Оргсхема. Как разработать структуру компании. - Александр Высоцкий

также, не нарушая законов, минимизировать расходы на налоги и правильно оформить отчетность в контролирующие органы, чтобы не потерять деньги на штрафах. Как обеспечить сохранность имущества компании? Своевременно и точно рассчитывать степень износа этого имущества и добиваться, чтобы суммы, соответствующие степени износа имеющегося имущества, либо тратились на приобретение нового, либо накапливались в виде денег в фонде компенсации износа, или, как его часто называют, фонде амортизации. Как обеспечить, чтобы товары были сохранены? Для этого есть склады и складской учет. За все это отвечает отдел Учета.

Конечно, вполне уместно будет задать вопрос, о каком учете идет речь: управленческом или бухгалтерском? В большинстве малых компаний это - две совершенно разные области, которые не слишком связаны друг с другом. Но есть и исключения - компании, в которых единая учетная система, позволяющая получать как управленческие, так и бухгалтерские отчеты. В чем же основная причина наличия двух разных видов учета, хотя данные, которые отражены в одном и другом, частично дублируют друг друга? Дело в том, что бухгалтерский учет, как ни прискорбно это признать в современном компьютеризованном обществе, основывается на бумажных первичных документах. А стандарты бухгалтерского учета таковы, что по правилам отражать в учете можно только имеющиеся в наличии и верно оформленные документы. В тоже время для управления современной компанией необходимо иметь гораздо больше данных о разных событиях, чем требуют стандарты бухгалтерского учета.

Например, вы продали клиенту запасные части к оборудованию. С точки зрения бухгалтерского учета нужны только счета, накладные и доверенность на получение. А с точки зрения управленческого, вас также будет интересовать, каков срок жизни этих запчастей и соответственно, как скоро клиенту они понадобятся снова. И если клиент - крупное предприятие, то какое подразделение фактически выступало заказчиком и какой размер маржи компания получила от этой сделки. Идеальное положение дел - когда все учитывают в одной системе, а уже на основании этих данных создаются все необходимые виды отчетов - и бухгалтерские, и отчеты руководителям. Для некоторых видов бизнеса уже существуют готовые программные продукты, которые обеспечивают это, другим приходится пока еще вести два раздельных учета. Но с точки зрения выполнения функций в организации, если есть человек, ответственный за прием на склад товара от поставщиков, именно он в момент совершения операции по приему товара должен вносить данные в учетную систему и оформлять первичные документы для бухгалтерии. Если продавец снимает с полки товар и передает его клиенту, он должен оформить бухгалтерские документы, внести данные в учетную систему о клиенте и об условиях гарантии.

Одна из важнейших задач отделения Финансов - обеспечить, чтобы все сотрудники компании правильно оформляли первичные документы, вносили данные в учетную систему, а движение первичных документов было хорошо налажено. Когда это отделение только начинает свою деятельность, ему необходимо разработать и внедрить учетную политику, обучить персонал пользоваться учетной системой и работать с первичными документами. Работа отделения по поддержанию в порядке бухгалтерского и управленческого учета может быть выполнена, только если все подразделения компании правильно обращаются с ними.

ЦКП отдела: полностью учтенные, что подтверждается точными и своевременными отчетами и проверками, и не утрачивающие своей ценности денежные и материальные активы.

Секция банковских счетов - отвечает за сохранность денег на банковских счетах, обеспечивает безопасность доступа к банковским счетам, проводит все банковские операции, организовывает перечисления денег, проводит сверки с банками.

В своей практике я неоднократно сталкивался с ситуацией, когда ключи и пароли к банковским счетам не менялись годами, сменилось несколько бухгалтеров, которые осуществляли платежи, но никто не задумался над тем, чтобы сменить пароли. Доверие к людям - хорошее качество, но как показывает опыт, в отношении денег лучше быть недоверчивым, чем разочарованным.

ЦКП секции: учтенные и сохраненные деньги на счетах компании.

Секция кассы - это не дублирование функций секции отдела Дохода, данная секция может находиться либо там, либо в отделе Учета. Если касса в основном работает на получение оплат от клиентов, ее место в отделе Дохода, если предприятие в основном получает оплаты через банк, а касса служит для выдачи денег на различные нужды сотрудникам, ее место в отделе Учета. Чем более цивилизованной становится наша бизнес-среда, тем меньше потребность в наличных деньгах, и я думаю, что через несколько лет необходимость в такой секции полностью исчезнет, ее можно будет убрать с оргсхем, как это произошло на западе.

Секция имущества - обеспечивает учет всего имущества компании, каждому объекту в начале использования устанавливает нормы износа, передает ответственному за эксплуатацию, осуществляет списание, если предмет потерял свою ценность, или переоценивает стоимость по мере необходимости.

Например, когда-то я приобрел за счет компании для себя качественный немецкий металлический дырокол. Недавно я с удивлением обнаружил, что с момента приобретения прошло уже более 15 лет, а он по-прежнему мне прекрасно служит. С точки зрения бухгалтерского учета, этот дырокол был списан сразу же после приобретения в расходы, как малоценный предмет. И это вполне нормально, хороший способ законного повышения валовых расходов и снижение налога на прибыль. Но на самом деле этот дырокол может прослужить 15 лет и все это время он является частью активов компании, конечно он за это время подешевел, так как на нем появилась пара царапин.

Правильное положение дел - независимо от принятых государством норм учета имущества или норм износа, необходимо после приобретения установить на каждый предмет длительного пользования определенную норму износа. Предположим, компания купила сотруднику ноутбук за $1000. Как только вы получили его от поставщика и открыли коробку, он подешевел примерно на $200. С учетом того, что он активно прослужит еще 3 года и после этого его можно будет продать примерно за $200, получается, что в первую же неделю после приобретения его износ составил $200, а еженедельный износ в течение трех последующих лет эксплуатации будет около $4. Если посчитать все имущество компании, приобретенное за несколько лет деятельности, вы обнаружите, что еженедельно имущество компании дешевеет на вполне ощутимую сумму. Это означает, что для поддержания стоимости активов компании необходимо, во-первых, знать данную сумму, а во-вторых, еженедельно либо приобретать новое имущество, которое после введения в эксплуатацию по своей стоимости перекроет износ, либо накапливать компенсацию такого износа в деньгах, которые, конечно, рано или поздно тоже будут потрачены на приобретение.

Представьте себе, например типографию, оборудование которой стоит два миллиона долларов, еженедельный износ такого оборудования при сроке эксплуатации в 10 лет составит больше трех тысяч долларов. Если еженедельно не учитывать этот износ и не откладывать деньги на приобретение или