Логистика. Персонал, технологии, практика - Евгений Панасенко

Утвержденные планы поставок передаются начальникам ОП, ОПр и техническому директору в электронном виде в течение одного рабочего дня с даты утверждения.

3.1.15. Начальник ОП предоставляет согласованный план транспортного обеспечения поставок на утверждение Генеральному директору в срок до. Проекты планов предоставляются в бумажной копии с дубликатом в электронной форме.

3.2. Принятие решения о заказе товара (управление заказами).

3.2.1. Действие выполняет начальник ОЗ на основании:

– утвержденных планов поставок;

– информации о фактическом наличии товара на КС и ЦС на момент заказа;

– анализа продаж товаров за истекший квартал (месяц) или установленный период.

Расчет необходимого объема заказа изложен в методике по п.1.3.1.

3.2.2. Начальник ОЗ организует выполнение следующих действий:

– производит запросы поставщикам по ценам, возможностям и срокам поставки товара в необходимом количестве (согласование проформы заказа);

– согласует изменение цен по сравнению с базовыми – с __________;

– согласует изменения ассортимента и сроков поставки товара (по сравнению с полученным проектом проформы) – с ___________;

– форматирует заказы по ВГХ в соответствии с нормой отгрузки;

– определяет наличие товара на КС и соответствие его количества норме отгрузке;

– направляет поставщику согласованную проформу для принятии ее в производство;

– вносит в мониторинг выполнения планов поставок фактические параметры заказа.

3.2.3. Результатом действий начальника ОЗ является:

– график поставок на плановый месяц.

График готовится в электронном виде не позднее ______числа месяца, предшествующего плановому периоду.

Форма графика поставок приведена в приложении 6.

График поставок отправляется начальником ОЗ:

– финансовому директору – для уточнения платежного календаря и обоснования корректировок бюджета закупок на предстоящий месяц;

Примечание: корректировка бюджета закупок в сторону увеличения допускается только после утверждения Генеральным директором.

– начальнику ОП – для подготовки графика транспортного обеспечения поставок на текущий месяц;

– техническому директору – для подготовки к таможенному оформлению поступающих грузов.

Регламент выполнения операции – до числа месяца, предшествующего планируемому.

3.3. Управление логистикой поставок.

3.3.1. Действия выполняет специалист ОЗ на основании:

– графика поставок СТ;

– графика поставок ОТ;

– графика поставок сырья и материалов;

– графика транспортного обеспечения поставок.

3.3.2. Специалист ОЗ производит следующие действия:

– заранее, в срок не менее чем за _____дня до планируемой даты по соответствующему графику, уточняет у поставщика степень готовности товара к отгрузке;

– в случае отклонений от графиков поставок, направляет оповещения об изменениях начальников ОЗ и ОП в электронном виде или по телефону. Получает указания по дальнейшим действиям;

– еженедельно направляет начальнику склада график прибытия грузов на предстоящую неделю с указанием вида товара, количества позиций и объема поставки. В случае текущих отклонений от данного графика незамедлительно информирует об этом начальника склада;

– запрашивает у начальника склада информацию о прибытии груза на участок приемки склада и плановое время на его разгрузку, приемку по количеству, качеству и оприходование по базе данных;

– заполняет мониторинг исполнения плана и графика поставок – ежедневно.

Форма мониторинга исполнения графика поставок – см. приложение 7.

4. Отчетность.

4.1.Начальник ОЗ предоставляет Генеральному директору следующую отчетность:

– отчет о выполнении плана поставок – ежемесячно, до _____ числа месяца, следующего за отчетным.

Содержание отчета – анализ отклонений плана продаж (план-факт по ассортименту и количеству по наименованиям товара); анализ отклонений по планам поставок (план-факт по ассортименту и количеству по наименованиям товара); анализ состояния ТЗ по сегментам и суммарно; прогноз и предложения на предстоящий период;

– отчет о выполнении графика поставок – ежемесячно, до _____ числа месяца, следующего за отчетным.

Содержание отчета – анализ отклонений план-факт по поставщикам. Предложения по корректировке страхового ТЗ на предстоящий период.

4.2. Начальник ОП предоставляет генеральному директору отчет о выполнении графика транспортного обеспечения с указанием причин отклонений от плановых показателей.

Срок предоставления – до ____числа месяца, следующе го за отчетным.

4.3. Технический директор предоставляет Генеральному директору мониторинг нарушений требований к таможенной обработке грузов с указанием причин и предложениями по их устранению.

Срок предоставления – до числа месяца, следующего за отчетным.

5. Контроль и ответственность за организацию испол нения плана и графика поставок.

5.1. Контроль за выполнением требований данной процедуры возлагается на ____________.

5.2. Контроль исполнения плана и графика поставок производится по форме, приведенной в приложении 6.

5.3. Внесение данных в мониторинги производится исполнителем-получателем информации. Временные критерии исполнения требований процедуры в мониторинг вносятся по факту получения информации в электронном виде.

5.4. Ответственность за отклонения от регламента, установленного в разделе 3, предусматривается в виде индивидуальных мотивационных показателей для менеджеров и специалистов, применяемых по итогам отчетного периода.

6. Приложения, формы.

Приложение 1. Форма плана по продажам (отгрузкам).

Приложение 2. Форма файла "Характеристики товара".

Приложение 3. Форма файла "Характеристики сырья и материалов".

Приложение 4. Форма плана поставок сырья и материалов.

Приложение 5. Форма плана поставок товаров.

Приложение 6. Форма графика поставок.

Приложение 7. Форма мониторинга исполнения плана и графика поставок.

Приложение 8. Схема бизнес-процесса управления поставками.

Приложение 6

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ПО ПРЕТЕНЗИИ

Приложение 7

Мониторинг претензий клиентов

Приложение 8

Показатели и нормативы качества работы центрального склада

Приложение 9

ИНСТРУКЦИЯ ДЛЯ ЧЛЕНОВ СЧЕТНЫХ ГРУПП