Оргсхема. Как разработать структуру компании. - Александр Высоцкий

окон часто обращаются клиенты, которым кроме того необходимо установить двери или сделать небольшой ремонт. Продающий персонал, не затрачивая особых усилий, может кроме приёма заказа на окна, направить клиента к партнерам, а секция сбора комиссионных получит процент от заказа.

Секция кассы - принимает наличные деньги, выписывает документы, подтверждающие факт оплаты и отражает оплаты в учетной системе, обеспечивает сохранность наличных и их сдачу в банк.

ЦКП секции: принятые и внесенные на счет наличные оплаты.

Секция безналичных оплат - ежедневно проверяет поступления на расчетный счет, распознает полученные на счет суммы, оформляет документы о поступлении оплат и отражает эти поступления в учете.

ЦКП секции: своевременно отраженные в учете безналичные оплаты.

Это список наиболее распространенных секций, подпродукты и соответствующие секции могут отличаться для разных видов бизнеса. Как правило, для выполнения этих функций не требуется специалист, владеющий тонкостями бухгалтерского учета, достаточно навыков работы с учетной системой и первичными документами.

ОТДЕЛ РАСХОДОВ (8)

Цель отдела - установить полный контроль над расходами таким образом, чтобы имеющихся в распоряжении денег хватало на то, чтобы обеспечить компанию всеми необходимыми ресурсами для деятельности.

Как сделать так, чтобы денег хватало на все что нужно? Ответ на этот вопрос и прост и сложен одновременно, он заключается в том, как используются имеющиеся деньги, насколько правильно выбираются приоритеты в расходовании средств. Поэтому отдел Расходов фактически обеспечивает два момента:

безошибочный выбор приоритетов в расходовании средств;

жесткую дисциплину в отношении расходов.

Выбор правильных приоритетов возможен только тогда, когда есть хорошее долгосрочное и краткосрочное планирование деятельности всех подразделений. Помните, организация - это поток производства продукта, и затор в деятельности любого из отделений создаст проблему для всех. Поэтому определить, на какие статьи расходов следует в первую очередь направить средства, можно только после того, как составлены и согласованы между собой планы каждого из отделений, а также понятна общая картина.

Один из руководителей компании, занимающейся ремонтными работами, пожаловался мне, что не может увеличить поток заказов, с одной стороны, и в тоже время ему приходится отказывать потенциальным клиентам, так как специалист, производящий расчет смет, не справляется. Дело в том, что обычно потенциальный клиент обращается в несколько компаний, чтобы те представили сметы с расчетами стоимости работ. Поэтому сложно понять, действительно ли клиент хочет воспользоваться услугами компании, или просто желает проверить цены, которые ему предоставил подрядчик.

Уверенности в том, что клиент действительно разместит заказ, нет, а подготовка сметы - дело довольно трудоемкое. И тогда у руководителей компании сталкиваются два намерения - не увеличивать расходы на составление смет с одной стороны, и желание иметь побольше заказов, с другой.

Анализ ситуации показал, что есть определенное соотношение между количеством переданных потенциальным клиентам смет и последующими заказами. Если посмотреть на эту ситуацию с точки зрения планирования и денег, то принять решение не так уже и сложно - нужно только посчитать, какой прирост дохода и прибыли можно ожидать при увеличении количества смет. Если этот прирост с лихвой окупает расходы на дополнительного сметчика, значит надо выделить финансирование отделению Построения, чтобы работник нужной квалификации был найден и поставлен на должность. То есть, если самое узкое место в компании в данном случае - составление смет, и в этом месте останавливается развитие предприятия, значит деньги должны быть направлены сюда.

Простой и эффективный принцип управления деньгами: любой расход следует рассматривать как инвестицию, направленную на увеличение дохода и рост компании53. Поэтому первое, что обязан обеспечить отдел Расходов, - сделать так, чтобы еженедельно Рекомендательный Совет на своем заседании разрабатывал предложение по распределению средств. Это предложение - фактически список всех расходов, которые необходимо осуществить в течение недели, и сумма которых равна сумме дохода, поступившего в течение недели на счета. Конечно, чтобы такое распределение действительно было рациональным, высшее руководство компании должно установить точные правила, по которым производится распределение. Эта политика обычно определяет правила и размеры отчислений в фонд оборотных средств, формирование прибыли, резервный фонд, фонд заработной платы, размер расходов на продвижение и другие жизненно-важные статьи. Точная методика финансового планирования и распределения средств сама по себе является довольно обширным предметом, и я собираюсь описать ее в отдельной книге. В отношении функций отдела Расходов важно только понимать, что сам отдел:

еженедельно подготавливает все данные, необходимые Рекомендательному Совету для разработки предложения по распределению средств;

после одобрения этого предложения высшими руководителями компании осуществляет все оплаты, обеспечивая целевое расходование средств.

Если отдел выполняет эти две функции, никогда не возникает ситуация нехватки денег, так как любые обязательства или счета, которые следует оплатить, обеспечены финансами, поскольку Рекомендательный Совет при одобрении списка расходов оперирует только суммой фактически имеющихся денег.

В этот список входят все статьи расходов, по каждому из отделений. Например, в расходы отделения Построения включают оплату услуг связи, создание новых рабочих мест, расходы на найм, а в расходы отделения Распространения - рекламу. Техническое отделение будет требовать деньги на закупку товаров и сырья, ремонт и приобретение оборудования. Конечно и отделение Финансов имеет свои статьи расходов - налоги, выплата заработной платы, отчисления в резервные фонды и прочее.

Несмотря на то, что разработкой и согласованием предложений по распределению занимается совет руководителей, руководитель Финансового отделения несет ответственность за то, чтобы такое предложение точно соответствовало принятой политике. Это позволяет отделу Расходов производить свой продукт.

Идеальное положение дел, которое достигается благодаря работе отдела: все счета компания оплачивает вовремя, нет просроченной кредиторской задолженности, поставщики компании, сотрудники и партнеры довольны сотрудничеством и доверяют компании.

ЦКП отдела: выполненные обязательства перед кредиторами.

Секция подготовки финансового планирования - еженедельно готовит к Рекомендательному Совету документы, необходимые для проведения распределения средств:

отчет о полученном за неделю доходе;

отчет о состоянии счетов;

справку по статьям расходов каждого из отделений о среднем размере расходов на каждую из статей;

отчет о произведенных оплатах по ранее одобренным расходам;

отчет о кредиторской задолженности с перечислением всех неоплаченных счетов.

ЦКП секции: своевременно и безошибочно подготовленный комплект документов для проведения распределения средств.

Секция проверки счетов - проверяет каждый счет на оплату, был ли этот расход предварительно одобрен, верно ли он оформлен и есть ли необходимость его оплачивать, проверяет правильность цен.

Не секрет, что компании время от времени повторно оплачивают один и тот же счет, делают оплаты, даже если поставщик еще не выполнил своих обязательств, или даже оплачивают счета, которые не должны быть оплачены вообще. Отсутствие этой функции в компаниях породило даже такой вид мошенничества, когда преступная организация рассылает