Блестящая презентация. Как завоевать аудиторию - Джерри Вайссман

• протоколы заседаний, в которых много текста и очень подробных таблиц, графиков, диаграмм.

Улавливаете суть? Все эти типы документов необходимы и важны в своей области, но это не в презентации.

Таким образом, реальная проблема демонстрационной графики заключается в том, что очень часто выступающие просто берут поток данных – плотный текст с очень подробными таблицами, графиками, диаграммами – и используют его, практически или вовсе без изменений, в качестве демонстрационной графики.

Синдром презентации-документа – одна из наиболее распространенных проблем, которые портят презентации. Выступающие так привыкли полагаться на графику, особенно на слайды Microsoft PowerPoint , что часто считают саму презентацию простым дополнением к этим вспомогательным средствам. По сути, многие ведут себя так, словно презентацией можно пренебречь. Они говорят: «Я не могу посетить вашу презентацию на следующей неделе. Но это нестрашно. Просто вышлите мне слайды!» Или: «Вышлите мне слайды заранее». Слайды PowerPoint рассматривают как раздаточный материал .

Более того, докладчики нередко снабжают зрителей раздаточным материалом до начала презентации. Затем публика читает материал, смотрит слайды и слушает , как выступающий читает то, что написано на слайдах. Это так называемая тройная доставка, всесторонняя атака на органы чувств публики, которая приводит к порой летальному синдрому «у меня глаза на лоб». Использование слайдов в качестве наглядного материала – не что иное, как проявление синдрома презентации-документа . У него существуют и другие симптомы:

• использование слайдов в качестве шпаргалок , чтобы выступающий помнил, о чем говорить;

• чрезмерное обилие деталей в стремлении продемонстрировать легитимность;

• достаточное количество информации для того, чтобы любой другой представитель компании с помощью этих же слайдов мог выступить с аналогичной презентацией, сохранив единообразие материала и его подачи.

Но разве моя обучающая программа называется

• эффективные раздаточные материалы,

• эффективные шпаргалки,

• эффективные детали,

• эффективное единообразие?

Нет.

Она называется «Эффективные презентации».

Презентация – это чистая игра. Она должна служить единственной цели. Помните слова Дэна Ворменховена, главного исполнительного директора Network Appliance , которые он произнес во вступлении к своей презентации: «Выполняет одну функцию и делает ее хорошо». Если презентация служит двум и более целям, они обе приглушаются. Получается ни рыба ни мясо.

Презентация – это презентация и только презентация, ни в коем случае не документ. В конце концов, Microsoft предлагает Word для работы с документами и PowerPoint для презентаций. И вместе им не сойтись.

...

Презентация – это презентация и только презентация, ни в коем случае не документ.

Если вам действительно нужен документ своей презентации, выберите в меню Вид Microsoft PowerPoint Страницы заметок (см. рис. 6.1). В верхней части страницы заметок содержится та информация, которую увидит ваша аудитория на экране. Нижняя часть – дополнительный раздаточный материал.

Рис. 6.1. Страница заметок в Microsoft PowerPoint

Раздавайте материалы только после презентации. Если вы предоставите их публике до или во время презентации, многие будут просматривать их во время вашего выступления и не станут слушать вас.

Если вас попросили прислать копию вашей презентации для того, чтобы издать материалы конференции в книжном формате, используйте Страницы заметок PowerPoint. Так вы сохраните целостность своих слайдов, которые останутся исключительно презентационным материалом.

Если же вас попросят предоставить копию презентации заранее, как часто бывает, особенно в сфере вложений капиталов с риском и в финансовом секторе, вежливо предложите ознакомиться с вашим бизнес-планом или основными положениями компании, то есть с документами. И создавайте этот документ в Microsoft Word , а не в PowerPoint .

Фокус на выступающем

Когда на экране один за другим появляются слайды с плотным текстом и очень подробными таблицами, графиками и диаграммами, фокус аудитории моментально и непроизвольно смещается на графику, и все начинают читать. Когда люди начинают читать, они перестают слушать. Графика попадает в центр внимания, а выступающий становится приложением к слайд-шоу и играет роль в лучшем случае голоса за кадром, а в худшем – чревовещателя.

Проблема усугубляется, когда выступающий сам становится читателем. Чтение редко трансформируется во что-то большее, нежели дословная передача написанного текста. Читая дословно, выступающий занимает покровительственную позицию по отношению к аудитории. Присутствующие думают: «Я не ребенок! Могу и сам прочитать!» В результате не получается ни связи, ни общения, ни, скорее всего, убеждения.

Еще хуже, если выступающий отвлекается от темы и обсуждает вопросы, никак не связанные со слайдами. Это несоответствие блокирует восприятие слушателей, вызывая замешательство и раздражение. Все равно, что перепутать аудио– и видеокабели DVD-плеера.

Так как же создавать эффективные слайды? Относитесь к графике так, как к ней относятся мои клиенты из Microsoft. Исполнительная презентационная группа – это специализированное подразделение Microsoft, сотрудники которого занимаются созданием слайдов и графических средств, которые используются в крупных презентациях компании, проводимых руководителями высшего ранга. Раньше этим отделом заведовал Джон Бромберг, выходец из театрального мира Нью-Йорка. Сейчас он уже на пенсии, но на протяжении одиннадцатилетнего сотрудничества с Microsoft он был директором по мероприятиям и отвечал за гигантскую работу с новейшими продуктами и графическими возможностями.

Несмотря на все эти модные приспособления, исполнительная презентационная группа считает PowerPoint, собственный продукт Microsoft, технической поддержкой выступающего. Слайды и прочие графические средства должны поддерживать оратора, а не наоборот.

...

Слайды и прочие графические средства должны поддерживать оратора, а не наоборот.

Ту же модель мы видим каждый вечер, просматривая по телевизору новостные программы. Мы видим дикторов – Чарльза Гибсона, Брайана Уильямса или Андерсона Купера, – которые сообщают нам какие-то сведения и интерпретируют их. Да, они используют графику, но графика играет вспомогательную роль. Изображение обычно состоит из простой картинки и краткого названия сюжета, который освещает диктор: фотография здания Конгресса США и слова «Налоговые предложения», изображение бутылочки с неким медикаментом и слова «лекарства по рецептам». Гибсон, Уильямс и Купер всегда в центре сцены.