается с разработки точных стандартов для продукта, так как нельзя проверить качество, если стандартов нет. Но независимо от вида бизнеса, эти стандарты несложно составить. Так, когда мне пришлось впервые создавать ОТК в компании по производству наград, эти стандарты приходилось устанавливать буквально по ходу работ. Мы просто брали детали очередного заказа, рассматривали их внимательно и тут же описывали, по каким признакам считать деталь бракованной: наличие пятен, царапин, заусениц, пузырьки воздуха в эмали и подобные моменты. Постепенно, день за днем, стандарты были сформулированы для всех типов операций, данного производства.

Когда я столкнулся с созданием технического контроля в типографии, пришлось поднять международные стандарты и на их основе установить, какая величина отклонений при печати является браком, а какая нет.

В торговой компании придется ответить на вопросы: является ли отклонением от стандартов неполная комплектация заказа, каким образом должны быть упакованы различные товары, какие повреждения упаковки допустимы, а какие нет.

Хорошую помощь при составлении стандартов оказывает изучение отраслевых национальных или международных стандартов, которые существуют практически для всех видов деятельности.

Организация этой секции в компании может стать серьезной встряской для Технического отделения. Я сталкивался с ситуациями, когда приходилось почти полностью обновлять состав работников производства только лишь по той причине, что они не соглашались работать на новом качественном уровне, а на старом им уже не позволяла система контроля. К счастью, такое случается очень редко, обычно сотрудники понимают важность повышения качества.

В одной из компаний, которая является лидером на рынке предоставления справочной информации по телефону, на каждых двадцать операторов в Техническом отделении, которые предоставляют услуги, приходится по одному специалисту этой секции, контролирующему качество их работы и разрабатывающему рекомендации для операторов по повышению качества. Он ежедневно прослушивает записи разговоров с клиентами и оценивает результаты предоставления услуги.

Информация о выявленных отклонениях и браке очень ценна, так как помогает правильно определить приоритеты в совершенствовании технологии работы компании, которые, в конце концов, повысят и прибыльность, поскольку любой брак в работе создает большие дополнительные расходы. Можно сказать, что при правильно налаженной работе секции