Блестящая презентация. Как завоевать аудиторию - Джерри Вайссман

Однако деловую информацию в достаточном объеме сложно передать с помощью картинки или таблицы. Именно поэтому презентации чаще всего перегружены текстовой и числовой графикой. Вот здесь-то и начинаются сложности. Во-первых, выступающий больше сосредоточивается на экране и становится менее эффективным оратором. Что еще хуже, он становится жертвой синдрома презентации-документа.

Презентация – это презентация и только презентация. Первоочередная роль графики – служить поддержкой выступающему и давать ему возможность дополнять и обогащать информацию, приведенную на экране.

Графика, кроме того, помогает публике запоминать содержание вашего выступления. Помните, как сказано в китайской пословице: «Вижу и запоминаю».

Из следующих глав вы узнаете, как создавать эффективную текстовую графику. Акцент в двух этих главах делается на том, как на практике осуществлять принцип «меньше – это больше» и тем самым представлять визуальную информацию в ясной, четкой и убедительной форме.

Глава 7 Как заставить текст заговорить

Список или целые предложения

Как вы знаете из предыдущей главы, текстовые слайды бывают двух видов: список и целые предложения. Каждый вид имеет свои особенности, разные формы и функции. Не смешивайте их.

Пункт списка должен выражать некую ключевую мысль, поэтому формулируйте ее, как заголовок. Загляните в любую газету, и вы увидите, что заголовки далеко не всегда являются полными предложениями. Часто в них опускаются некоторые части речи.

Почему заголовки так стенографичны? Тому есть несколько причин. Чтобы заполнить некое пространство короткой фразой, вы можете увеличить размер букв, улучшив удобочитаемость. Более того, когда суть истории выражена в паре слов, читатели имеют возможность за несколько секунд просмотреть целый газетный разворот и выбрать те статьи, которые им интересны.

Удобочитаемость и скорость в равной степени важны и в презентационных слайдах. Когда вы делаете слайд в виде списка, вы, по сути, фиксируете только заголовки. А где же появляется основной текст? Ни на одном из слайдов. Нарастить плоть на кости заголовков – задача докладчика, то есть ваша. Докладчик дает основной текст. Докладчик – центр презентации.

...

Докладчик – центр презентации.

Данный подход позволяет создавать очень четкие, ясные презентации. Вы можете сформулировать большую часть идей своей истории (выделенных в процессе мозгового штурма и организованных в кластеры) как пункты списка, каждый из двух-пяти слов, наподобие заголовков. Среди пунктов списка, обычно рассматриваемых в деловых презентациях, могут быть следующие элементы:

...

• открытие новой товарной линии;

• опытная руководящая группа;

• расширяющийся рынок;

• намеченная стратегия.

Как долго вы способны говорить по каждой из этих тем применительно к собственному бизнесу? Пожалуй, по несколько минут, если не больше. Таким образом, оптимальная презентация состоит из выступающего, который произносит основной текст, раскрывая каждый пункт списка, приведенного на слайдах.

А что насчет целых предложений? Когда их следует использовать в слайдах?

Целые предложения нужно использовать только тогда, когда необходимо точно передать некое высказывание. Поэтому применяйте их только в том случае, если вы цитируете какие-то особые слова, например:

...

PQR Technologies – самая вдохновляющая из новых бизнес-идей этого года.

Том Хадсон, High-Tech Monthly

Вы можете использовать полные предложения, приводя лестные для вас высказывания, но в ваших же интересах свести их к минимуму и полагаться преимущественно на список из заголовков элементов вашего выступления.

Главная причина, лежащая в основе рекомендации избегать полных предложений, восходит к главному принципу поддержки аудитории. Предложения длиннее, чем пункты списка, и обычно занимают несколько строк. Поэтому чтобы прочесть их со слайда, требуются дополнительные движения глаз, что осложняет восприятие идеи. Облегчайте аудитории задачу. Минимизируйте движения глаз.

«Заворачивание» текста

Когда пункт списка не помещается в одну строку текст автоматически переходит на вторую. Эта процедура называется «заворачиванием» текста, в ее результате мы видим примерно следующее:

Рис. 7.1. В результате «заворачивания» текста зрителю приходится совершать лишние движения глазами

Полное предложение почти всегда требует переноса на следующую строку что вынуждает аудиторию совершать дополнительное движение глаз… и больше работать. Сокращайте пункты списка из целых предложений в краткие заголовки, убирая слова, которые можно опустить. Минимизируйте движения глаз, ограничивая пункт списка одной строкой.

Создаем эффективный слайд-список

Вы наверняка вспомните, что я в своих программах и этой книге использую структуру потока информации типа «Проблема/Решение». Практически все предыдущие главы начинались с того, что я предлагал вам поразмыслить над проблемами презентаций. Давайте в том же духе посмотрим на особенно проблемный слайд-список, приведенный на рис. 7.2.

Рис. 7.2. Как не нужно делать слайды-списки

Знакомо? Когда я показываю этот слайд на занятиях по моей программе, охи и смех участников подтверждают, что с подобным мы встречаемся довольно часто. Перед вами самый что ни на есть слайд-«разгрузка данных», отчаянно требующий хирургического вмешательства.

Прежде всего обратите внимание на заголовок, едва уместившийся в две строки. В книге, чтобы прочесть его, вы должны преодолеть взглядом расстояние в несколько сантиметров. В презентации же зрителям придется совершать путь, измеряющийся десятками сантиметров или даже метрами, в зависимости от размеров проекционного экрана. Чем большее расстояние вы заставляете преодолевать глазами, тем больше усилий прилагает публика. Будьте же милостивы! Замените длинный заголовок коротким, который умещается в одну строку и передает главную идею вашего сообщения.

Теперь заметьте: подзаголовок, добавляющий новую информацию, заставляет аудиторию прилагать дополнительные усилия, чтобы не только интерпретировать новые данные, но и установить их связь с заголовком. Вместо этого используйте подзаголовок, который просто отсылает зрителя к названию. Еще лучше вообще отказаться от подзаголовка. Меньше – это больше .