Оргсхема. Как разработать структуру компании. - Александр Высоцкий

сотни счетов на оплату небольших сумм за какие-то обычные услуги или товары, и довольно большой процент этих счетов оплачивается.

Когда на семинарах по организующей схеме я рассказываю о том, что отдел Расходов должен обязательно проверять цены, часто вижу сомнения в глазах руководителей. Многие из них считают, что их сотрудники всегда выбирают самых лучших поставщиков, или что цены невозможно проверить. Не буду утверждать, что сотрудник секции проверки счетов сможет проверить цену на любой товар или услугу, но на многие можно. Достаточно набрать в поисковой строке Google нужное наименование, чтобы увидеть предлагаемые цены. Конечно, если компания оплачивает еженедельно сотни счетов, возможно, не имеет смысла проверять каждый. Но опыт говорит, что проверка цен всегда приводит к снижению расходов: поставщики товаров и услуг часто при длительном обслуживании клиента не торопятся снижать цены, даже если на рынке средние цены идут вниз.

Одно лишь осознание того, что цена будет обязательно проверена, а счет не оплачен, если цена завышена, приводит к тому, что сотрудники, заказывающие товары и услуги, с большим усердием требуют снижения цен у поставщиков.

В каждой компании, где появлялась функция по проверке цен перед оплатой счета, обнаруживались возможности сократить издержки. На первом же предприятии, где мы это сделали, в первую же неделю было обнаружено что металл для изготовления изделий приобретали по ценам немного выше рыночных. Просто производственники привыкли работать с этим поставщиком, он действительно хорошо делал свою работу, и, когда с ним только устанавливались отношения, его предложение было вполне конкурентоспособным по цене. Но через некоторое время на рынке появились другие поставщики, предлагающие более низкую цену. Что интересно, после того, как его предложение по поставке металла было отклонено из-за высокой цены, он тут же снизил цену до средней на рынке, и предприятие продолжило с ним успешно сотрудничать. В результате, основное сырье для производства, расходы на которое составляли около 20% от цены реализации, подешевело на 5%, что повысило чистую прибыль компании примерно на 10%54.

ЦКП секции: переданные на оплату счета, соответствующие установленным правилам оплаты и с оптимальными ценами.

Секция оплаты - оформляет документы для банковских платежей и выплат через кассу, отражает эти оплаты в учетной системе, сообщает внутренним заказчикам товаров и услуг о произведенной оплате.

ЦКП секции: своевременно и точно произведенные оплаты.

Иногда финансовые подразделения в отношении денег руководствуются принципом «всех впускать, никого не выпускать», считая, что чем медленнее и труднее сотрудникам компании будет расходовать деньги, тем больше их будет у компании. Это - странная точка зрения, так как финансовый результат деятельности улучшается тогда, когда проводятся согласованные действия во всех отделениях, а для выполнения работы нужны ресурсы. Если финансисты тормозят оплаты, отделения не получают необходимые ресурсы, планы деятельности срываются и конечно, никакого повышения дохода ожидать не стоит. Если мы хотим, чтобы компания динамично развивалась, скорость в отношении расходов должна соответствовать скорости остальных подразделений. Поэтому идеальное положение дел - ни одна копейка не должна быть израсходована, если это не было одобрено или если по какой-то объективной причине эту оплату нельзя производить. Но если все правила выполнены, расходы должны осуществляться без задержек.

Секция авансовых отчетов - оформляет авансовые выплаты, контролирует сроки отчетов по ним, проверяет отчеты по расходованию средств, отражает их в учете.

Во многих видах бизнеса возникает необходимость выдавать деньги «под отчет», когда понятна цель приобретения, суммы выделены на еженедельном распределении средств с некоторым запасом на возможные непредвиденные расходы. Например, сотрудник едет в командировку на служебном автомобиле и желательно, чтобы у него были наличные, дабы в случае поломки осуществить на месте небольшой ремонт. Или снабженец вынужден приобретать какие-то товары на рынке, и невозможно заранее точно определить цену. В таких случаях обычно выдают сумму с запасом, но после приобретения необходимо получить подтверждающие документы и отчет, добиться, чтобы в кассу вернули остаток средств.

ЦКП секции: оплаты, выполненные из подотчетных средств, полностью соответствующие правилам компании.

Секция заработной платы - обеспечивает своевременные расчеты заработной платы, выплату налогов, сопровождающих выплаты заработной платы, организует получение заработной платы сотрудниками.

От того, насколько компания выполняет собственные обязательства перед сотрудниками, зависит их уровень уверенности и комфорта. Нет ничего глупее задержки заработной платы на несколько дней, причиной которой является неорганизованность. Обычно это приводит к тому, что руководителям компании и отделению Построения приходится тратить дополнительные усилия на улаживание недовольств вместо того, чтобы заниматься своей работой. Сотрудники и их желание работать являются самым главным ресурсом компании, и хорошее состояние обмена с ними значительно влияет на результаты.

ЦКП секции: вовремя и полностью выплаченная заработная плата.

ОТДЕЛ УЧЕТА (9)

Цель отдела - обеспечить сохранность и рост ценности активов компании: денежных, материальных и нематериальных.

На первый взгляд, это может показаться странным - ставить подразделению, большая часть деятельности которого связана с бухгалтерским учетом, задачу сохранять и приумножать активы компании. Но задумайтесь, какова истинная цель бухгалтерского учета? Принятые на государственном уровне Положения о бухгалтерском учете утверждают, что целью бухгалтерского учета является отражение хозяйственной деятельности предприятия и формирование отчетов руководителям, которые на основе этих отчетов, смогут принимать управленческие решения. Полностью согласен с этим, но с моей точки зрения это - только часть дела. Учет как таковой не может быть самоцелью, учет - это лишь инструмент для достижения каких-то целей.

Например, в отделе Продаж тоже есть учет взаимоотношений с клиентами, и в хорошо организованных подразделениях продаж он не менее точен, чем бухгалтерский. В специальную программу вносят данные о том, с какими вопросами обращался клиент, какие действия в отношении него были произведены, какие результаты получены, каковы планы в дальнейшем на счет этого клиента. И отдел Продаж ведет этот учет не ради того, чтобы получить количественные отчеты и не для того, чтобы просто накапливать данные для отдела Продвижения. Нет, они это делают только по одной причине - им необходимо обеспечить контроль над взаимоотношениями с клиентами и, в конечном итоге, контроль над доходом. На производстве также есть учет проделанных операций, учет полуфабрикатов, учет выполнения производственных заданий, учет рабочего времени. Целью такого учета является контроль производственных процессов и, в конце концов, производство продукции.

Безусловно, сами по себе данные о том, что происходит с активами компании ценно, но бухгалтерский учет имеет более масштабную цель, чем составление отчетов - обеспечение сохранности активов. Как обеспечить сохранность средств на счетах? Разместить их в надежном банке, хранить в секрете пароли доступа к банковской программе, а электронный ключ в сейфе. Желательно