Путь джедая. Поиск собственной методики продуктивности - Максим Дорофеев

Рис. 114. Дно инбокса

Еще некоторые важные моменты относительно входящих.

• Люди не ставят друг другу задачи, люди пересылают друг другу входящие, в которые упаковывают свои пожелания на тему задач.

• Большинство входящих содержат в себе целый набор сущностей: проекты, идеи, задачи, долгосрочные цели (о долгосрочных целях речь пойдет на следующем уровне), информацию (про нее было в «Джедайских техниках», разделы 3.5.4 и 3.5.5).

• За этими сущностями могут скрываться благоприятные возможности (с ограниченным сроком действия) и «бомбы» с определенным временем срабатывания.

Что касается последнего пункта, иногда, откладывая входящее на потом, мы не понимаем, какие именно риски и возможности за ним скрываются и какой у них срок годности. В итоге необработанный инбокс становится похожим на минное поле (или поле чудес, способное дать ценные всходы). Только вот пока его не обработаешь, не поймешь, чем и в какой степени оно является, до какого момента действуют благоприятные возможности и после какого времени начнут приходить мерзкие неприятности.

Метафору в(с)ходящего можно сравнить с ситуацией, когда супруга приходит из магазина и говорит: «Дорогой, разбери, пожалуйста, сумки, что я тут принесла из магазина». Ты говоришь: «Да, дорогая», а сам думаешь: «Сейчас только с мелочью разберусь» — и продолжаешь ковыряться в смартфоне. В итоге, пока разбирался с мелочью, пельмени слиплись, мороженое растаяло и залило ноут, который супруга по дороге забрала из ремонта (после того, как он был залит кофе).

Мораль такова: хорошо, когда ты ясно понимаешь, что именно откладываешь на потом. Как следствие, время от времени нужно обрабатывать все содержимое инбокса. В некоторых случаях это может оказаться весьма сложным делом, и тогда придется применить какие-нибудь хитрости. Например, метод экономии масштаба (см. «Джедайские техники», раздел 5.1) или вероятностные методы. Скажем, установить фильтр на какой-то класс сообщений, чтобы сразу удалять их. С одной стороны, это повышает вероятность пропустить что-то важное в сообщениях этого класса, а с другой стороны — повышает вероятность уделить должное внимание прочим входящим, — тут уж никаких гарантий, одни вероятности.

Рис. 115. Метафора в(с)ходящего

Эту практику чаще других понимают слишком буквально: мол, инбокс должен быть пустым всегда. Если вдруг у меня там есть одно или два письма, значит, я не следую стратегии пустого инбокса. А если я хочу следовать этой стратегии, то обязательно нужно настроить себе оповещения, чтобы тут же в момент прихода нового входящего бросить все и бежать его обрабатывать. Для важности такой подход можно называть английскими словами Zero Inbox. Англоязычные термины придают солидности. Я даже как-то слышал от одного человека о стратегии Zero Unread — что с точки зрения джедайских техник слегка бредово, так как между состояниями «пустой инбокс» и «все прочитано» — огромная пропасть, но английский язык творит чудеса убеждения. Думаю, мне бы очень понравилась стратегия Zero Bullshit.

Инбокс не должен быть все время пустым. Смысл этой практики заключается в том, чтобы время от времени хотя бы на две секунды фиксировать состояние, когда в нем нет ничего. Как штангист на выступлениях.

Некоторые комментарии к этой практике из опросов

«Попробовала, но не получилось. Все время оставляю письма “ой, важное, надо позже внимательно прочитать”, а потом смотришь — их уже 1000 штук».

«Прочитанные письма не напрягают. Большое количество папок, куда их надо сортировать, чтобы инбокс был пустым, напрягает больше»[112].

«Главное, другим не рассказывать, что ты видишь дно инбокса. Людям кажется, что ты недозагружен 

«Большой соблазн оставлять что-то в инбоксе как напоминалку, что с этим надо что-то сделать. Это очень, очень, очень плохая идея. Непонятно, что конкретно сделать, — раз. Второй список задач — два».

«Иногда скапливается два — пять писем, задачи из которых никак не решу. Через неделю-две обычно пересылаю сам себе с чуть более понятной темой, и, как по волшебству, переформулированные задачи из писем сами собой делаются и архивируются».

«То, с чего начал. После первой очистки почувствовал себя человеком. Выдал себе индульгенцию на определенные виды работ. И увидел горизонт. Практика позволила выйти на уровень “успеваю всю текучку”».

«Недавно увидел видео про пустой инбокс на канале 

«Нечасто удается прям до нуля, но по совету Дэвида Аллена никогда не позволяю списку писем не вмещаться в один экран».

«На 99,9% всегда пустой инбокс, шел к этому чуть меньше года, но сейчас просто кайфую!»

6.3.3. Индикатор: количество письмодней

Поскольку наш инбокс пустым быть не должен, большую часть времени в нем что-то будет и это абсолютно нормально, то было бы хорошо (и даже полезно) провести какую-то грань между совсем запущенным инбоксом и инбоксом, содержащимся в порядке.

Начнем с мысли, которую я нашел у Генри Нива [89]: «Границы допуска — крайне слабый инструмент для определения качества. Японская промышленность совершила огромный прорыв, в частности, потому, что начала для измерения качества использовать не допуски, а дифференцируемую функцию: функцию потерь Тагути».

Мы примем эту позицию и не будем использовать бинарные суждения хорошо / плохо, а введем функцию, обозначающую, насколько мы далеки от идеала. Первое, что приходит на ум, — количество писем. Но это не совсем корректно, так как письма бывают разные. Одно письмо может держаться в инбоксе месяц, а другое — всего восемь часов. И если эти письма будут вносить одинаковый вклад в меру отклонения от идеала, то мы пойдем по самому простому пути и будем обрабатывать более свежие (см. Темный закон метрик в «Джедайских техниках», раздел 4.3.1). Как результат, то, что уже продолбано, так и будет оставаться продолбанным. Включится эффект Линди: математическое ожидание срока жизни нестареющей сущности прямо пропорционально ее возрасту. Простыми словами: если у нас в инбоксе есть два письма, одно лежит там месяц, а другое — два часа, с большей вероятностью, заглянув в инбокс через месяц, мы увидим там первое письмо. И ему уже будет два месяца.

Рис. 116. Функция Тагути

Чтобы обойти это, мы позаимствуем идею у Элияху Голдратта [90] и по аналогии с его метрикой доллародней запасов введем письмодни: сумму возрастов всех писем. Это будет аргументом функции потерь Тагути, по своей